Yazar kasa makbuzlarının saklanması. Fatura almaya devam etmem gerekiyor mu? Ödeme kartlarıyla işlemler nasıl gerçekleşir?

Yazar kasa makbuzlarının yanı sıra diğer birincil belgeler ve muhasebe kayıtlarının saklanmasına ilişkin kurallar, Sanatın 1. fıkrası ile belirlenir. 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı “Muhasebe Hakkında” Kanunun 29'u.

Ancak şirket nakit ödeme yaparken nakit makbuzunu saklayamayacak. Sonuçta, Sanatın 1. paragrafına göre. 22 Mayıs 2003 tarih ve 54-FZ sayılı “CMK Başvurusu Hakkında” Kanunun 2. maddesi, ürün veya hizmet için ödeme anında alıcıya verilmesi gerekmektedir.

Dolayısıyla paranın alıcısı için yazarkasa çeklerinin nasıl saklanacağı sorusu burada ortaya çıkmıyor bile.

Firma gün sonunda alınan vardiya kapanış raporunu tutabilir. İşletmenin muhasebe departmanına veya kıdemli kasiyere (işletmenin birden fazla yazar kasası varsa) sunulur. Satıcı ayrıca delikli çeklerle ilgili bilgileri kasanın mali deposunda saklar. Kullanım bitiş tarihinden itibaren 5 yıl süreyle saklanmalıdır.

Ancak muhasebe departmanının, şirketin muhasebe ve vergi amaçlı harcamalarını doğruladığı için "gelen" çekleri (örneğin çalışanların ön raporlarına eklenmiş) saklaması gerekir.

Bir şirket satın alırken makbuz saklamalı mı?

Edinme, plastik bir ödeme kartı kullanılarak yapılan bir ödemedir. Bu durumda şirket alıcıya makbuz çeki düzenler. Bundan sonra kasiyer başka bir makbuz yazdırır ve saklar. Bu makbuzlar işlemin onaylanması veya reddedilmesidir. İşlem şifre girilmesini gerektirmiyorsa, makbuzun alıcı ve kasiyer tarafından imzalanması gerekmektedir. Bu slip kontrolleri, satın alma anlaşmasında belirlenen süre boyunca saklanmalıdır.

Çalışma gününün sonunda işletme, alıcı bankayla iletişime geçer ve ona POS terminali tarafından oluşturulan ve tamamlanan her işlemi yansıtan bir elektronik rapor iletir.

Ayrıca Sanatın 2. paragrafına göre. 54-FZ Sayılı Kanunun 5'i, elektronik ödeme araçlarını kullanarak ödeme yaparken, satıcının ödeme tutarına ilişkin bilgileri yazarkasa ekipmanına girmesi gerekir.

Satın almak için çevrimiçi yazar kasaların kullanımı hakkında bilgi edinin.

Muhasebe departmanında çek ve kasa belgeleri nasıl saklanmalıdır?

Makbuzların saklanmasına ilişkin prosedür kanunla öngörülmemiştir, dolayısıyla bir işletme bunu aşağıdaki hususların rehberliğinde bağımsız olarak onaylayabilir:

belgelerin güvenliği;
yetkisiz kişilerin yetkisiz erişimini önlemek;
düzeltme yapmanın imkansızlığı;
işlem tarihinden itibaren 6 ay sonra makbuzda belirtilen tüm bilgilerin tam olarak okunabilirliği (Madde 8, 54-FZ Sayılı Kanunun 4.7. Maddesi).

Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emrinin 4.1 bölümünün 362. paragrafına göre, kasa belgelerinin muhasebe departmanında en az 5 yıl saklanması gerekmektedir.

Edinme sözleşmesi kapsamında hazırlanan belgelerin saklama süresi (özellikle makbuz kontrolleri) sözleşmenin kendisinde belirlenir. Genellikle 5 yıla eşittir.

Muhasebe belgesi türlerinin ve saklama sürelerinin tam bir listesini bulacaksınız.

Sanat'a göre. Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu'nun 15.11'i, birincil belgelerin saklanmasına ilişkin kurallara uyulmaması, muhasebe kurallarının ağır ihlali olarak kabul edilir ve sorumlu kişiye şu miktarda para cezası verilmesine neden olabilir: 5.000 ila 10.000 ruble.

Saklama süresi dolmuş belgelerin tasfiyesi prosedürünün ne olduğunu “Saklama süresi dolmuş belgelerin imhası (kanun)” makalesinden öğreneceksiniz.

Sonuçlar

Yazar kasa makbuzları da dahil olmak üzere birincil belgeleri saklama yükümlülüğü, kanunla ticari işletmeye verilmiştir. Muhasebe, makbuzların güvenliğini ve okunabilirliğini sağlamalıdır.

Bu, bir dizi organizasyonel sorunla ilişkilidir; bunlardan biri, alınan makbuzların nasıl saklanacağıdır. Mevcut mevzuat, herhangi bir satın alma işleminin, nasıl yapıldığına bakılmaksızın, kayıtlı bir kasa tarafından kaydedilmesi gerektiğini belirtmektedir. Ve bunun için bir makbuz basılması gerekiyor. Banka kartlarıyla ödeme, nakit ödemelere benzer şekilde yapılmalıdır.

Ancak çifte vergilendirmeyi önlemek için ödemelerin ayrı ayrı Z raporu oluşturulabilecek şekilde ayrıştırılması ve banka kartlarıyla ödeme yapılması önemlidir. Bu yaklaşım aynı zamanda muhasebe işlemlerini de basitleştirecektir.

Slip çeklerin toplanması

Mevcut düzenlemelere göre, kağıt makbuzların işlem tarihinden itibaren en geç 10'uncu bankacılık gününe kadar finans kuruluşuna aktarılması gerekmektedir. Bu durumda sonuçların günlük olarak doğrulanması gerekir. Bu, nakit gününün sonunda yapılır.

Kağıt üzerindeki fişlerin, işlem tarihinden itibaren en geç 10'uncu bankacılık gününe kadar finans kuruluşuna devredilmesi gerekir.

Satış noktasında oluşturulan tüm belgeler, öngörülen şekilde şirketin muhasebe departmanına aktarılır. Destek formu aşağıdaki bilgileri içermelidir:

Çıkışın adı (birkaç tane varsa).
Oluşum tarihi.
Sorumlu kişi ayrıntıları.

Belgelerin güvenliği

Kanun, belgelerin edinilmesi için belirli saklama süreleri öngörmektedir. Üç yıldırlar. Belgelerin kaybıyla ilgili riskleri ortadan kaldırmak için, kredi kartıyla ödeme gerçeğini kaydeden çeklerin saklanması ve gönderilmesi prosedürü köklü düzenlemelere sahiptir.

Belgelerin edinilmesine ilişkin saklama süresi üç yıldır.

Çeklerin nasıl dosyalanacağı kuruluşun kendisi tarafından belirlenir. Bunları basmak için kullanılan malzemelerin ışığa duyarlı olduğunu belirtmek gerekir. Makbuzların solmayacak şekilde saklanması gerekir. Aksi halde dokümanlar kullanılamaz hale gelebilir veya kaybolabilir. Ve bu, şirket için hoş olmayan sonuçlarla dolu olabilir.

Ve yine soru şu: Bunu önlemek için alma fişlerini nasıl saklamalıyız? Bu durumda alçak bir kap veya kutu kullanmak uygun olabilir. Bu sadece hasarı önlemekle kalmayacak, aynı zamanda depolamanın düzenlenmesine de yardımcı olacaktır.

Alıcı bankadan üç ay sonra talep gelme olasılığı keskin bir şekilde azaldığı için belgeler arşive aktarılabilir.

Belge talebi

Sözleşmeye dayalı ilişkinin tüm süresi boyunca, alıcı banka, bir talep yoluyla, banka kartları kullanılarak yapılan işlemin gerçekliğini doğrulayan birincil belgeleri sunmayı talep etme hakkına sahiptir. Olabilir:

Orijinaller.
Kopyalar.
Operasyonu açıklayan yazılı açıklamalar.

Bunu yapmak için banka, ticari işletmeye gerekli belgelerin tam listesini belirten bir talep gönderir.

Bankanın şartlarının yerine getirilmesi için son tarih, talebin alındığı tarihten itibaren üç iş günüdür. Şirketteki belge akışının iyi sistematize edilmesi durumunda bu süre fazlasıyla yeterlidir. Belgelerin ibraz edilmemesi halinde bankanın talepte belirtilen tutarlara eşdeğer tutarların iadesini talep etme hakkı vardır.

Bir şirket günde iki veya üç kontrol gerçekleştiriyorsa, güvenlik sorunu pratikte ortadan kalkar. Günde birden fazla nakit bordrosu kullanan şirketler için durum farklıdır. Böyle bir verimlilikle, yazarkasa şeritlerinin saklanması için kanunla belirlenen beş yıl boyunca önemli miktarda atık kağıt birikebilir. Yetkililerin öfkesine neden olmadan bundan hızla kurtulmanın bir yolu var mı?

Yetkililer arasındaki çelişkiler

Yazar kasa bantları en az beş yıl saklanmalıdır, bu süre “Nüfusla nakit ödeme yaparken yazar kasa makinelerinin kullanımına ilişkin Yönetmelik” in 11. paragrafında belirlenir (30 Temmuz 745 sayılı Hükümet Kararnamesi ile onaylanmıştır, 1993, bundan sonra Yönetmelik olarak anılacaktır). Ancak bu süreyi kısaltıp banttan daha erken kurtulmak mümkün mü? Sonuçta, birden fazla mağazaya sahip şirketler de var ve bu nedenle işlenen çeklerin sayısı çok fazla. Yazar kasa "rulolarını" saklamak için, ürünlerden daha az depoya ihtiyaç duymazlar. Ancak finansörler hala saklama süresinin en az beş yıl olduğu konusunda ısrar ediyorlar (Maliye Bakanlığı'nın 27 Aralık 2004 tarih ve 03-01-10/6-219 sayılı yazısı). Yetkililer muhtemelen tavsiyelerini tamamen unutmuşlardır. Nitekim kendilerinin onayladığı yazarkasaların işleyişine ilişkin standart kurallarda, kullanılmış bantların son envanter sonuçlarının alınıp imzalanmasından sonra 15 gün boyunca muhasebe departmanında mühürlü olarak saklandığı yazılıdır (madde 6.4). Maliye Bakanlığı'nın 30 Ağustos 1993 tarih ve 104 sayılı yazısı ile onaylanan Standart Kurallar). Finansörler de 3 Nisan 2001 tarih ve 16-00-14/155 sayılı bir mektupta benzer bir görüş bildirdiler.

Buna karşılık, mülkün envanteri, bundan sonra (15 gün sonra) “kontrolden” kurtulabilmeniz için şirketin düzenli olarak yapması gerekir. Örneğin yıllık mali tabloların hazırlanmasından önce zorunlu olduğu durumlar vardır (21 Kasım 1996 tarih ve 129-FZ sayılı Kanunun 12. Maddesi). Bu, örneğin kontrol bandının Aralık ayında sona ermesi ve envanterin yıl sonunda yapılması durumunda, bandın bir sonraki yılın Ocak ortasına kadar saklanması gerektiği anlamına gelir. Ocak ayı “kontrolü” yaklaşık bir yıl boyunca muhasebe departmanında kalacak. Süre elbette oldukça uzun ama yine de beş yıl değil.

Yazar kasa bandının saklama süresini azaltmanın başka bir yolu daha var. Gerçek şu ki, ticari kuruluşlar genellikle en az ayda bir kez (ilk günde) veya aşırı durumlarda üç ayda bir planlı envanterler gerçekleştirir. Denetim sonuçları, yapıldıktan sonraki bir ay içinde kuruluş başkanı tarafından onaylandığından, dolayısıyla kullanılan bandın ömrü maksimum iki aydır. Bu nedenle, şirket, kullanılmış yazarkasa bandını beş yıl boyunca saklayıp saklamayacağına veya saklama süresini en yakın envanterle (yıllık, üç aylık, aylık) sınırlamaya bağımsız olarak karar vermelidir. Ancak müfettişlerin şirketin pozisyonunu kabul etmesi ve her şeyin anlaşmazlık olmadan yoluna girmesi ihtimali nedir?

Yasal açıdan

Devlet Yazarkasa Bakanlıkları Arası Uzman Komisyonu (GMEC) yetkilileri, "nakit işlemlerle ilgili bilgilerin yazar kasanın mali hafızasında ve kontrol bantlarında uygunsuz şekilde saklanması" nedeniyle otuz beş bin ruble para cezasını meşrulaştırmaya çalıştı. Ancak girişimleri başarı ile taçlandırılmadı, çünkü 22 Mayıs 2003 tarih ve 54-FZ sayılı Yazarkasa Makineleri Kanunu'nda kaydedilmemiş “kontrol” sorumluluğuna ilişkin bir madde bulunmamaktadır.

Yazar kasa bandının bulunmaması hiçbir şekilde vergi suçu teşkil etmez. Gerçek şu ki, Vergi Kanununun 120. Maddesi, "gelir, gider ve vergilendirme nesnelerinin muhasebeleştirilmesine ilişkin kuralların ağır ihlali, birincil muhasebe belgelerinin bulunmamasıdır" diyor. “Birincil gelir” eksikliği vergi matrahının eksik tahmin edilmesine yol açmazsa, şirkete 5.000 ruble para cezası verilebilir (Vergi Kanununun 120. Maddesinin 1. fıkrası). Ne yazar kasa bandı ne de Z raporu birincil muhasebe belgeleri olarak sınıflandırılamaz. Yargıçlar da aynı görüşü paylaşıyor (Ural Bölgesi Federal Anti-Tekel Servisi'nin 3 Ocak 2002 tarih ve F09-3224/01-AK sayılı kararı). Bir belge, zorunlu ayrıntıları içeriyorsa veya birleştirilmiş formlar albümünden bir forma göre derlenmişse birincildir (21 Kasım 1996 tarihli ve 129-FZ sayılı Kanunun 9'uncu maddesinin 2'nci fıkrası). Bu tür formların listesi 25 Aralık 1998 tarih ve 132 sayılı Goskomstat kararları ve 18 Ağustos 1998 tarih ve 88 sayılı kararlarla onaylanmıştır ve burada kasa bandı veya Z raporu yoktur; yalnızca kasiyer-operatör günlüğü onaylanmıştır. birincil belge biçimi.

"Raschet" dergisinden uzmanlar, vergi makamlarının Vergi Kanunu'nun 126. Maddesi uyarınca bir şirkete para cezası vermeye çalışabileceğini belirtiyor - "vergi makamlarına belgelerin ve (veya) kanun tarafından sağlanan diğer bilgilerin sunulmaması ve vergi ve harçlara ilişkin diğer mevzuat düzenlemeleri.” Yaptırım miktarı her belge için elli rubledir. Ancak vergi ve harçlara ilişkin mevzuat, vergi mükellefinin “kontrol” ve Z raporlarını ibraz etme yükümlülüğünü tesis etmemektedir ve yazar kasaların kullanımına ilişkin Yönetmeliğin vergi ve harçlara ilişkin mevzuatla hiçbir ilgisi bulunmamaktadır. Bu nedenle vergi otoritelerinin şirketi cezalandırma hakkı bulunmamaktadır. Yargıçlar da benzer bir pozisyona bağlı kalıyorlar (Ural Bölgesi Federal Anti-Tekel Servisi'nin 3 Ocak 2002 tarih ve F09-3224/01-AK sayılı kararı).

Ancak şirketin müdürü büyük olasılıkla kaset eksikliği nedeniyle idari sorumluluktan kurtulamaz. Sonuçta, muhasebe belgelerinin saklanmasından sorumlu olan odur (Yönetmeliğin 11. maddesi). Mevzuat, yetkililere depolama şartlarını ve prosedürlerini ihlal etmeleri nedeniyle 2000 ila 3000 ruble arasında bir yaptırım öngörmektedir (İdari Suçlar Kanunu'nun 15.11. Maddesi).

İlerlemeye doğru

Bankalar, bir mağazadaki belirli bir ürün için banka kartı kullanarak ödeme yapmanıza olanak tanıyan nakit dışı ödeme hizmetlerini giderek daha fazla teşvik ediyor.

Bu müşteri için çok uygundur, çünkü para çekmenize gerek yoktur, doğrudan karttan harcarsınız.

Bu prosedüre satın alma denir ve organizasyonlar için nasıl kullanılması gerektiğine dair bazı kurallar vardır.

Alıcı, satıcının iki makbuz yazdırdığını ve bunlardan birini raporlamak üzere kendisine sakladığını birden fazla kez fark etmiş olabilir. Bu yazımızda slip çeklerinin saklanması, ne için kullanıldığı ve satıcının bilmesi gereken konulara bakacağız.

Ödeme prosedürünün bir karttan terminal aracılığıyla gerçekleştirilmesi

Anlamanız gereken ilk şey, basit bir kullanıcı açısından edinmenin ne olduğudur.

Paranın müşterinin kartından yazıldığı bir algoritma vardır ve sonuca göre ödeme terminali sahibinin hesabına aktarılır. Prosedürün kendisi birkaç adımda açıklanabilir:

satıcı, manyetik banttan veya çipten gelen bilgileri okuyacak olan POS terminalindeki kartı okutur (bu, banka tarafından verilen kartın türüne bağlıdır);
sahibinin verileri işleniyor ve işlemi onaylamak için bir PIN kodu gerekiyor;
talep edilen miktardaki para, alıcının kart hesabından çekilecektir;
terminal, banka, müşteri ve satıcı için birer tane olmak üzere çekin birkaç kopyasını basacaktır.

Algoritmadan da görebileceğiniz gibi, isteği başarıyla tamamlamak için bankayla istikrarlı bir bağlantıya ihtiyacınız olacak.

Edinme kavramını hangi yasalar yönetiyor?

Edinme makbuzlarının saklanması gerekli midir sorusunun cevabını öğrenmek için bunu düzenleyen kanunlara bakalım.

Gerçek şu ki, bu tür konuları düzenlemesi gereken yasal düzenlemeler 2003 yılında kabul edilmiştir (#54 Federal Yasa).

Bu belge, yazar kasaların (KKM) kullanımına ilişkin kuralları açıklamaktadır, ancak nakit dışı ödemeler yoluyla yapılan satın alma işlemleriyle ilgili tek bir kelime yoktur.

Durumu açıklığa kavuşturmak için, satışın aşağıdaki yollardan biriyle yapılması halinde satıcının makbuzları saklama yükümlülüğünü getiren değişiklikler ve yeni yasalar (yani 07/03/2016 tarih ve 290 sayılı Federal Yasa) kabul edildi:

normal ve çevrimiçi mağazalardaki mal veya hizmetler;
her türlü piyangoyu kazananın ödüllendirilmesi;
akıllı telefondaki mobil uygulama aracılığıyla elektronik ödeme;
oyunlar, kitaplar, videolar vb. dahil olmak üzere ücretli içerik siparişi vermek

Edinme bu kanuna tabi olduğundan, makbuzların saklanması gerekip gerekmediği sorusunun cevabı da olumlu olacaktır.

Şimdi müşteri 2018 yılında POS terminali üzerinden plastik kartla ödeme yaptıktan sonra çeklerin ne kadar süre saklanması gerektiğini düşünelim.

Ödeme yapıldıktan sonra çekler ne kadar süreyle saklanmalıdır?

Bu soruyu cevaplamak için mevcut yasalara bakmanız gerekir. 23 Haziran 2007 tarihinde kabul edilen 470 sayılı Federal Kanun, mal veya hizmet ödemelerini teyit eden tüm nakit makbuzların saklama süresinin 5 yıl olduğunu belirtmektedir.

Ancak çeklerin alınmasının ne kadar süre devam edeceğine ilişkin kesin tanımlar bulunmadığından, tüm mutabakat işlemleri için genel kuralları kullanacağız.

Aynı yasa, belirli bir ürüne ilişkin ödemeyi teyit eden herhangi bir makbuzun saklama süresinin 3 yıl olarak belirlendiğini belirtmektedir. Bildiri çeklerinin talep tarihinden itibaren üç gün içerisinde bankaya ibraz edilmesi gerekmektedir.

Çeklerin satın alınmak üzere nasıl saklanacağına ilişkin genel kurallar olmadığından, her kuruluş, çekleri saklama yöntemlerini kendi yeteneklerine göre seçer.

Bir yöntem seçerken, yazarkasa kağıdının ışığa karşı çok hassas olduğu ve zamanla tüm bilgilerin belgeden kaybolabileceği gerçeğinin dikkate alınması önemlidir. Buna izin verilemez çünkü çekler kullanılamaz hale gelecektir ve bankanın bunu talep etmesi durumunda organizasyon açısından hoş olmayan sonuçlar doğabilir.

Çoğu durumda, bankalar ödemeyi takip eden ilk üç ayda çek talep edebilir, dolayısıyla bu sürenin sonunda çekler arşive aktarılıp orada saklanabilir.

Ödeme belgelerini neden saklamanız gerekiyor?

Makbuzların saklanması işletmenin sorumluluğundadır ve bu, mücbir sebep hallerinde banka ile dava açılmasını önlemeye yardımcı olacaktır. Ana sebepler:

Form Z'ye göre vergi hizmeti için hazırlanan raporlama kaybı;
şirket muhasebesinin sürdürülmesi;
müşteri ile satıcı arasında ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkları çözmek;
müşterinin mal alımına harcanan fonların iadesi talebine uygunluk;
mal veya hizmetler için başarılı ödeme onayı almak için.

Bankanın, hizmet alımına ilişkin anlaşmaların yapıldığı müşterilerden raporlama talep etme hakkına sahip olduğunu anlamak önemlidir. Yönetmeliklere göre firmanın çekleri 3 iş günü içerisinde bankaya ibraz etmesi gerekiyor.

Kuruluşun kendisi, alınan çeklerin nerede saklanacağını seçer, çünkü bunun için herhangi bir ek gereklilik belirlenmemiştir. Önemli olan belgelerin okunabilir olması ve hasar görmemesidir.

Bankanın şartı çekleri teslim etmektir

POS terminali aracılığıyla geçmiş işlemlere ilişkin verilerin mutabakatı günlük olarak gerçekleştirilir.

Bazı durumlarda banka, davranışı şüphe uyandıran belirli işlemler için çek ibrazını talep edebilir. Bu tür önlemler, alıcının sahtekarlık eylemlerinin gerçekliğini ortaya çıkarmaya yardımcı olur.

Bankaya veri göndermek için belirli bir eylem algoritması derlendi:

bankadan belirli işlemler için makbuz isteyen bir bildirim alındı;
arşivden gerekli makbuzların belirlenmesi ve bunların envanterinin çıkarılması. Bazı durumlarda, fişlerin artık okunamaz hale gelmesi ve boyanın solması halinde onaylı kopyalar gerekli olabilir;
tüm belgeler ayrı bir klasöre (envanter eklenmiş olarak) konur ve kurye ile banka şubesine gönderilir;
Paketi teslim aldıktan sonra sorumlu banka çalışanının makbuz listesini imzalaması gerekmektedir.

Belgeler sağlam ve okunabilirse organizasyonla ilgili ek soru sorulmamalıdır. Satın alırken nakit makbuz gerekli mi - kesinlikle evet.

Cari hesap mı açacaksınız?

EvetHAYIR

Banka tekliflerine göz atın

Tochka Bank'ta RKO.

Hesap aç