Janeiro de 2019

Muitas vezes, para tomar uma decisão positiva sobre o recebimento dos recursos emprestados, é necessário ter uma cópia da carteira de trabalho e comprovante de experiência profissional. Esta publicação explicará como certificar corretamente uma cópia de uma carteira de trabalho de um banco.

Por que certificar uma cópia da carteira de trabalho?

Este procedimento pode ser exigido em diversas situações - por exemplo, para solicitar um empréstimo bancário de qualquer tipo (seja crédito ao consumo, hipoteca ou automóvel) ou para receber diversos subsídios sociais.

É necessário um registro de trabalho para solicitar um empréstimo? Alguns credores oferecem empréstimos especializados com base em dois documentos, ou mesmo em um (não é necessário emprego). No entanto, a lista dessas ofertas é muito limitada.

É também necessário ter em conta o facto de que quanto menor for o pacote de documentos apresentado pelo mutuário, piores serão as condições do contrato de empréstimo - isto será expresso numa diminuição significativa do montante do empréstimo disponível, um aumento das taxas de juros e assim por diante. Portanto, se houver essa oportunidade, você deve sempre tentar coletar uma lista completa de documentos - as condições do empréstimo neste caso serão muito mais confortáveis.

Se for necessária uma quantia muito grande de dinheiro, a confirmação da renda oficial e da experiência profissional será quase obrigatória e primária.

Como uma carteira de trabalho é certificada para um banco?

O processo de certificação de cópia da carteira de trabalho de um banco pode ocorrer de acordo com um de dois cenários - dependendo de sua localização. A autorização de trabalho pode estar nas mãos do cidadão ou do seu empregador. Vamos considerar cada opção em ordem.

1. O documento está nas mãos do cidadão. Nesse caso, será necessário comparecer a um cartório para realizar o procedimento cabível. O cidadão deve apresentar passaporte ou outro documento que comprove a sua identidade. O notário fará cópia do documento de trabalho e realizará o procedimento de certificação conforme modelo estabelecido. Este procedimento não leva muito tempo - via de regra, a certificação não leva mais de uma hora.
2. O documento trabalhista fica com o empregador. O Código do Trabalho da Federação Russa afirma que o empregador não pode emitir a carteira de trabalho original até que o empregado seja demitido. Portanto, para obter uma cópia preenchida ou extrato da carteira de trabalho, você deve entrar em contato com o departamento de RH ou com o gestor. Lá, é apresentado um pedido correspondente contendo a finalidade da certificação - a finalidade pode ser designada “para submissão a uma organização bancária”. O oficial de pessoal é obrigado a fornecer uma cópia autenticada do documento no máximo três dias depois.

Cópia de amostra de uma carteira de trabalho para um banco

Nem sempre é necessário copiar completamente a pasta de trabalho. Em alguns casos, basta limitar-nos às informações sobre os períodos de experiência profissional exigidos. Além disso, além da fotocópia, você pode usar texto digitado em um computador se as entradas no documento forem feitas com letra ilegível.

Uma cópia do trabalho deve ser devidamente autenticada. No final de cada página você deve ter:

• selo da organização empregadora;
• inscrições “Verdadeiro”;
• datas de certificação;
• assinaturas, iniciais e cargo da pessoa autorizada.

A última página da carteira de trabalho deverá conter a frase “Atualmente trabalhando no cargo...”, além de todos os sinais acima.

O exemplo correto de certificação do documento de interesse pode ser encontrado na imagem abaixo.

Período de validade da fotocópia

A fotocópia autenticada do documento terá validade de 1 mês. Ressalta-se também que se uma pessoa for demitida ou aparecerem lançamentos adicionais na carteira de trabalho dentro do prazo acima, a cópia ficará inválida.

Vídeo sobre o tema

A certificação de documentos pessoais é de responsabilidade do oficial de pessoal. Descubra como certificar corretamente o original e as fotocópias de um documento de trabalho, sem quais detalhes os documentos são inválidos e o que mudou após a transição para o novo GOST.

No artigo:

Baixe documentos úteis:

Como certificar adequadamente uma carteira de trabalho

Se o funcionário estiver empregado, a carteira de trabalho original fica no departamento de pessoal, onde fica guardada em local seguro - cofre ou armário à prova de fogo. A página de título do documento, bem como os registros de fundamental importância, deverão ser certificados.

Novas regras em 2019

As regras atuais para certificação de registro de trabalho são estabelecidas pelo GOST R 7.0.97-2016, aprovado pelo despacho Rosstandart nº 2004-st de 8 de dezembro de 2016.

De acordo com as novas exigências aplicáveis ​​a partir de 1º de julho de 2018, cada cópia autenticada deverá indicar onde está armazenada a carteira de trabalho original (procurar modelo de cadastro no Sistema de Pessoal).

Leia em "Sistema de Pessoal": Como redigir e certificar uma cópia de uma carteira de trabalho de acordo com o novo GOST

Quando a certificação de um registro de trabalho for necessária:

1. Ao preencher a página de título. Ao preparar uma nova apostila, a primeira coisa a fazer é preencha o título. Insira informações sobre o funcionário com base no passaporte, diploma e outros documentos fornecidos durante o emprego. Isto deve ser feito na presença do proprietário, que deve familiarizar-se com todos os lançamentos efetuados e assiná-los. Em seguida, a página de rosto é certificada pela assinatura do responsável pela manutenção das cadernetas de trabalho e pelo selo da organização.
2. Após a demissão de um funcionário. Depois de inseridos os dados de rescisão do contrato de trabalho na seção “Informações de Trabalho”, desça uma linha e na coluna 3 indique o cargo de quem fez o lançamento, e também coloque uma assinatura com transcrição e o selo da organização.
3. Ao alterar o sobrenome, nome, patronímico ou data de nascimento de um funcionário. Primeiro, faça correções na página de título. Risque a entrada anterior e faça uma nova ao lado na mesma linha, se houver espaço, ou acima. Em seguida, na contracapa, descreva resumidamente as alterações realizadas, indique os detalhes do documento base e certifique a inscrição com o selo da organização e assinatura com transcrição. Qual é a aparência de um exemplo de certificação de registro de trabalho depois que um funcionário muda seu sobrenome? descubra no artigo.

A ausência de dados obrigatórios na página de rosto, preenchimento ilegível ou assinatura de difícil decifração são erros que o oficial de pessoal não deve cometer em hipótese alguma. Ao assinar o título, por precaução, previna-se e, em vez de uma assinatura pessoal, escreva seu sobrenome em letra legível. Descubra quais outras revistas “Assuntos Pessoais” o ajudarão a redigir corretamente a carteira de trabalho de um novo funcionário.

Por que você precisa de uma cópia do registro de trabalho autenticada pelo empregador?

A carteira de trabalho original é guardada pelo empregador até ao despedimento do seu titular e é emitida pessoalmente apenas num caso - para apresentação ao Fundo de Pensões. Em qualquer outra situação, o empregado recebe cópia autenticada da carteira de trabalho.

Normalmente, a preparação dos documentos relativos ao pessoal da organização é confiada a um oficial de pessoal, que deve saber certificar corretamente uma cópia da carteira de trabalho.

Uma cópia do registro de trabalho pode ser necessária para:

• obtenção de empréstimo bancário ou hipoteca;
• submissão ao consulado ou embaixada no momento da solicitação do visto;
• restauração da pasta de trabalho original em caso de perda ou roubo.

A cópia de documento destinado à circulação às autoridades oficiais deve reproduzir todas as informações significativas contidas no original, bem como seus detalhes e características externas. Não basta copiar as páginas com uma fotocopiadora, elas também precisam ser autenticadas - só tem valor legal uma cópia autenticada de acordo com todas as normas. Um especialista do Sistema Personnel lhe dirá como certificar uma cópia de uma carteira de trabalho, um extrato de um pedido ou relatório, um certificado de emprego e outros documentos a pedido de um funcionário.

Pedido de um funcionário para a emissão de uma cópia autenticada de uma carteira de trabalho

Como certificar corretamente uma cópia de uma carteira de trabalho: amostra

Depois de receber um pedido por escrito do empregado, o empregador é obrigado a preparar e emitir a cópia solicitada no prazo de três dias (artigo 62 do Código do Trabalho da Federação Russa). Não há taxa de inscrição e recusa não é permitida. Mesmo que o trabalhador já tenha preenchido a mesma via no dia anterior, o pedido deverá ser satisfeito, qualquer que seja o motivo da repetição do pedido.

Além disso, as autoridades de supervisão também podem solicitar cópias de documentos de um ou mais funcionários. Por exemplo, o departamento de polícia, o Ministério Público, o tribunal ou o serviço fiscal. Se uma organização receber uma solicitação oficial por escrito de uma agência governamental que tem o direito de solicitar informações sobre funcionários, o empregador é obrigado a cumprir, mesmo que se trate de dados pessoais.

O prazo dentro do qual as cópias dos registros de trabalho devem ser preenchidas e fornecidas geralmente é indicado no texto da solicitação. Mas se não houver instruções específicas, verifique o prazo por telefone ou confie nas exigências da regulamentação que rege o trabalho de um determinado departamento. Por exemplo, cópias de documentos a pedido da polícia devem ser fornecidas no prazo de um mês a partir da data de recebimento do pedido (artigo 13 da Lei Federal nº 3-FZ de 7 de fevereiro de 2011).

Exceção: trabalhar sob um acordo GPC

Uma exceção são os artistas que trabalham com base em um contrato civil. O artigo 62 do Código do Trabalho da Federação Russa, bem como outras disposições da legislação trabalhista, não se aplica a este tipo de relacionamento. Portanto, o cliente não é obrigado a emitir quaisquer certificados e cópias para o contratante, com exceção de documentos bilaterais (o próprio contrato GPC, atos de aceitação de trabalhos executados ou serviços prestados) e certificados no formulário 2-NDFL, que a organização questões como agente fiscal (artigo 230 do Código Tributário da Federação Russa).

Para mais informações sobre as nuances das relações civis com os funcionários e os truques que permitem fazer um acordo GPC sem multas e sem risco de reciclagem, .

Como certificar uma cópia de uma carteira de trabalho (um exemplo é fornecido abaixo):

Etapa 1: faça cópias. Copie todas as páginas espelhadas do documento que contenham notas, incluindo a página de título. Se uma inserção com pelo menos uma entrada estiver costurada na pasta de trabalho, copie-a também.

Passo 2. Aplicar notas de certificação. Legível em todas as páginas copiadas. Certificar cada inscrição com o selo da organização e a assinatura do oficial de pessoal ou outro funcionário responsável pela gestão de registros de pessoal. Certifique-se de indicar o nome completo do cargo e a data da certificação no formato “dd.mm.aaaa”.

Atenção! Caso o empregador não utilize selo, emitir ao trabalhador certificado comprovativo com referência à norma que confere à pessoa colectiva o direito, mas não a obrigação, de ter selo próprio - artigos 2.º e 6.º da Lei n.º 82-FZ de 6 de abril de 2015).

Passo 3. Anote onde o original está guardado. Se as cadernetas de trabalho constarem da nomenclatura como um único arquivo, indicar seu número, ano de constituição e nome da entidade empregadora.

Caminho alternativo

Quando uma cópia contém um grande número de páginas, um método de certificação alternativo pode ser usado.

Na frente da primeira ou no verso da última folha, escreva de forma legível "Cópia de", e depois costure todas as páginas com linha forte e numere-as. Coloque as pontas do fio no verso da última folha do bloco, feche e escreva ao lado “ Certo. Um total de ___ folhas costuradas, numeradas e lacradas"(indicar a quantidade exata).

O registro é certificado pela assinatura de funcionário autorizado a autenticar cópias, com data atual, histórico escolar e indicação do cargo. O selo da organização também é colocado aqui, de forma que parte da impressão cubra o selo. Este é precisamente o procedimento proposto pelo Ministério das Finanças da Rússia na carta explicativa nº 03-02-R3/39142 de 07/08/2014. Se tudo for feito corretamente, as autoridades de supervisão não terão reclamações sobre o registo.

Como otimizar seu trabalho

Se você precisa certificar regularmente dezenas ou centenas de cópias, há um desejo natural de otimizar o trabalho. A lei não proíbe o uso de selos de certificação prontos, nos quais já estejam aplicadas todas as inscrições e detalhes necessários.

Graças a este carimbo, a certificação de uma cópia da carteira de trabalho não demorará muito: o responsável pelo pessoal só precisa inserir a data atual, o nome da empresa e os dados do caso em que o documento original está armazenado e, em seguida, assinar e selar.

Especialista da revista "Personnel Business":

Cada oficial de pessoal deve certificar os lançamentos nas carteiras de trabalho, bem como, de tempos em tempos, fazer cópias de documentos para bancos, embaixadas e outras autoridades a pedido de um funcionário.

Para que a fotocópia da carteira de trabalho seja considerada válida, cumpra os requisitos do novo GOST, que entrou em vigor em 1º de julho de 2018, e não se esqueça de carimbar caso o empregador o utilize.

Muitas pessoas recorrem à ajuda financeira dos bancos. Quando surge a necessidade de obter os fundos em falta num curto espaço de tempo, decidem contrair um empréstimo bancário. Independentemente da finalidade para a qual o mutuário deseja receber recursos do empréstimo, ele é obrigado a fornecer à instituição financeira um determinado pacote de documentos. São necessários para verificar a identidade do beneficiário do empréstimo e a sua solvência.

Documentação

Os requisitos de diferentes bancos podem ser diferentes, mas existem documentos que qualquer banco certamente exigirá para solicitar um empréstimo. Via de regra, são documentos de identidade. Requisitos mínimos – quando o banco Você só precisa de um passaporte de cidadão da Federação Russa e de uma segunda carteira de identidade. Outros documentos necessários incluem:

• SNILS;
• passaporte internacional;
• identificação militar;
• um certificado comprovativo da renda do mutuário - em formato livre ou no formulário 2-NDFL;
• uma cópia da carteira de trabalho.

Alguns desses documentos estão quase sempre prontos para apresentação, pois são localizados diretamente com o mutuário. Mas, quando for necessário fornecer cópia da carteira de trabalho para comprovar o fato da contratação, podem surgir dificuldades. Normalmente, este documento é armazenado no departamento de pessoal da empresa onde o mutuário trabalha.

Para evitar recusas e burocracia, vale a pena estudar com antecedência e levar em consideração as exigências que os bancos impõem para a emissão de fotocópia de documento comprovativo do fato de vínculo empregatício. Os métodos de sua certificação legal podem ser diferentes. E dependem de o mutuário estar empregado ou não ter um local de trabalho oficial.

Procedimento para recebimento e certificação no local de trabalho

Entre as atribuições do departamento de RH de cada empresa está o armazenamento e manutenção de documentos pessoais, que indicam carteira de trabalho dos colaboradores e outras informações relativas ao tempo de serviço e atividade laboral. É possível obter uma amostra copiada de uma carteira de trabalho somente com base em um requerimento por escrito. Pode ser redigido em formulário aprovado pela empresa ou redigido arbitrariamente.

Regras para redigir um pedido de cópia de uma carteira de trabalho

Por lei, o empregador pode considerar este pedido por algum tempo. Porém, o mais tardar 3 dias a contar da data de apresentação do pedido, ele é obrigado a decidir se satisfaz ou recusa o pedido.

O gestor poderá, por qualquer motivo, recusar-se a fornecer fotocópia. Neste caso, a recusa deve ser justificada. Se a decisão for positiva, após considerar o pedido, o especialista do departamento de RH copia o documento e o certifica na forma prevista em lei. O procedimento deve ser rigorosamente seguido, caso contrário a amostra copiada pode ser inválida e não será aceite pela instituição de crédito.

Procedimento de certificação

O procedimento para emissão de cópia autenticada é realizado por especialista do departamento de RH:

1. Faz uma cópia de cada página espelhada do documento, incluindo cópias da página de rosto onde estão indicados os dados do proprietário do livro
2. Cada página é carimbada “Cópia”, certifica-a com o selo da organização e sua assinatura indicando o cargo. Caso não haja selo, indica o status “Verdadeiro sem impressão”
3. Na última página indica a data em que a cópia foi feita, bem como a informação de que o funcionário está atualmente trabalhando na empresa no cargo especificado

A página final do documento a ser copiado é aquela que contém informações sobre a admissão ao último local de trabalho.

Cópias de várias folhas do caderno de trabalho podem ser grampeadas, costuradas e a capa anexada. A capa é colada na parte superior do laço, que serve para costurar as folhas do documento copiado. Neste caso, não há necessidade de certificar cada página separadamente.. Basta indicar na capa:

• número de folhas de cópia;
• carimbo “Cópia correta”;
• o cargo e as iniciais da pessoa que executou e certificou;
• data de registro;
• selo da organização.

A impressão do selo que certifica a amostra copiada deve recair não apenas sobre uma folha de papel em branco, mas também recair parcialmente na segunda via, e não cobrir as palavras.

De acordo com as novas regras, que entraram em vigor em 2018, ao registrar uma amostra copiada é necessário indicar informações sobre onde seu original está armazenado. Após todas as etapas acima, uma cópia do documento é considerada autenticada e pronta para apresentação no local da solicitação.

Ao receber um documento, você deve prestar atenção em como a cópia está formatada e certificada. Não será aceito pelo banco como documento comprovativo caso os requisitos acima mencionados sejam violados.

Procedimento para recebimento e certificação por notário

Se o mutuário não estiver oficialmente empregado, sua carteira de trabalho provavelmente será armazenada diretamente com ele. Neste caso, quem está autorizado a autenticar uma cópia do documento para confirmar a sua autenticidade?

Os cartórios cuidam de tais questões. É o notário quem pode certificar uma cópia da carteira de trabalho, caso o mutuário não possua local de trabalho oficial.

Documentos que o notário exigirá para emissão de fotocópia:

1. Passaporte
2. Livro de trabalho original
3. Candidatura de acordo com o formulário estabelecido

Após examinar o documento em busca de anotações, correções ou rasuras, o notário faz cópia de todas as folhas necessárias da caderneta de trabalho e as aprova com sua assinatura e carimbo.

Por quantos dias é válida uma cópia de uma carteira de trabalho?

Não há prazos específicos aprovados por lei neste caso. No entanto, Quaisquer cópias de documentos têm prazo de validade próprio. Via de regra, a empresa define esses prazos de forma independente. Ao certificar a amostra copiada, o funcionário de RH também indica seu prazo de validade.

A fotocópia da carteira de trabalho, autenticada por notário, é um documento juridicamente significativo. Seu período de validade não se limita a períodos de tempo. Tal documento será válido até que quaisquer alterações e novas informações sobre a situação do funcionário sejam feitas em seu original.

Uma organização bancária pode estabelecer as suas próprias condições quanto ao período durante o qual aceita fotocópias comprovativas de um documento. Para garantir que o mutuário tenha um emprego permanente e seja solvente, o banco pode exigir que a cópia necessária para a celebração do contrato de empréstimo válido por 30 dias. Durante este período, a instituição de crédito poderá reduzir para 14 dias. Alguns bancos estabelecem um prazo mínimo de validade para a fotocópia, que é de apenas 3 dias. Normalmente, esses requisitos rigorosos são apresentados quando o mutuário deseja contrair um empréstimo de grande valor.

Todas as condições deverão ser esclarecidas junto da instituição financeira no momento da recolha de informação sobre os documentos necessários à obtenção de um empréstimo.

Terá de confirmar a sua vínculo laboral quando contactar os serviços de apoio social para requerer subsídios e prestações ou o Fundo de Pensões. Os bancos pedem confirmação para decidir se concedem um empréstimo ou uma hipoteca. Uma amostra de cópia autenticada da carteira de trabalho confirma o tempo de trabalho e o fato do emprego.

Se você estiver empregado, a cópia autenticada será feita por um funcionário do departamento de RH ou outra pessoa autorizada por ordem da empresa, por exemplo, um advogado ou contador. Na sua ausência - o líder. Uma cópia é fornecida dentro de três dias gratuitamente. Para os desempregados, a autenticidade será confirmada por notário (por dinheiro).

Onde está indicado o procedimento de certificação?

Em 2020, está sendo aplicado o novo GOST R 7.0.97-2016, que estabelece as regras para elaboração de documentos e um exemplo de como certificar cópia de carteira de trabalho em 2020. O procedimento para certificar cópia de documento de trabalho é bastante simples.

Passo 1. Faça cópias de todas as planilhas preenchidas.

Passo 2. Coloque o lançamento “correto” em cada um, indique o nome completo de quem fez o lançamento e a data.

Aqui está um exemplo de como certificar uma carteira de trabalho como “Atualmente em funcionamento”.

Esta é a aparência de uma cópia de amostra de uma carteira de trabalho, certificada pelo empregador, para fornecer a uma organização terceirizada:

O que o GOST R 7.0.97-2016 mudou?

Vamos passar para GOST R 7.0.97-2016. A principal diferença é que as especificidades da garantia dependerão da finalidade. São dois: para circulação interna ou para organizações terceirizadas.

Vamos considerar a primeira opção. As instruções sobre como certificar uma carteira de trabalho de acordo com as novas regras de circulação interna não foram alteradas. A cópia ainda contém:

• "certo";
• dados especializados;
• data de.

Caso uma cópia digitalizada seja necessária para uma organização terceirizada, as novas regras para certificação de cópia de uma caderneta de trabalho são diferenciadas pela presença de uma frase adicional indicando o local onde o documento original está armazenado. Por exemplo, a frase soa assim: “O original está armazenado no departamento de pessoal da MUDO DYUSSH Allure”. Se não estivéssemos falando de caderno de trabalho, então de acordo com as regras seria necessário indicar o número do arquivo no qual está armazenada a cópia original.

Não se esqueça de apor o selo da organização, que confirma a autenticidade da assinatura do funcionário (cláusula 5.24 do GOST R 7.0.97-2016).

Desde 2015, as sociedades anônimas e LLCs não são obrigadas a ter selo, não é necessário colocá-lo em uma cópia digitalizada. Se houver um selo, certos requisitos serão impostos à sua localização (de acordo com o novo GOST):

• é necessário certificar apenas com o selo da organização;
• não deve sobrepor-se à assinatura do certificador;
• não deve capturar a assinatura do certificador;
• pode inserir o cargo se não houver espaço suficiente;
• deve ser colocado em um local especialmente designado marcado como MP - “Print Place” (cláusula 5.24 do GOST R 7.0.97-2016).

Maneiras de certificar uma cópia de uma carteira de trabalho

Existem duas opções para fazer um exemplo de certificação de uma pasta de trabalho de 2020:

• no empregador;
• no notário.

Quem trabalha se inscreve no departamento de RH, onde fica o original. O contador também tem o direito de emitir fotocópia se sua área de responsabilidade for a manutenção do fluxo de documentos pessoais. Isso geralmente acontece em pequenas organizações onde não há departamento de RH. Uma digitalização da carteira de trabalho será emitida no prazo de três dias após o envio da inscrição. Eles não têm o direito de recusar.

Se uma pessoa estiver temporariamente desempregada, deverá contactar um notário. Você precisará apresentar seu passaporte e a própria carteira de trabalho. O próprio notário fotocopiará as páginas necessárias, afixará nelas carimbos e assinaturas.

Quanto tempo dura uma cópia?

Em regra, a carteira de trabalho certificada pelo empregador é válida por um mês. Se a cópia for autenticada em cartório, ela será válida por tempo indeterminado. Esta regra e exemplo de como certificar uma carteira de trabalho de uma nova forma são relevantes em 2020.

Lembre-se de que se algum lançamento ou alteração for feito no original, qualquer duplicata, inclusive a autenticada, torna-se automaticamente inválida, independentemente de quando foi autenticada.

Erros comuns

Um dos erros mais comuns é que o selo da organização capture o texto e a assinatura do responsável pelo pessoal. Não é certo. Não são permitidos erros, omissões ou correções. Se a amostra de como certificar corretamente uma carteira de trabalho em 2020 não for elaborada corretamente, ela não será aceita, pois será considerada inválida. Para corrigir o erro, você terá que digitalizar novamente as páginas danificadas e certificá-las.

Como certificar corretamente uma cópia de uma carteira de trabalho (amostra)

Na relação entre empregador e cidadão, quando este exerce as suas funções oficiais, a ordem de preparação dos documentos necessários assume grande importância. Um lugar especial entre eles é dado à carteira de trabalho. A responsabilidade pela sua manutenção é inteiramente do empregador. E é ele quem, após receber a solicitação do funcionário, deverá emitir cópia autenticada de tal documento. O cumprimento deste requisito pode ser difícil, uma vez que uma amostra da certificação correta de uma cópia de uma carteira de trabalho pelas disposições da legislação trabalhista da Rússia não foi aprovada ou desenvolvida.

Registro de relações trabalhistas

O principal documento que regula a relação entre empregado e empregador é o Código do Trabalho da Federação Russa.

Além de cumprir as obrigações listadas nos artigos acima mencionados do Código do Trabalho da Federação Russa, o empregador deve manter carteiras de trabalho para seus funcionários. As inscrições neles, conforme decorre do artigo 66.º do Código, devem ser efectuadas decorridos cinco dias úteis a contar da data em que o respectivo indivíduo começa a exercer funções oficiais.

O Governo da Federação Russa, por sua Resolução nº 225 de 16 de abril de 2003, aprovou as Regras para manter e armazenar carteiras de trabalho, produzir formulários de carteiras de trabalho e fornecê-los aos empregadores. Esses regulamentos são obrigatórios para uso por funcionários, bem como por organizações e empreendedores individuais.

A cláusula 3.26 do GOST contém um exemplo de certificação de uma cópia de uma pasta de trabalho. A mesma norma especifica todos os detalhes necessários ao devido registro da conformidade da cópia de um documento com seu original:

• marque “Verdadeiro”;
• cargo do funcionário que realizou a certificação;
• sua assinatura pessoal e sua transcrição;
• data de certificação da cópia;
• afixando uma impressão de selo.

Procedimento semelhante está consagrado no Decreto do Presidium das Forças Armadas da URSS de 04/08/1983 N 9779-X, onde você também poderá saber como deve ser autenticada uma cópia da carteira de trabalho.

Um acréscimo importante introduzido pelo referido Decreto é que ao certificar uma cópia de um documento é necessário apor o selo da organização.

Fazendo uma cópia da pasta de trabalho

Na maioria dos casos, é suficiente emitir uma cópia da carteira de trabalho da maneira prescrita pelos regulamentos russos. No entanto, para situações específicas o algoritmo de design pode ser ligeiramente diferente.

Por exemplo, para responder à questão de como certificar uma carteira de trabalho para um empréstimo, é necessário orientar-se pelas exigências de um determinado banco, uma vez que não existe procedimento regulatório para tal registro.

Analisados ​​tais requisitos, nota-se que para a maioria dos bancos, uma cópia da carteira de trabalho deve conter tanto dados gerais quanto uma nota de que o funcionário continua trabalhando na organização até os dias atuais.

Uma condição para a correta certificação de uma caderneta de trabalho é a necessidade de colocar marcas em cada folha quanto à correspondência da cópia com o original. Como mostra a prática, é impossível costurar tal documento certificando apenas a costura.

Esta exigência é obrigatória para os casos de emissão de cópias de registros de trabalho. Para a maioria dos outros documentos, é permitido usar a certificação não para cada folha, mas apenas para a costura.

Por que você precisa de uma cópia autenticada do registro de trabalho?

A lista de casos em que um funcionário pode precisar de uma cópia de sua carteira de trabalho é bastante ampla. Não se limita apenas à obtenção de um empréstimo.

Por exemplo, uma cópia da carteira de trabalho pode ser exigida quando um cidadão russo recebe um passaporte estrangeiro. A ordem do Ministério das Relações Exteriores da Rússia datada de 29 de março de 2016 N 4270 não contém a obrigatoriedade de fornecer uma cópia da carteira de trabalho. No entanto, as informações sobre o trabalho de uma pessoa física devem ser indicadas no campo apropriado da candidatura de acordo com os dados constantes da carteira de trabalho. Para este efeito, deverá solicitar uma cópia autenticada ao seu empregador.

Além disso, alguns escritórios consulares de países estrangeiros, como parte do pacote de documentos necessários para a obtenção do visto, podem exigir que lhes seja fornecida uma cópia do livro. Cada país desenvolve essa lista de forma independente.

Recomenda-se que todos os funcionários tenham uma cópia autenticada de sua carteira de trabalho. Este documento será útil, por exemplo, se o original for perdido ou danificado. Um exemplo de certificação de uma cópia de uma carteira de trabalho para este caso é indicado no parágrafo 3.26 do GOST, fornecido acima.

Além dos casos mencionados acima, pode ser necessária uma cópia da carteira de trabalho para compilar um currículo e fornecê-lo para revisão por um futuro empregador.

Um funcionário pode precisar de uma cópia autenticada deste livro se garantir um empréstimo de terceiros. Uma amostra da certificação do empregador de uma carteira de trabalho para um banco (independentemente da finalidade de seu fornecimento) pode ser baixada neste link. Essa autenticação também pode ser usada para fornecê-la a outras organizações.

Ressalta-se que a lista de casos em que um empregado pode exigir cópia da carteira de trabalho não é prevista em lei e não é exaustiva. Está sujeito a ajustes tendo em conta as circunstâncias da vida e diferentes objetivos.

Onde posso obter a certificação da minha carteira de trabalho se não trabalhar?

Caso ocorram determinados eventos, também poderá ser exigida cópia da carteira de trabalho do cidadão que não trabalha. Neste caso, o empregador não poderá certificá-lo.

Um notário pode certificar uma cópia da sua carteira de trabalho para um cidadão que não trabalha. Em virtude do artigo 77 dos Fundamentos da Legislação Russa sobre Notários, é ele quem tem o direito de testemunhar que uma cópia de um documento é fiel ao seu original. Neste caso, verifica-se apenas o facto de correspondência entre o original e a sua cópia. O notário não verifica o seu conteúdo.

Recorde-se que o notário presta os seus serviços a título reembolsável. O empregador é obrigado a certificar uma cópia da carteira de trabalho de forma absolutamente gratuita.