Plan de dezvoltare și implementare. Tehnologie pentru crearea unui plan de proiect. Planificarea unui proiect pe baza parametrilor de timp

Înainte de a începe să vorbim despre dezvoltarea și planificarea proiectelor, merită să reîmprospătăm înțelegerea noastră despre planificare ca atare. Esența planificării este stabilirea obiectivelor și determinarea modalităților de realizare a acestora prin crearea unui set de activități și acțiuni necesare implementării, folosind metode și modalități de implementare a activităților și acțiunilor, legarea resurselor necesare îndeplinirii și coordonarea funcțiilor îndeplinite de participanții la proiect. . Cu problema planificării vom începe prima lecție (vom face imediat o mică declinare a răspunderii: există o mulțime de informații despre dezvoltarea și planificarea proiectelor, așa că le vom prezenta într-o formă concentrată, locuind în detaliu numai pe cele mai importante puncte).

Planificarea proiectului

Lucrarea de elaborare a unui plan include toate etapele de creare și implementare a proiectului. Începe cu dezvoltarea conceptului de proiect de către lider (managerul de proiect), continuă cu selecția deciziilor strategice, dezvoltarea detaliilor, încheierea contractelor și execuția lucrărilor și se termină cu finalizarea proiectului.

La etapa de planificare se stabilesc principalii parametri de implementare a proiectului. Acestea includ:

• Durata fiecărui element controlabil al proiectului
• Nevoia de resurse (financiare, materiale și tehnice și de muncă)
• Termeni de livrare pentru echipamentele necesare, componente, materiale, materii prime etc.
• Momentul și volumele de atragere a organizațiilor (construcții, proiectare etc.)

Orice proces și orice procedură de planificare a proiectului trebuie să asigure că proiectul este finalizat la timp și în conformitate cu toate cerințele, inclusiv costul, standardele și calitatea. În plus, într-un proiect bine organizat, un organism separat ar trebui să fie responsabil pentru îndeplinirea fiecărei funcții și realizarea fiecărui scop: pentru misiunea proiectului - managerul de proiect, pentru scopuri private - persoane responsabile etc. În acest scop, se obișnuiește să se elaboreze o matrice de responsabilitate care definește funcționalitatea artiștilor executanți și specifică domeniul de activitate al acestora.

Cu cât nivelul organului de conducere este mai ridicat, cu atât acesta ia decizii mai generalizate cu privire la conducerea diviziilor inferioare. Pe măsură ce nivelul ierarhic crește, intervalele de timp dintre stabilirea sarcinilor, monitorizarea implementării acestora etc. În aceste intervale, unitățile de nivel inferior trebuie să lucreze independent și independent de colegii lor. Munca lor independentă este asigurată de rezerve de resurse, care trebuie, de asemenea, planificate.

Scopul principal al planificarii- este construirea unui model de implementare a proiectului necesar coordonării acțiunilor celor implicați în proiect. Datorită acestui model se stabilește ordinea după care se vor efectua lucrări etc.

În prima etapă a planificării proiectului se elaborează planuri inițiale care servesc drept bază pentru întocmirea bugetului proiectului, determinarea nevoilor de resurse, organizarea suportului de proiect etc. Planificarea precede întotdeauna controlul și este considerată baza aplicării acestuia, deoarece vă permite să comparați indicatorii planificați și efectivi.

Planificarea este cel mai important proces pentru un proiect, deoarece rezultatul depinde de el. Sfera și detaliul planificării depind de utilitatea informațiilor care pot fi obținute în timpul procesului de implementare și sunt determinate de designul proiectului în sine. Procesul de planificare nu poate fi complet automatizat, deoarece are o mulțime de parametri variabili. În plus, poate fi influențată de factori aleatori.

În plus, planificarea proiectului constă dintr-un număr de procese principale și de sprijin.

Procese principale (intotdeauna prezente):

• Planificarea, documentarea și descrierea domeniului de aplicare al proiectului
• Determinarea etapelor principale ale proiectului și împărțirea lor în componente mai mici
• Bugetarea și estimarea costului resurselor necesare implementării proiectului
• Stabilirea si intocmirea unui plan de actiune pas cu pas pentru asigurarea proiectului
• Determinarea succesiunii de lucru
• Determinarea dependențelor tehnologice și a restricțiilor la muncă
• Estimarea duratei de lucru, a costurilor cu forța de muncă și a altor resurse necesare pentru finalizarea lucrărilor individuale
• Planificarea resurselor (determinarea tipului de resurse pentru activitatea de proiect și a volumului acestora)
• Determinarea timpului de lucru în condiții de resurse limitate
• Formarea unui buget și legarea costurilor conform estimărilor cu anumite tipuri de lucrări
• Elaborarea unui plan de proiect
• Colectarea rezultatelor altor procese de planificare și organizarea lor într-un singur document

Procese suport (prezente după caz):

• Planificarea și stabilirea standardelor de calitate și determinarea modului de realizare a acestora
• Planificarea organizațională, inclusiv definirea și distribuirea normelor de funcționalitate, responsabilitate și subordonare
• Selectarea persoanelor necesare implementării proiectului și formarea unei echipe
• Stabilirea nevoilor de comunicare și informare ale membrilor proiectului
• Identificarea, evaluarea și documentarea riscurilor proiectului (stabilirea factorilor de incertitudine și a gradului de influență a acestora asupra proiectului, identificarea scenariilor favorabile și nefavorabile pentru implementarea proiectului)
• Planificarea logistică (ce, când, unde și cum să cumpărați și să livrați)

Planurile (rețelele și orarele) care reprezintă rezultatele planificării trebuie în cele din urmă să fie construite într-o structură piramidală care să cuprindă toate informațiile necesare, diferențiate pe niveluri, termene etc. Planificarea proiectelor și sistematizarea planurilor sunt construite pe principiile „feedback-ului”, care asigură compararea regulată a informațiilor planificate și reale și oferă lucrării mai multă eficiență, relevanță și flexibilitate.

Principiile Planificării Proiectului

Deciziile luate și acțiunile întreprinse în domeniul planificării proiectelor se bazează pe câteva principii importante:

• Principiul scopului. Se exprimă prin faptul că proiectul are ca scop atingerea scopului final al inițiatorului proiectului (persoană, grup de oameni, organizație etc.)
• Principiul sistematic. Se presupune că proiectul este gestionat ca un întreg unic cu propriile caracteristici de formare și dezvoltare, dar în același timp poate fi împărțit în subsisteme cu studiul lor ulterioar, deoarece toate sunt interconectate și se afectează reciproc și întregul proiect. Acest lucru vă permite să găsiți și să creați conexiuni utile între subsisteme și relațiile lor eficiente, să prezentați evaluări calitative și cantitative ale procesului de implementare a întregului proiect și a elementelor sale individuale.
• Principiul complexității. Potrivit acesteia, fenomenele sunt considerate ținând cont de dependența și conexiunea lor, sunt utilizate diferite metode și forme de management, întregul set de obiective ale managementului de proiect este considerat la diferite niveluri și în diverse legături, elementele individuale sunt legate între ele și corelate. cu scopul principal al proiectului.
• Principiul securității. Înseamnă că toate activitățile prevăzute de proiect trebuie să fie dotate cu toate resursele necesare implementării lor.
• Principiul priorității. El spune că la elaborarea unui proiect și la implementarea acestuia, atenția principală trebuie acordată sarcinilor primare determinate de conceptul general de dezvoltare strategică.
• Principiul securității economice a evenimentelor planificate. Securitatea economică trebuie calculată luând ca bază probabilitatea de pierderi și daune ca urmare a neîndeplinirii evenimentului planificat de proiect. Nicio inovatie in munca nu poate elimina riscul, motiv pentru care in practica dezvoltarii si planificarii proiectelor este necesar sa nu se evite riscurile, ci sa se asumi in mod constient riscuri justificabile pentru a le reduce la nivelul maxim posibil.

În plus față de principiile pe care le-am numit, este, de asemenea, important să se țină cont de consistența sarcinilor și intereselor tuturor persoanelor implicate în dezvoltarea și implementarea proiectului și de oportunitatea atingerii obiectivelor stabilite în intervalul de timp stabilit. .

Luând în considerare caracteristicile planificării proiectului și principiile de mai sus, putem trece la următoarea problemă la fel de importantă - împărțirea lucrărilor de proiectare în componente.

Structura de defalcare a lucrărilor, matricea responsabilităților, articolele de cost

O structură de defalcare a lucrărilor (WBS) este o structură ierarhică pentru defalcarea succesivă a unui proiect în subproiecte și seturi de lucrări detaliate la diferite niveluri. Un sistem de management al proiectelor este instrumentul principal pentru crearea unui sistem de management al proiectelor care vă permite să rezolvați diverse probleme organizaționale, să distribuiți responsabilitățile, să estimați costurile, să creați un sistem de raportare, să sprijiniți colectarea de date privind performanța muncii și să afișați rezultatele acestora. De asemenea, cu ajutorul CPP, este convenabil să coordonezi planul de proiect cu nevoile clientului.

Pentru managerul de proiect, sistemul de management al proiectelor nu este mai puțin important, deoarece permite:

• Determinați munca și pachetele de lucru pentru atingerea obiectivelor intermediare
• Fiți conștienți dacă toate obiectivele proiectului vor fi atinse
• Creați o structură de raportare adecvată
• Determinați etapele de progres al proiectului
• Distribuiți responsabilitatea între artiști
• Oferiți membrilor echipei o înțelegere obiectivă a tuturor sarcinilor și obiectivelor proiectului

Complexele (pachetele) de lucrări corespund, de regulă, nivelului inferior de detaliu al autorizației de muncă și includ lucrări detaliate, care, la rândul lor, pot consta în etape. Lucrările detaliate și pașii nu sunt elemente ale WBS.

WDS poate fi dezvoltat de sus în jos (de la principal la specific) și de jos în sus (de la specific la principal), sau folosind ambele abordări. Informațiile pentru dezvoltarea WDS pot fi identificate folosind. WDS final trebuie să țină cont de toate obiectivele proiectului și de condițiile prealabile pentru implementarea acestuia.

Detaliul sistemului de management al proiectului depinde de conținutul proiectului, de experiența și abilitățile echipei, de sistemul de management, de principiile repartizării responsabilităților, de sistemul de raportare etc. Pentru a crea un WBS, sunt adesea folosite specificații funcționale și tehnice cu cerințe generale de lucru.

Datorită structurii ierarhice a proiectului, care se bazează pe WBS, este posibil să se utilizeze proceduri de colectare și prelucrare a datelor privind progresul lucrărilor proiectului în conformitate cu reperele, pachetele de lucru etc. De asemenea, vă permite să rezumați informații despre termene limită, resurse, costuri și grafice.

Elaborarea SRR se poate baza pe următoarele baze:

• Etapele ciclului de viață al proiectului
• Caracteristicile structurii organizatorice
• Componente ale rezultatului (produs, serviciu etc.) obtinute in urma implementarii proiectului
• Elemente funcționale sau de proces ale activităților organizației care implementează proiectul
• Localizare geografică (dacă proiectele sunt distribuite spațial)

În practică, sunt folosite aproape întotdeauna WBS combinate, create folosind mai multe baze, iar WBS trebuie să includă toată munca proiectului, inclusiv lucrările detaliate și pașii.

Una dintre cele mai importante etape în construirea unui WBS este analiza completității acestuia, așa că dacă proiectul conține lucrări care sunt controlate nu numai de managerul de proiect, ci și de client, acestea ar trebui incluse și în WBS - acest lucru va asigura caracterul complet al structurii.

Luând în considerare informațiile despre planul activităților proiectului, defalcarea programului de lucru al proiectului se realizează în funcție de criteriile și caracteristicile proiectului. Defalcarea are loc până când toate activitățile și elementele importante ale proiectului sunt identificate astfel încât să fie posibilă planificarea acestora, determinarea bugetului acestora, întocmirea unui calendar și a unui plan de acțiune pentru controlul lor. Pentru a simplifica și automatiza CPP, tuturor elementelor sale trebuie să li se aloce un identificator corespunzător numărului de nivel. Identificatorii ar trebui să reflecte criteriile de defalcare a muncii.

La fel de important este să evitați o serie de greșeli atunci când structurați un proiect, și anume:

• Treceți peste etapa de structurare și treceți la găsirea de soluții la problemele actuale
• Utilizați numai unități organizaționale, faze sau funcții în procesul de structurare, și nu produse finale sau resurse aplicate
• Uitați că sistemul de management al proiectului ar trebui să acopere întregul proiect, omițând fazele inițiale și finale ale proiectului și activitatea departamentelor individuale.
• Repetați elementele structurii
• Uitând de a integra structura proiectului cu sistemul de pregătire a documentației de proiect și sistemul de raportare financiară
• Supra sau subdetalierea structurii
• Creați o structură astfel încât să nu fie supusă prelucrării computerizate (toate elementele sau nivelurile planului trebuie să aibă o codificare adecvată)
• Nu luați în considerare produsele finale „intangibile”, de exemplu, servicii, servicii etc.

Sistemul de management al proiectelor este baza pentru ca membrii echipei să înțeleagă esența și dependențele muncii de proiect, asigurând munca coordonată ulterioară a tuturor departamentelor.

Matricea de responsabilitate menționată mai sus și structura organizației proiectului (SOF) sunt două instrumente care ajută managerul de proiect să creeze o echipă care să îndeplinească obiectivele și scopurile proiectului. Utilizarea SSO și SRR în construirea matricei de responsabilitate este prezentată în mod clar în următoarea figură:

Compoziția și planul activității proiectului influențează foarte mult forma structurii organizaționale necesare atingerii obiectivelor proiectului.

Matricea de responsabilitate vă permite să asigurați și să conveniți asupra structurii de responsabilitate a membrilor echipei (diviziunilor) pentru efectuarea muncii. În esență, aceasta este o formă de descriere a repartizării responsabilităților pentru realizarea lucrărilor de proiect, unde sunt indicate rolurile membrilor echipei și/sau departamentelor. O axă a matricei de responsabilitate afișează o listă de pachete de lucru pentru lucrări de construcție, iar cealaltă - o listă a executanților responsabili de implementarea acestora.

Elementele matricei sunt coduri pentru tipuri de muncă dintr-o listă compilată în prealabil (puteți introduce și costul muncii în matrice). Sfera responsabilităților este determinată de specificul proiectului și de organizarea acestuia, dar se recomandă utilizarea unui set mic de activități ușor de înțeles și descris. Mai jos este un exemplu de matrice de responsabilitate:

Matricea de responsabilitate poate afișa tipurile de responsabilități ale managerilor și rolurile persoanelor care ajută la implementarea proiectului, dar nu participă direct la acesta. Dacă matricea este întocmită corect, aceasta va deveni un instrument excelent care asigură atât executarea eficientă a muncii, cât și sprijinul cu succes din partea resurselor interne și externe.

Persoanele responsabile cu executarea lucrărilor sunt desemnate la planificarea proiectului, deoarece Este necesar să aveți o idee despre resursele disponibile chiar înainte de a lua măsuri pentru implementarea planului. Odată ce resursele au fost identificate, este necesar să se determine cum pot fi obținute; aceasta se referă în special la resursele de muncă.

Numirea angajaților se realizează în etape - mai întâi se formează un grup de lucru, apoi o echipă de proiect, deoarece este grupul de lucru care va deveni coloana vertebrală a viitoarei echipe. Componența grupului de lucru este determinată de sarcinile și obiectivele proiectului. Grupul este aproape întotdeauna format din manageri, membri influenți și personal cheie.

Grupul de lucru participă la inițierea și planificarea proiectului. În această etapă, nu este încă posibilă determinarea resurselor, deoarece Există doar informații generale despre proiect, iar date mai detaliate vor fi obținute după efectuarea lucrărilor detaliate și crearea unui sistem de management al proiectelor. Numirea definitivă a interpreților și determinarea funcționalității acestora va avea loc numai după elaborarea și aprobarea definitivă a planului.

Pentru a desemna corect persoanele responsabile, trebuie să fii conștient de mai multe tipuri de resurse care pot fi utilizate:

• Resurse de muncă
• Resurse financiare
• Echipamente
• Echipament tehnic
• Tehnologie și informație
• Furnizori și materiale

În ciuda faptului că executanții nu au întotdeauna toate pârghiile pentru gestionarea și utilizarea resurselor, cunoașterea celor șapte tipuri de resurse simplifică foarte mult procesul de descriere a unui proiect și de decizie privind repartizarea responsabilităților, deoarece, așa cum sa spus deja, pachetele de lucru trebuie să să fie dotate cu tot ceea ce este necesar pentru implementarea lor . Și pentru a face acest lucru, este important să răspundeți la două întrebări:

• Ce resurse specifice sunt necesare pentru implementarea tuturor lucrărilor din proiect (o listă de cerințe poate fi obținută folosind programul de lucru și programul de lucru)?
• De ce ai nevoie deja?

Odată ce s-a răspuns la aceste întrebări, se poate face alocarea finală a responsabilităţilor.

Aici trebuie să vorbim despre un mijloc suplimentar de planificare a lucrărilor de proiect - structura elementelor de cost. Nu trebuie confundat cu conturile contabile, deoarece... conform articolelor incluse în acesta, se clasifică și se colectează informații de management nedocumentate necesare pentru luarea deciziilor de management (adică nu există documentație care să confirme costurile reale, dar există date preliminare privind resursele utilizate, munca efectuată etc.).

Elementele de cost sunt un instrument de management care este folosit pentru a colecta date privind costurile reale ale muncii efectuate și apoi le compara cu costurile conform planului. Aceleași articole sunt folosite pentru planificarea și controlul timpului și costurilor, deoarece includeți informații despre munca atribuită pe baza WBS. Mai jos puteți vedea un exemplu de formare a articolelor de cost pentru pachetele de lucru pentru care sunt responsabile anumite departamente (pe baza WBS):

Elementele de cost pot include date pentru mai multe pachete de lucru bazate pe baze diferite, cum ar fi:

• Persoane responsabile
• Structura contului
• Termenele limită
• Conținutul lucrării

Rezumând toate cele de mai sus cu privire la elementele de cost, rămâne doar de menționat că acestea contribuie la formarea și monitorizarea bugetului proiectului, implementarea contabilității curente de gestiune și evaluarea posibilelor costuri după finalizarea lucrărilor proiectului.

Acum putem trece la considerarea celor mai eficiente metode de planificare a proiectului pentru a asigura implementarea în timp util atât a proiectului în ansamblu, cât și a etapelor sale individuale.

Planificarea proiectelor de rețea

Metodele de planificare a proiectelor de rețea sau, așa cum sunt numite și diagramele de rețea (rețea grafică, diagramă PERT) sunt o afișare grafică a activității proiectului și a dependențelor dintre ele. Conceptul de „rețea” se referă aici la întreaga gamă de activități și puncte de control ale proiectului, cu dependențe stabilite între ele.

Diagramele de rețea afișează un model de rețea ca un grafic cu o serie de vârfuri care corespund activităților, iar liniile care le conectează arată relațiile dintre aceste activități. Un grafic, numit adesea diagramă de precedență-urmărire sau o rețea de locuri de muncă de vârf, este considerată cea mai comună reprezentare a unei rețele. Mai jos puteți vedea un exemplu de fragment al unui astfel de grafic:

Există, de asemenea, un tip de diagramă de rețea numită rețea de evenimente vertex, dar nu este folosită foarte des în lucrările practice. În acest caz, lucrarea ia forma unei linii care leagă două evenimente (noduri grafice) reprezentând începutul și sfârșitul unei anumite lucrări. Un bun exemplu de astfel de diagramă este o diagramă PERT - aici este:

Diagramele de rețea sunt adesea confundate cu diagramele de flux, dar acest lucru nu este în întregime adevărat, deoarece... Diferența dintre o diagramă de rețea este că afișează doar dependențele logice ale activităților, în timp ce o diagramă de flux arată intrările, ieșirile și procesele. De asemenea, nu există cicluri repetate (bucle) în diagramă.

Metodele de planificare a rețelei sunt metode care vizează reducerea la minimum a duratei unui proiect. Acestea se bazează pe metoda căii critice (MCP sau CPM (din engleză Critical Path Method)) și pe metoda de evaluare și revizuire a planurilor (PERT (din engleză Program Evaluation Review Technique)).

Calea critică se referă la cea mai lungă cale din rețea, iar joburile de-a lungul acestei căi sunt numite critice. Durata minimă a lucrărilor de proiectare depinde de durata căii critice. Durata totală a proiectului poate fi redusă prin reducerea activităților critice. Astfel, întârzierile în finalizarea lucrărilor implică o creștere a duratei proiectului.

Folosind metoda căii critice, puteți calcula programe aproximative pentru finalizarea unui pachet de lucrări pe baza structurii logică a rețelei și a estimărilor duratei activităților individuale, precum și a stabili o cale critică generală pentru proiect.

Exista si conceptul de rezerva completa (rezerva) de timp. Aceasta este diferența dintre datele de începere sau de încheiere tardive și devreme a lucrului. Esența managerială a rezervei de timp este că există posibilitatea de a rezolva constrângerile financiare, de resurse sau tehnologice, iar managerul de proiect poate suspenda lucrările pentru perioada disponibilă în rezervă fără teama de a afecta negativ data finală de finalizare a proiectului. Timpul liber pentru munca critică este zero.

O diagramă cu linii orizontale în care sarcinile proiectului sunt reprezentate de segmente de timp cu parametri de timp specifici (început, sfârșit, întârzieri etc.) este numită diagramă Gantt și este, de asemenea, o parte integrantă a planificării rețelei. Iată exemplul ei:

Pentru o planificare eficientă, este convenabil să utilizați diagrame PERT, un grafic de rețea și o diagramă Gantt. Planificarea rețelei în sine implică o descriere a tuturor lucrărilor de proiect sub forma unui set de lucrări cu relații specifice între ele. Pentru a calcula și analiza o diagramă de rețea, se utilizează de obicei un set de operațiuni de rețea numite proceduri ale metodei căii critice.

Modelul de rețea este dezvoltat în etape:

• Sunt stabilite liste de lucrări de proiectare
• Parametrii de lucru sunt evaluați
• Se stabilesc dependențe între locuri de muncă

Trebuie definite liste de lucru pentru a descrie toate activitățile proiectului, inclusiv toate detaliile. Munca este elementul principal al modelului de rețea. Pachetele de lucru definesc activitățile care trebuie efectuate pentru a obține rezultatele proiectului. Rezultatele sunt de obicei evidențiate cu puncte de control.

Înainte de a dezvolta un model de rețea, trebuie să vă asigurați că nivelul inferior al WDS include toate lucrările care garantează atingerea obiectivelor specifice de proiectare. Modelul de rețea este rezultatul definirii dependențelor dintre activități și adăugării de evenimente și activități de conectare. În forma sa cea mai generală, abordarea prezentată se bazează pe presupunerea că orice lucrare este menită să ajute la atingerea unui anumit scop. Munca conjunctivă nu trebuie neapărat să vizeze obținerea unui rezultat material, deoarece scopul lor poate fi organizarea unui anumit eveniment etc.

Sarcina principală a managerului de proiect este de a evalua parametrii lucrării. În acest scop, pot fi implicați alți participanți la proiect responsabili de îndeplinirea sarcinilor individuale ale proiectului. Evaluarea duratei muncii și a nevoii de resurse financiare și resurse afectează cel mai direct relevanța planurilor și graficelor de resurse și costuri, care sunt întocmite după analiza modelului de rețea. O astfel de evaluare trebuie efectuată pentru fiecare dintre lucrări. Apoi, pe baza acesteia, nivelurile SRR din planul proiectului sunt generalizate și formate.

Pentru ca etapele individuale ale proiectului și întregul proiect să fie implementate la timp, este de asemenea necesară planificarea proiectului în funcție de parametrii de timp. Să luăm în considerare această problemă mai detaliat.

Planificarea unui proiect pe baza parametrilor de timp

Parametrii de timp trebuie înțeleși aici ca perioadele de timp în care lucrările și pachetele de lucru sunt planificate să fie finalizate, precum și punctele de control ale procesului de implementare a proiectului. Timpul este cel mai important factor care afectează eficacitatea întregului plan.

Momentul de implementare a elementelor proiectului și întregul proiect este întotdeauna planificat în avans și, desigur, este de dorit să le minimizeze. Dar minimizarea termenelor limită este limitată de trei parametri: capacitățile tehnice, cerințele tehnologice și calitatea muncii. Toate acestea trebuie luate în considerare la planificare.

Planificarea în funcție de parametri de timp este un element cheie al managementului de proiect, care include mai multe componente. Aceste componente sunt:

• Concept de management de proiect pe baza parametrilor de timp
• Programarea proiectelor
• Monitorizarea progresului lucrărilor de proiectare
• Analiza si reglarea progresului muncii
• Management de proiect de inchidere

Este adesea dificil să finalizați un proiect într-un anumit interval de timp. Motivul pentru aceasta este o înțelegere neclară a ceea ce trebuie gestionat exact și majoritatea problemelor apar în etapa de planificare.

Motivul discrepanțelor cu programul poate fi întârzierea livrărilor, lipsa resurselor etc. În cazul în care domeniul de aplicare și domeniile proiectului sunt incorect determinate, ulterioare vor trebui făcute ajustări ale lucrării și programului.

Când un manager are de-a face cu proiecte recurente tipice, este convenabil să se determine cu exactitate timpul și succesiunea acțiunilor, deși în practică proiectele sunt repetate extrem de rar.

Dacă vorbim despre motivele pierderilor temporare dintr-un proiect, acestea includ:

• Management inadecvat al calității și al bugetului
• Fără plan de urgență pentru costuri neașteptate
• Distribuția slabă a riscurilor între participanții la proiect
• Lipsa structurii sistemului de comunicare
• Sistem de raportare a proiectelor dificil de implementat

O altă componentă importantă a managementului de proiect pe baza parametrilor de timp este gestionarea resurselor personale de timp. Acest lucru este relevant pentru fiecare interpret și participant la proiect, dar este mai important pentru manager, deoarece el este responsabil pentru succesul proiectului, ceea ce înseamnă că trebuie să aibă timp pentru a face mult tot felul de muncă.

Pentru a îmbunătăți gestionarea personală a timpului, este recomandabil să folosiți așa-numitele formulare. Formularul este o listă de lucrări care trebuie completate, indicând executanții și termenele limită. Lucrările cu cea mai mare prioritate ar trebui mutate în blocurile de timp ale calendarului de planificare. Un calendar de planificare ar putea arăta astfel:

Evenimentele neprogramate sau lucrări cu prioritate mai mică pot fi adăugate la blocurile de timp goale. În cazurile în care volumul de muncă depășește timpul, lucrul poate fi planificat cu câteva zile înainte. Dar nu ar trebui să abuzați de acest lucru, altfel pot exista întârzieri în îndeplinirea sarcinilor cu prioritate ridicată. Și având în vedere că munca cu prioritate scăzută poate crește în prioritate în zilele următoare, toate sarcinile ar trebui finalizate la timp.

Pentru a face acest lucru, trebuie să setați corect prioritățile și să acționați în conformitate cu acestea. Managerul de proiect nu trebuie să fie distras de sarcini secundare și neclare și să amâne în luarea deciziilor importante. De asemenea, trebuie să fie capabil să delege autoritatea.

Iar ultimul lucru pe care ne vom concentra în prima lecție este câteva aspecte organizaționale.

Organizarea lucrărilor de planificare a proiectelor

Planificarea proiectului este procesul de formare a deciziilor care determină succesiunea lucrărilor și activităților proiectului. Joacă un rol dominant în managementul proiectelor, reprezentând începutul organizator al procesului de implementare a proiectului.

Planificarea proiectului include mai multe etape:

• Stabilirea scopurilor si obiectivelor
• Calculul resurselor
• Crearea unui program al duratei de lucru
• Optimizarea programului de lucru
• Organizarea executiei lucrarilor
• Crearea unui plan calendaristic pentru creșterea complexității muncii
• Monitorizarea evoluției lucrărilor
• Ajustarea progresului lucrării

Un plan de implementare a proiectului este un plan cuprinzător care conține un sistem cuprinzător de sarcini și obiective, lucru detaliat, acțiuni și activități pentru atingerea scopului principal al proiectului. Ar trebui să se acorde o mare atenție elaborării unui plan de implementare, încercând să se evite greșelile comune, cum ar fi:

• Stabilirea unor obiective greșite
• Folosind informații incomplete
• Ignorând experiența trecută
• Ignorarea problemei disponibilității resurselor
• Lipsa de atenție la coordonarea participanților la proiect
• Ignorarea motivației interpreților
• Atenție excesivă la detaliile planului
• Realizarea unui plan de dragul unui plan și ignorarea controlului asupra aderării la plan

În ciuda numărului destul de mare de erori și a specificului lor, luarea în considerare a tuturor elementelor de planificare despre care v-am povestit vă ajută să le evitați. Este important doar să ne amintim că planificarea proiectului este o aranjare sistematică a sarcinilor, al cărei scop este atingerea principalului rezultat - implementarea proiectului. Și ținând cont de faptul că planul conține întotdeauna instrucțiuni pentru acțiuni și acțiunile în sine, acesta poate fi considerat în siguranță un standard sau un ghid cu care vor fi comparați indicatorii actuali. Dacă, în urma unor astfel de comparații, se constată discrepanțe, este necesar să se ia măsuri pentru ajustarea planului.

În a doua lecție vom vorbi despre un alt element important al managementului de proiect pentru un manager - managementul echipei. Vor fi luate în considerare aspecte precum componența participanților la proiect, funcțiile unui manager de proiect, caracteristicile formării și dezvoltării unei echipe de proiect, caracteristicile și componența unei echipe, rezolvarea conflictelor și o serie de altele.

Testează-ți cunoștințele

Dacă doriți să vă testați cunoștințele pe tema acestei lecții, puteți susține un scurt test format din mai multe întrebări. Pentru fiecare întrebare, doar 1 opțiune poate fi corectă. După ce selectați una dintre opțiuni, sistemul trece automat la următoarea întrebare. Punctele pe care le primiți sunt afectate de corectitudinea răspunsurilor dumneavoastră și de timpul petrecut pentru finalizare. Vă rugăm să rețineți că întrebările sunt diferite de fiecare dată și opțiunile sunt amestecate.

DOCUMENTE FURNIZATE PENTRU A PRIMI SPRIJIN FINANCIAR
Documente care justifică rambursarea

Pentru a obține informații detaliate despre proiectul planificat pentru implementare, organizațiile finanțatoare solicită un plan de afaceri sau un studiu de fezabilitate în cazul alocării fondurilor rambursabile, o estimare în cazul alocării de fonduri pe bază nerambursabilă.

De regulă, un studiu de fezabilitate conține informații despre latura tehnică și financiară a proiectului, include o estimare și calcule financiare simple care justifică posibilitatea returnării fondurilor.

Plan de afaceri este un document structurat detaliat care descrie scopurile și obiectivele pe care firma trebuie să le rezolve, modalitățile de a-și atinge obiectivele și indicatorii tehnici și economici ai companiei și/sau proiectului ca urmare a realizării acestora. Conține o evaluare a situației actuale, punctele forte și punctele slabe ale proiectului, analiza pieței și informații despre consumatorii de produse sau servicii. În prezent, un plan de afaceri este o formă general acceptată de familiarizare a potențialilor investitori, creditori și alți parteneri cu proiectul la care sunt invitați să participe.

Întrebare. Care este scopul dezvoltării unui plan de afaceri?

Răspuns. Un plan de afaceri este elaborat cu scopul de a:

Întrebare. Ce secțiuni ar trebui să conțină un plan de afaceri?

Răspuns. Compoziția planului de afaceri și gradul de detaliu depind de dimensiunea viitorului proiect și de zona la care se referă. Dacă se urmărește stabilirea unei noi producții, atunci trebuie elaborat un plan foarte detaliat, dictat de complexitatea produsului în sine, precum și de piața acestuia. Dacă vorbim doar despre vânzarea cu amănuntul a unui produs, atunci planul de afaceri poate fi mai simplu.

Compoziția planului de afaceri depinde, de asemenea, de dimensiunea pieței de vânzare intenționate, de prezența concurenților și de perspectivele de creștere ale întreprinderii create.

Un plan de afaceri constă de obicei din următoarele secțiuni:

1. Introducere

2. Analiza stării de fapt în industrie

3. Esența proiectului propus:

4. Analiza pietei

5. Plan de marketing:

6. Plan de producție

7. Planul organizațional și managementul personalului:

8. Nivel de risc:

9. Plan financiar

Întrebare. Ce documente trebuie atașate la planul de afaceri?

Răspuns. Următoarele documente pot fi depuse ca anexă la planul de afaceri:

Întrebare. Care este diferența dintre un plan de afaceri și un studiu de fezabilitate?

Răspuns. Un studiu de fezabilitate (TES) include doar partea tehnică și financiară a proiectului de investiție, realizat fără calcule ale rambursării și eficacității proiectului.

Întrebare. Ce informații ar trebui să conțină devizul?

Răspuns. Estimarea este de obicei transmisă unei organizații care oferă sprijin financiar gratuit. Devizul trebuie să conțină o listă și costul tuturor costurilor proiectului. Vă rugăm să rețineți că organizația de finanțare poate solicita o defalcare a estimării pe interval de timp și activități, precum și documente care confirmă valoarea și scopul cheltuielii.

Sfaturi utile

Toate procesele, conceptele sau obiectele încep de undeva. Acest moment de început s-a întâmplat cu câteva zile sau ani în urmă și totul părea diferit - nu ca acum. Privind, de exemplu, o mașină, înțelegem că la început nu a fost așa: mai întâi a apărut o idee, apoi această idee a fost transmisă altor oameni, ceea ce a stârnit discuții; Designerii s-au implicat în lucrare, a fost lansat procesul de asamblare și multe altele.

Cele de mai sus este un exemplu minor. Dar el explică perfect esența - totul are un început.

Managementul proiectelor nu face excepție. Ca și lanț complex de sarcini și procese, începe și de undeva. Acest prim pas este plan de proiect.

În acest articol, vom vorbi despre plan și procesul de planificare și, de asemenea, vom explica punctele legate de întrebarea „Cum să creați un astfel de plan”. Am identificat 7 pași.

Ce este un plan de proiect?

Poate ați observat că, pe lângă plan menţionate şi Procesul de planificare. Care este diferența dintre ele? Totul este foarte simplu.

Planificarea este un proces, o discuție. În timpul acesteia, sunt clarificate domeniul de activitate, obiectivele și modalitățile necesare pentru a le atinge.

Un plan este un document oficial care conține toate deciziile de planificare, volumul aprobat și costurile. Principalele sale funcții sunt controlul, facilitarea comunicării între participanți și programarea.

Atunci când creează un plan de proiect, managerul ar trebui să aibă deja cunoștințe și abilități cheie. Acest lucru crește șansele implementării sale cu succes. În plus, un plan pregătit vă va ajuta să anticipați și să evitați greșelile inutile și deciziile proaste și, de asemenea, vă va ajuta să economisiți timp și să reduceți costurile.

Obiectivele planului de proiect

Un plan bine pregătit ar trebui să răspundă la următoarele întrebări.

De ce?

Trebuie clarificate motivele pentru care fondurile sunt alocate proiectului; ce problema trebuie rezolvata.

Întrebarea se referă la munca care trebuie făcută pentru a atinge rezultatul și obiectivele finale.

Întrebare despre persoanele implicate, rolurile și responsabilitățile acestora; despre cum ar trebui să fie organizate.

Când?

Este vorba despre orarul/durata proiectului.

Cum se creează un plan de proiect?

Înainte de a începe redactarea, managerul trebuie să fie conștient de numărul mare de întrebări care vor apărea pe parcursul proiectului și de răspunsurile la acestea. Fiecare întrebare poate fi evidențiată separat. Dar este totuși mai bine să identifici modele și modele caracteristice comune. Deci, ce trebuie să facă un manager pentru a întocmi un plan de proiect?

1. Comunicați

Primul pas către succes este să comunici cu echipa despre obiective, membri, sarcini etc. Managerul trebuie să știe cine este responsabil pentru ce sarcină, termenele limită și pur și simplu tot ceea ce se întâmplă în proiect.

Merită adăugat că comunicarea nu este doar primul pas. Comunicarea pe tot parcursul proiectului este cheia succesului.

2. Identificați participanții și obiectivele

Determinarea tuturor participanților la proiect este uneori dificilă: pot fi mulți. Mai mult, ele pot influența direct sau indirect, într-o măsură mai mare sau mai mică, proiectul. De aceea este important să-i identificăm pe toți cei care influențează direct întocmirea planului și să le luăm în serios dorințele.

Cine poate participa la proiect:

• Client– persoana care finanţează direct şi aprobă lucrarea;
• Manager de proiect– o persoană implicată în planificare, urmată de crearea, execuția și controlul proiectului;
• Echipa de proiect, care creează produsul final. Membrii echipei sunt implicați în multe procese importante, inclusiv dezvoltarea, asigurarea calității, munca de proiectare etc. De obicei, ei nu aprobă proiectul;
• Utilizator final;
• Alte. Această listă poate include o mare varietate de persoane: analiști de risc, specialiști în achiziții etc.

Ce se poate face în această etapă? Efectuați interviuri cu participanții cheie. Astfel veți înțelege ce cerințe sunt stabilite și ce obiective trebuie atinse. Cea mai eficientă modalitate de a atinge obiectivele este tehnica de stabilire a obiectivelor SMART.

Efectuarea interviurilor permite, de asemenea, managerului să înțeleagă ce problemă rezolvă proiectul și de ce este finanțat în primul rând.

Acesta este al nostru De ceîntrebare.

3. Determinați întregul domeniu de activitate

Fără îndoială, cea mai importantă parte a oricărei planificări. Toate punctele cheie sunt evidențiate și discutate aici: justificare, descrierea produsului, criterii de conformitate, obiective și rezultate, limitări, ipoteze, estimare a costurilor si altii unii. Toți participanții la proiect trebuie să ajungă la deplin înțelegere și acord în această etapă. Odată încheiată discuția, tot ceea ce este important este consemnat într-un document care descrie conținutul și domeniul de aplicare al proiectului.

Această etapă reduce, de asemenea, riscurile de neînțelegeri care ar putea duce la sfera de aplicare a proiectului.

Acesta este al nostru Ceîntrebare.

4. Definiți rolurile și responsabilitățile

Una dintre cele mai importante sarcini ale unui manager este distribuirea sarcinilor între membrii echipei. Ei trebuie să-și cunoască rolurile și responsabilitățile. Și, desigur, nu trebuie să uităm că echipele sunt unități formate cu un anumit număr de participanți.

Acesta este al nostru OMSîntrebare.

5. Creați un program de proiect

Acest punct este o continuare directă a celui precedent. Odată ce rolurile și responsabilitățile au fost atribuite, următorul pas este stabilirea duratei de lucru pentru fiecare resursă cu date de începere/terminare.

Acesta este al nostru Cândîntrebare.

În aceeași etapă, managerul stabilește evenimentele cheie, calea critică - în general, se ocupă de programul de lucru.

Ce instrument să alegi pentru lucrul cu proiectul?

6. Vizualizați planul de proiect cu o diagramă Gantt

Rețineți că atunci când unii oameni vorbesc despre grafică, se referă la întregul proiect. Acest lucru nu este în întregime adevărat. Un program vizualizat este doar o parte a planificării și a planului în sine. Întregul proiect este o structură mai complexă.

Utilizați GanttPRO - un instrument online pentru . Cu ajutorul acestuia, un manager poate:

• Creați și distribuiți sarcini;
• Setați durata acestora cu datele de început și de sfârșit.
• Stabiliți dependențe între sarcini. Managerul monitorizează toate evenimentele și știe când o sarcină finalizată dă naștere la următoarea;
• Monitorizează progresul evenimentelor individuale și al proiectului în ansamblu;
• Stabiliți resursele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor;
• Stabiliți costul resurselor;
• Interacționează cu membrii echipei și revizuiește toate modificările pe care le-au făcut;
• Ține evidența evenimentelor cheie;
• Vizualizați calea critică - cea mai scurtă perioadă de timp necesară pentru finalizarea proiectului.

Cu diagramele Gantt Gantt, este ușor să gestionați procesele de planificare și să creați un proiect.

7. Gestionați riscurile

Toate etapele unui proiect pot fi supuse unor riscuri. Prin urmare, gestionarea acestora este unul dintre cele mai importante aspecte în planificare.

Un manager cu experiență este capabil nu numai să evalueze și să anticipeze astfel de situații, ci și să creeze un plan cu modalități de a le rezolva. Echipa, la rândul ei, trebuie să știe și să răspundă oricăror schimbări.

Ce riscuri pot apărea?

• Așteptări optimiste cu privire la timp și costuri;
• Cerințe și dorințe prost definite;
• Roluri și responsabilități slab definite;
• Modificări ale cerințelor;
• Noi cerințe;
• Tăieri de buget;
• Comunicare slabă.

Să rezumam

Nu există proiecte identice. Se poate implementa perfect fără riscuri și termene amânate. Un altul poate eșua chiar dacă are aceiași participanți, costuri, program și obiective. Riscurile și schimbările într-un proiect sunt inevitabile. Dar totuși, un domeniu de lucru bine planificat, un program, riscuri evaluate și o muncă excelentă în echipă vor ajuta la facilitarea planificării în sine și la elaborarea unui plan. În acest caz, chiar și proiectele dificile pot fi distractive.

Ai experiență în planificarea proiectelor?

După cum sa menționat deja, un plan de afaceri pentru crearea unei afaceri este un plan pentru crearea unei întreprinderi, o descriere a afacerii propuse și o justificare documentară a profitabilității proiectului care este creat.

Scopul principal al dezvoltării unui plan de afaceri pentru crearea unei afaceri este de a planifica activitățile economice ale întreprinderii create pentru perioadele imediate și pe termen lung în conformitate cu nevoile pieței și capacitatea de a obține resursele necesare. Un plan de afaceri trebuie să reflecte caracterul rezonabil al costurilor și rentabilitatea afacerii care este creată.

Cu toate acestea, acest obiectiv nu este singurul. Alături de obiectivul principal, definitoriu al elaborării unui plan de afaceri, se disting următoarele obiective la fel de importante:

Reduce riscul de a crea o afacere nouă;

Atrage interesul potentialilor investitori (sponsori, creditori);

Înțelegeți gradul în care este realist să obțineți rezultatele dorite;

Arătați potențialilor investitori fezabilitatea creării unei noi întreprinderi;

Un plan de afaceri este considerat în general un instrument de obținere a finanțării (împrumuturi, investiții). El informează investitorul despre starea de fapt a întreprinzătorului;

Un plan de afaceri ajută la identificarea punctelor forte și a punctelor slabe ale afacerii propuse și la evaluarea riscurilor;

Este important să luăm în considerare un plan de afaceri ca fiind procesul de planificare în sine și un instrument de management intern;

Obiectivele creării unui plan de afaceri sunt, de asemenea, împărțite în obiective interne și externe.

Intern Obiectivele sunt să vă testați propriile cunoștințe, înțelegerea mediului de piață și să câștigați experiență. Este foarte important ca investitorul să înțeleagă obiectivele strategice, caracteristicile, mediul competitiv, punctele forte și punctele slabe ale unui anumit proiect de investiții și eficacitatea lui posibilă în condiții date.

Obiectivele interne ale întocmirii unui plan de afaceri sunt:

1) Dezvoltarea unei strategii pentru crearea unei noi intreprinderi.

Planificarea strategică în cadrul companiei se realizează prin implementarea unui număr de etape:

Stabilirea obiectivelor strategice ale întreprinderii;

Determinarea unui set de directii alternative de dezvoltare a intreprinderii pentru atingerea scopurilor acesteia;

Determinarea resurselor necesare implementării fiecăreia dintre direcțiile alternative de dezvoltare a întreprinderii;

Evaluarea și compararea eficacității opțiunilor de dezvoltare a întreprinderii;

Selectarea celei mai eficiente opțiuni din întregul set de direcții alternative pentru dezvoltarea întreprinderii;

Evaluarea necesității de finanțare suplimentară pentru implementarea opțiunii selectate;

Toate informațiile semnificative obținute ca urmare a planificării strategice sunt reflectate în planul de afaceri.

2) Asigurarea capacităţii de a controla procesul de implementare a strategiei dezvoltate.

Ca bază pentru comparație, un plan de afaceri vă permite să identificați abaterile de la un anumit curs de acțiune, să determinați cauzele acestor abateri și să planificați măsuri pentru a le elimina.

Astfel, un plan de afaceri este un instrument eficient pentru gestionarea unei întreprinderi. Întocmind un plan de afaceri, puteți prezice situația pentru viitor cu o mai mare acuratețe.

Extern Scopul întocmirii unui plan de afaceri este atragerea de finanțări din surse externe sub formă de investiții sau fonduri împrumutate, atragerea atenției investitorilor și a băncii, convingerea acestora de un nivel suficient de eficiență a proiectului de investiții și un nivel ridicat de managementul întreprinderii.

Fiecare investitor va dori să evalueze profitabilitatea investiției într-un proiect de investiții propus și să evalueze raportul dintre rentabilitatea posibilă a proiectului și riscul investiției, iar cea mai bună modalitate de a face acest lucru este studierea și analiza planului de afaceri al companiei. proiect de investitii.

Un plan de afaceri, în esență, este cartea de vizită a unui proiect de investiții. Acesta oferă investitorului un răspuns la întrebarea dacă merită să investească într-un anumit proiect de investiții și în ce condiții va fi cel mai eficient, având în vedere gradul de risc acceptabil pentru investitor.

În conformitate cu obiectivele, există patru obiective principale ale planului de afaceri:

Sarcina 1. Studiați capacitatea și perspectivele viitoarei piețe de vânzări.

Obiectivul 2: Estimați costurile necesare pentru fabricarea și comercializarea unui produs sau serviciu și cântăriți-le în raport cu prețurile la care vă puteți vinde produsele pentru a determina rentabilitatea potențială.

Sarcina 3. Descoperiți capcanele care vă așteaptă o nouă afacere în primii ani de existență.

Sarcina 4. Determinați acei indicatori prin care va fi posibil să determinați în mod regulat dacă lucrurile sunt în creștere sau se îndreaptă către colaps.

Crearea de noi proiecte presupune un studiu preliminar de fezabilitate economică a fezabilității afacerii, planificarea ulterioară a costurilor necesare atingerii rezultatelor finale așteptate. Planificarea afacerilor permite economiștilor-manageri nu numai să justifice necesitatea de a dezvolta un anumit proiect de investiții, dar face și posibilă implementarea acestuia în condițiile actuale de piață.

Planurile de afaceri sunt destinate în primul rând să faciliteze intrarea pe piață a unor tipuri de bunuri și servicii extrem de competitive. În consecință, orice proiect de afaceri trebuie să aibă un plan de afaceri adecvat care să justifice producția și vânzarea optime de bunuri și servicii.

Un plan de afaceri îndeplinește patru funcții principale:

Prima dintre acestea este legată de posibilitatea utilizării acestuia pentru a dezvolta o strategie de afaceri.

Această funcție este necesară în special atunci când se creează o nouă întreprindere. Un plan de afaceri este un document care vă permite să determinați un curs de acțiune și să vă gestionați afacerea. Prin urmare, poate fi prezentat ca un element integral al planificării strategice și ca un ghid de execuție și control.

A doua funcție este planificarea. Vă permite să evaluați posibilitățile de dezvoltare ale zonei de activitate alese.

A treia funcție vă permite să atrageți fonduri. Un plan de afaceri este documentul principal atunci când depuneți o cerere de împrumut la o bancă. Un plan de afaceri este un instrument eficient pentru atragerea de investiții, deoarece permite nu numai evaluarea rentabilității unui viitor proiect de investiții, dar permite și investitorului să determine mărimea investițiilor, sursele de returnare a fondurilor și perioadele de rambursare pentru o afacere viitoare. proiect.

A patra funcție vă permite să implicați potențiali parteneri în implementarea planurilor întreprinderii care doresc să investească propriul capital sau tehnologia de care dispun în producție. Rezolvarea problemei furnizării de capital, resurse și tehnologie este posibilă numai dacă există un plan de afaceri care reflectă cursul dezvoltării întreprinderii pentru o anumită perioadă de timp.

Un plan de afaceri este un document care descrie aspecte ale unei viitoare întreprinderi de afaceri, analizează problemele pe care le poate întâmpina și, de asemenea, stabilește modalități de rezolvare a acestora. Planul de afaceri trebuie să determine în cele din urmă costul posibil al proiectului și venitul planificat. Fiecare antreprenor ar trebui să știe cât va costa un nou proiect și dacă această afacere va aduce venituri, iar dacă va face, atunci când și care este gradul de risc? Răspunsurile la aceste întrebări de management rațional în relațiile complexe de piață sunt date de un plan de afaceri corect întocmit.

Întocmirea unui plan de afaceri este primul pas al fiecărui antreprenor aspirant în domeniul activității inovatoare, economice, comerciale sau de investiții.

Un plan de afaceri este necesar pentru cei care vor investi bani într-un proiect de investiții. Scopul principal al unui plan de afaceri este de a dovedi investitorului că ideea de afaceri prezentată în acesta este promițătoare și profitabilă. Și pentru bănci, principalul lucru este să înțeleagă de unde compania va obține fondurile necesare pentru a rambursa împrumutul în totalitate și la timp. Pentru întreprindere în sine, un plan de afaceri este, din punct de vedere profesional, o modalitate de a înțelege perspectivele unei afaceri viitoare și de a evalua valoarea investiției.

Un plan de afaceri este întocmit în scopul planificării eficiente a afacerii și este unul dintre principalele instrumente de management ale întreprinderii create, determinând profitabilitatea activităților acesteia.

Pentru o navă care nu are curs,

niciun vânt nu va fi favorabil.

Filosof roman antic

iar omul de stat Seneca

De unde să începem elaborarea unui plan strategic?

Ce secțiuni trebuie să fie prezente în planul strategic?

Ce metode pot fi folosite pentru a verifica corectitudinea planului de dezvoltare strategică?

Cum se analizează contextul extern și intern al unei organizații?

Cum se formulează o misiune și se dezvoltă strategii de dezvoltare pentru o organizație?

Cum să elaborezi un plan de afaceri pentru dezvoltarea unei organizații?

Cum se asigură implementarea planului strategic de dezvoltare?

Cum se asigură relația dintre strategiile, planurile de dezvoltare a afacerilor și bugetele organizației?

O companie care nu are obiective strategice de dezvoltare și planuri specifice pentru a le atinge este sortită să urmărească evenimentele actuale cu perspective foarte vagi de viitor. Dar elaborarea unui plan de dezvoltare strategică corect presupune ca managementul să aibă competențe și abilități înalte, întrucât presupune nu atât calcularea indicatorilor de performanță a afacerii, cât și prognozarea dinamicii afacerii, luând în considerare riscurile și oportunitățile asociate atât contextului extern cât și intern al organizației.

De multe ori poti da peste parerea ca planificarea strategica este nevoie de companiile mari care s-au declarat deja lideri pe segmentul lor de piata si privesc spre viitor cu incredere.

Dar, în primul rând, orice companie are un obiectiv specific pentru activitățile sale și cel puțin un plan de afaceri aproximativ. Și acestea sunt deja elemente de planificare strategică.

În al doilea rând, chiar și antreprenorii începători evaluează dimensiunea pieței pe care urmează să opereze, mediul competitiv și capacitatea lor de a intra pe această piață. Adică se angajează în analiza strategică, care este, de asemenea, una dintre componentele planificării strategice.

Cu alte cuvinte, majoritatea companiilor mici și mijlocii folosesc de fapt și planificarea strategică, dar, spre deosebire de jucătorii mari de pe piață, o fac nesistematic și nu integral.

Și chiar și în companiile mari se întâmplă ca planurile strategice de dezvoltare dezvoltate cu mult timp și efort să rămână doar planuri. Acest lucru poate fi cauzat de mulți factori externi și interni, dintre care cei mai des întâlniți sunt lipsa de integritate în metodologia de planificare și perturbarea relațiilor dintre strategii, planurile de dezvoltare a afacerilor și bugetele companiei.

Oferim o metodologie de elaborare a celui mai eficient plan de dezvoltare strategică și recomandări care vor ajuta la evitarea eventualelor riscuri de previziuni eronate, vă vom spune despre succesiunea formării unui plan strategic de dezvoltare și vă vom dezvălui relația dintre context, obiective și resursele companiei, care ar trebui să se reflecte în planul strategic de dezvoltare.

Desigur, planurile strategice de dezvoltare ale companiilor mari, mijlocii și mici vor diferi din cauza diferenței de amploare a activității economice, a specificului afacerii, a complexității structurii organizaționale și a proceselor de afaceri.

Dar, în orice caz, un plan de dezvoltare strategică bine dezvoltat se formează pe baza etapelor implementate succesiv:

Analiza contextului extern și intern al organizației

Performanța oricărei companii este influențată de mulți factori diferiți. Fără a înțelege amploarea impactului lor, este imposibil să se dezvolte direcția strategică potrivită pentru dezvoltarea companiei.

Firma însăși influențează și mediul extern (contextul) - piața produsului, furnizorii, cumpărătorii, partenerii, autoritățile de reglementare etc.

Notă!

Cât de cu succes va fi implementată strategia unei companii depinde în mare măsură de capacitatea acesteia de a-și organiza mediul intern (contextul), care include procesele de afaceri, resursele organizaționale, personalul, structura și tehnologiile de producție, precum și cultura și principiile corporative.

Combinația de factori din contextul intern al unei companii determină în mare măsură competitivitatea acesteia.

Prin urmare, înainte de a dezvolta o misiune și o strategie, este necesar să se efectueze o analiză strategică a contextului extern și intern al companiei, al cărei rezultat ar trebui să fie o evaluare a riscurilor și oportunităților unei anumite întreprinderi în mediul de piață înconjurător.

Cele mai comune 3 metode de analiză strategică:

Analiza SWOT;

construirea matricelor Probabilitate/Impac;

crearea unui registru de riscuri și oportunități.

Scopul analizei SWOT (Strength - Strength, Weak - weakness, Opportunity - oportunitati și Threat - amenințări) este de a determina punctele forte și punctele slabe ale companiei, de a stabili conexiunile acestora cu oportunitățile și amenințările externe.

Pe baza rezultatelor analizei, sunt dezvoltate strategiile companiei care vizează utilizarea oportunităților și eliminarea amenințărilor la adresa dezvoltării.

Matricele „Probabilitate/Impac” sunt construite separat pentru a poziționa oportunitățile mediului extern al companiei și pentru a poziționa amenințările la adresa mediului extern al companiei.

În fiecare dintre matrice, oportunitățile și amenințările sunt distribuite în funcție de probabilitatea apariției lor și de puterea impactului lor asupra companiei.

Matricele ajută la controlul factorilor externi și la dezvoltarea strategiilor de dezvoltare a afacerii.

Crearea unui registru de riscuri și oportunități presupune o analiză mai detaliată în comparație cu cele două metode anterioare. În primul rând, sunt identificate riscurile și oportunitățile atât în ​​contextul extern, cât și în cel intern al companiei. În continuare, riscurile și oportunitățile identificate sunt evaluate în funcție de probabilitatea implementării lor și de gradul de impact asupra afacerii companiei. Apoi se formează o matrice de riscuri și oportunități, care reflectă gradul total de influență a riscurilor și oportunităților evaluate („Ridicat”, „Mediu”, „Scăzut”). Etapa finală este întocmirea unui registru de riscuri și oportunități. Înregistrează toate riscurile și oportunitățile semnificative pentru companie, modalitățile de minimizare și implementare a acestora (în esență, acestea sunt strategiile companiei), precum și responsabilii (proprietarii) fiecărui risc și oportunități.

Concluzie

Atunci când alege o strategie de dezvoltare, o companie trebuie să se concentreze pe punctele sale forte (produse de înaltă calitate, servicii pentru clienți, reputație pozitivă a afacerii) pentru a profita de oportunitățile de extindere a afacerii (creșterea vânzărilor, lansarea unui nou tip de produs, furnizarea de servicii suplimentare clienților).

În același timp, este necesar să-și consolideze punctele slabe (deprecierea fondurilor, calificarea insuficientă a personalului, dependența de împrumuturi) pentru a minimiza riscul amenințărilor externe (creșterea prețurilor la materiile prime, creșterea concurenței pe piață, scăderea consumatorului). cerere).

Dezvoltarea misiunii și a strategiilor de dezvoltare ale organizației

Pentru a înțelege în ce direcție să se miște și să se dezvolte, compania ar trebui în primul rând să decidă asupra misiunii sale, adică scopul principal al existenței sale.

Misiunea organizației reflectă în mod necesar domeniul de activitate și scopul său final. Pe baza misiunii adoptate se elaboreaza strategii de dezvoltare a companiei care vor asigura indeplinirea misiunii.

Strategiile de dezvoltare, în primul rând, ar trebui să acopere toate aspectele misiunii companiei și, în al doilea rând, să nu se abate de la sensul acesteia.

Respectarea primei condiții este necesară pentru implementarea cu succes a misiunii companiei, a doua - pentru a nu deturna resursele și eforturile companiei pentru rezolvarea problemelor care nu servesc îndeplinirii misiunii companiei.

La elaborarea strategiilor de dezvoltare a companiei este necesar să se verifice cu atenție relația acestora cu misiunea aprobată.

Deoarece strategiile de dezvoltare în cadrul companiei sunt de natură globală și implementarea lor necesită eforturile tuturor diviziilor companiei, este necesar să le transpunem în strategiile diviziilor individuale, astfel încât managerii și personalul fiecărei divizii să-și cunoască clar scopurile și obiectivele. în implementarea strategiei generale a companiei.

În plus, împărțirea strategiei companiei în strategii divizionare asigură stabilirea țintelor corecte pentru realizarea strategiei. De acord, dacă o companie are un indicator țintă pentru toată lumea, care se formează ca urmare a muncii mai multor departamente, în cele din urmă este imposibil de înțeles care dintre ele nu și-a făcut partea din muncă și cine este de vină. pentru faptul că indicatorul țintă global nu a fost atins.

Un exemplu de astfel de transmisie pentru compania Volga arată astfel (Fig. 2).

Formulăm obiective strategice pentru dezvoltarea companiei

Cu toate acestea, formarea unui plan de dezvoltare strategică pentru o companie nu se limitează la dezvoltarea unei misiuni și strategii. Pe lângă direcția de acțiune în sine (adică strategia), este necesară și dezvoltarea unor criterii de succes (indicatori țintă) și modalități de realizare a acestora (planuri de dezvoltare a afacerii). Doar in acest caz poti fi sigur ca firma are un program clar pentru indeplinirea misiunii sale, sustinut de planuri de actiune si calcule ale resurselor necesare implementarii acestora.

Obiectivele strategice (sau indicatorii cheie-țintă) trebuie să fie specifice și măsurabile, astfel încât la sfârșitul oricărei perioade să fie clar în ce măsură strategia a fost implementată și care este dinamica implementării acesteia.

De exemplu, dacă un astfel de indicator al strategiei țintă ca volumul de vânzări în creștere poate fi exprimat ca o creștere procentuală față de volumele din perioada anterioară sau într-o anumită sumă. Și dacă scopul este implementarea unui eveniment, atunci data estimată de finalizare a acestui eveniment ar trebui să fie indicată ca indicator al realizării acestuia.

Obiectivele strategice sunt stabilite, de regulă, pentru un an și ulterior ajustate în funcție de rezultatele efective ale activității companiei.

Pentru a vizualiza indicatorii implementării strategiilor de dezvoltare, utilizați o hartă a obiectivelor strategice, care indică:

strategiile generale ale companiei;

strategii de diviziune;

domenii cheie pentru implementarea strategiei;

indicator țintă pentru fiecare strategie;

proprietarul indicatorului țintă (divizia responsabilă cu implementarea strategiei).

Un exemplu de hartă a obiectivelor strategice este în tabel. 1.

Elaborăm un plan de afaceri pentru dezvoltarea organizației

Una dintre cele mai importante secțiuni ale dezvoltării strategice a unei întreprinderi este planul de afaceri al activităților companiei pentru perioada de prognoză.

4 funcții cheie ale unui plan de afaceri:

Transformă obiectivele strategice de dezvoltare în indicatori ai activităților financiare și economice ale companiei pentru perioada de prognoză.

Servește ca sursă de verificare a realismului strategiilor dezvoltate (prin compararea indicatorilor de prognoză cu capacitățile de resurse ale companiei).

Ea stă la baza elaborării bugetelor pentru companie în ansamblu și diviziile sale pentru anul.

Acționează ca un ghid pentru ajustarea strategiilor de dezvoltare ale companiei pentru perioadele ulterioare.

De obicei, planurile de afaceri sunt întocmite pentru o perioadă de trei până la cinci ani; există opțiuni pentru până la zece ani.

Principalele criterii de alegere a unei perioade de planificare strategică sunt situația actuală a pieței și poziția companiei. De exemplu, dacă situația pieței este destul de stabilă și compania operează cu succes în ea de mult timp, își poate permite să prezică rezultate pe termen lung pe baza unei „strategii de succes”.

Dacă piața este agitată și compania nu se simte suficient de stabilă, este forțată să lucreze la o „strategie de supraviețuire”, în care prognoza pe termen lung este impracticabilă din cauza incertitudinii dezvoltării ulterioare a situației. În acest caz, se întocmește un plan de afaceri pe o perioadă de la unu până la trei ani.

Planul de afaceri al companiei Volga pentru o perioadă de trei ani este în tabel. 2.

După cum reiese din datele planului de afaceri, strategiile companiei și obiectivele lor sunt realiste și destul de realizabile. Compania Volga desfășoară o afacere profitabilă, venitul său din exploatare este suficient de echilibrat și îi permite să mențină o anumită rată a profitabilității, în același timp cu creșterea volumelor de vânzări.

Datorită creșterii profitului net, compania poate rezolva și problema dependenței mari de finanțarea externă, investind profiturile primite în completarea capitalului de lucru pentru derularea afacerii.

Asigurarea relatiei dintre strategiile, planurile de dezvoltare a afacerii si bugetele organizatiei

În mod ideal, atunci când elaborează un plan de dezvoltare strategică, o companie trebuie să asigure relația dintre strategii, planurile de dezvoltare a afacerilor și bugetele companiei și diviziilor. Această relație garantează implementarea cu succes a planului strategic, deoarece indicatorii țintă ai strategiilor companiei vor fi legați de parametrii planului de dezvoltare a afacerii, pe baza căruia sunt planificate toate bugetele companiei. În consecință, implementarea obiectivelor bugetare va duce la atingerea obiectivelor strategice ale companiei. Vizual, această relație este prezentată în Fig. 3.

Folosind exemplul planului de dezvoltare strategică al companiei Volga pe care îl luăm în considerare, vom vedea dacă există legături între planurile de mai sus.

În partea finală a planului de dezvoltare strategică al întreprinderii, includeți o descriere a metodelor de management al riscului, deoarece în planificarea pe termen lung nivelul de incertitudine crește simultan cu creșterea orizontului de planificare.

Deși este foarte posibil să se obțină un nivel ridicat de acuratețe a datelor și să se asigure interconectarea tuturor elementelor de planificare atunci când se elaborează o prognoză pe un an, atunci când se elaborează un plan strategic pe cinci ani, un număr semnificativ de ipoteze și ipoteze cu privire la dezvoltarea a situaţiei trebuie făcută. Prin urmare, ar fi o idee bună ca toate părțile interesate (proprietari, management, management) să înțeleagă, atunci când se pun de acord asupra unui plan strategic, ce riscuri pot împiedica implementarea acestuia și ce poate face compania pentru a minimiza apariția acestora.

Concluzie

Un plan complet de dezvoltare strategică pentru o întreprindere include următoarele secțiuni:

• Rezultatele analizei contextului extern și intern al organizației la momentul elaborării planului.
• Descrierea activităților curente și a obiectivelor de dezvoltare pe termen lung ale organizației.
• Descrierea misiunii companiei și a strategiilor de dezvoltare.
• Strategiile funcționale ale diviziilor companiei.
• Descrierea proiectelor de dezvoltare a companiei.
• Planuri de afaceri pentru implementarea proiectelor de dezvoltare.
• Descrierea metodelor de management al riscului pentru implementarea planului strategic.

Elaborarea unui plan de dezvoltare strategică stă la baza alegerii obiectivelor pe termen lung ale întreprinderii și modalităților de realizare a acestora. Planificarea strategică ajută la alocarea și utilizarea eficientă a resurselor companiei pentru atingerea scopurilor și obiectivelor principale ale misiunii alese.

Vă rugăm să rețineți: este necesar să se monitorizeze sistematic planul aprobat pentru ca acesta să nu-și piardă relevanța și să se efectueze un audit al strategiilor companiei, deoarece situația de piață și procesele interne ale companiei se pot schimba semnificativ sub influența factorilor care au făcut-o. nu se manifestă la momentul elaborării planului strategic. Este mai bine să identifici rapid ineficacitatea căii alese decât să continui cu încăpățânare să irosești timpul și resursele companiei pentru atingerea unui obiectiv care și-a pierdut relevanța.

În esență, planificarea strategică este un proces continuu în care o companie trebuie să găsească cea mai scurtă și mai eficientă cale către succes.