Plano de desenvolvimento e implementação. Tecnologia para criar um plano de projeto. Planejando um projeto com base em parâmetros de tempo

Antes de começarmos a falar sobre desenvolvimento e planejamento de projetos, vale a pena relembrar um pouco nossa compreensão do planejamento como tal. A essência do planejamento é definir metas e determinar formas de alcançá-las, criando um conjunto de atividades e ações necessárias para sua implementação, utilizando métodos e formas de implementar atividades e ações, vinculando os recursos necessários para sua execução e coordenando as funções desempenhadas pelos participantes do projeto. . É com a questão do planejamento que iniciaremos a primeira aula (faremos imediatamente um pequeno aviso: há muita informação sobre o desenvolvimento e planejamento de projetos, por isso iremos apresentá-la de forma concentrada, detalhando apenas nos pontos mais importantes).

Planejamento de projeto

O trabalho de elaboração de um plano inclui todas as etapas de criação e implementação do projeto. Começa com o desenvolvimento do conceito do projeto pelo líder (gerente do projeto), continua com a seleção das decisões estratégicas, desenvolvimento dos detalhes, celebração dos contratos e execução da obra, e termina com a finalização do projeto.

Na fase de planejamento são estabelecidos os principais parâmetros para a implementação do projeto. Esses incluem:

Duração de cada elemento controlável do projeto
Necessidade de recursos (financeiros, materiais e técnicos e trabalhistas)
Prazos de entrega de equipamentos, componentes, materiais, matérias-primas necessários, etc.
Momentos e volumes de atração de organizações (construção, design, etc.)

Qualquer processo e qualquer procedimento de planejamento de projeto deve garantir que o projeto seja concluído no prazo e em conformidade com todos os requisitos, incluindo custos, padrões e qualidade. Além disso, em um projeto bem organizado, um órgão separado deve ser responsável por desempenhar cada função e atingir cada objetivo: para a missão do projeto - o gerente do projeto, para objetivos privados - os responsáveis, etc. É para este efeito que se costuma desenvolver uma matriz de responsabilidades que defina a funcionalidade dos executores e especifique o alcance do seu trabalho.

Quanto mais elevado for o nível do órgão de governo, mais generalizada será a tomada de decisões sobre a gestão das divisões inferiores. À medida que o nível hierárquico aumenta, aumentam os intervalos de tempo entre a definição de tarefas, o acompanhamento da sua implementação, etc. Nestes intervalos, as unidades de nível inferior devem trabalhar de forma independente e independente dos seus pares. Seu trabalho independente é garantido por reservas de recursos, que também precisam ser planejadas.

Objetivo principal do planejamento- trata-se da construção de um modelo de implementação do projeto necessário para coordenar as ações dos envolvidos no projeto. Graças a este modelo, é estabelecida a ordem de execução dos trabalhos, etc.

Na primeira fase do planeamento do projeto, são desenvolvidos planos iniciais que servem de base para a elaboração do orçamento do projeto, determinação das necessidades de recursos, organização do apoio ao projeto, etc. O planejamento sempre precede o controle e é considerado a base para sua aplicação, pois permite comparar indicadores planejados e reais.

O planejamento é o processo mais importante para um projeto, pois dele depende o resultado. O âmbito e o detalhe do planeamento dependem da utilidade da informação que pode ser obtida durante o processo de implementação e é determinado pela concepção do próprio projecto. O processo de planejamento não pode ser totalmente automatizado, porque tem muitos parâmetros variáveis. Além disso, pode ser influenciado por fatores aleatórios.

Além disso, o planejamento do projeto consiste em uma série de processos principais e de apoio.

Principais processos (sempre presentes):

Planejar, documentar e descrever o escopo do projeto
Determinar as principais etapas do projeto e dividi-las em componentes menores
Orçamentar e estimar o custo dos recursos necessários para implementar o projeto
Determinar e elaborar um plano de ação passo a passo para garantir o projeto
Determinando a sequência de trabalho
Determinação de dependências tecnológicas e restrições de trabalho
Estimativa da duração do trabalho, custos trabalhistas e outros recursos necessários para concluir trabalhos individuais
Planejamento de recursos (determinar o tipo de recursos para o trabalho do projeto e seu volume)
Determinar o momento do trabalho em condições de recursos limitados
Formação de um orçamento e vinculação de custos de acordo com estimativas a tipos específicos de obra
Desenvolvimento de um plano de projeto
Coletar os resultados de outros processos de planejamento e organizá-los em um único documento

Processos de apoio (presentes conforme necessário):

Planejar e estabelecer padrões de qualidade e determinar como alcançá-los
Planejamento organizacional, incluindo a definição e distribuição de normas de funcionalidade, responsabilidade e subordinação
Selecionar as pessoas necessárias para implementar o projeto e formar uma equipe
Estabelecer as necessidades de comunicação e informação dos membros do projeto
Identificação, avaliação e documentação dos riscos do projeto (estabelecimento dos fatores de incerteza e do grau de sua influência no projeto, identificação de cenários favoráveis e desfavoráveis para a implementação do projeto)
Planejamento logístico (o que, quando, onde e como comprar e entregar)

Os planos (redes e cronogramas) que representam os resultados do planejamento devem, em última análise, ser construídos em uma estrutura piramidal que inclua todas as informações necessárias, diferenciadas por níveis, prazos, etc. O planejamento dos projetos e a sistematização dos planos baseiam-se nos princípios do “feedback”, o que garante a comparação regular das informações planejadas e reais e confere ao trabalho mais eficiência, relevância e flexibilidade.

Princípios de planejamento de projetos

As decisões tomadas e as ações tomadas no domínio do planeamento de projetos baseiam-se em vários princípios importantes:

O princípio da intencionalidade. Expressa-se no fato de que o projeto visa atingir o objetivo final do iniciador do projeto (pessoa, grupo de pessoas, organização, etc.)
Princípio sistemático. Assume que o projeto é gerido como um todo único com características próprias de formação e desenvolvimento, mas ao mesmo tempo pode ser dividido em subsistemas com seu posterior estudo, pois eles estão todos interligados e afetam uns aos outros e todo o projeto. Isto permite encontrar e criar conexões úteis entre os subsistemas e suas relações efetivas, para apresentar avaliações qualitativas e quantitativas do processo de implementação de todo o projeto e seus elementos individuais.
O princípio da complexidade. Segundo ele, os fenômenos são considerados tendo em conta a sua dependência e conexão, são utilizados diferentes métodos e formas de gestão, todo o conjunto de objetivos de gestão de projetos é considerado em vários níveis e em vários links, os elementos individuais estão interligados e correlacionados. com o objetivo principal do projeto.
O princípio da segurança. Significa que todas as atividades previstas no projeto devem ser dotadas de todos os recursos necessários à sua implementação.
O princípio da prioridade. Ele afirma que no desenvolvimento de um projeto e na sua implementação, a atenção principal deve ser dada às tarefas primárias determinadas pelo conceito geral de desenvolvimento estratégico.
O princípio da segurança económica dos eventos planeados. A segurança econômica deverá ser calculada tomando como base a probabilidade de perdas e danos em decorrência do não cumprimento do evento planejado pelo projeto. Nenhuma inovação no trabalho pode eliminar os riscos, por isso na prática de desenvolvimento e planejamento de projetos é necessário não evitar os riscos, mas assumir conscientemente os riscos justificáveis, a fim de reduzi-los ao nível máximo possível.

Para além dos princípios que referimos, é também importante ter em conta a consistência das tarefas e interesses de todas as pessoas envolvidas no desenvolvimento e implementação do projeto e a oportunidade de atingir os objetivos definidos no prazo prescrito. .

Levando em consideração as características do planejamento do projeto e os princípios acima, podemos passar para a próxima questão igualmente importante - dividir o trabalho de design em componentes.

Estrutura analítica do trabalho, matriz de responsabilidade, itens de custo

Uma estrutura analítica do projeto (EAP) é uma estrutura hierárquica para dividir sequencialmente um projeto em subprojetos e conjuntos de trabalho detalhado em diferentes níveis. Um sistema de gestão de projetos é a principal ferramenta para a criação de um sistema de gestão de projetos que permite resolver diversos problemas organizacionais, distribuir responsabilidades, estimar custos, criar um sistema de relatórios, apoiar a recolha de dados sobre o desempenho dos trabalhos e apresentar os seus resultados. Além disso, com a ajuda do CPP, é conveniente coordenar o plano do projeto com as necessidades do cliente.

Para o gerente de projetos, o sistema de gerenciamento de projetos não é menos importante, porque permite:

Determine o trabalho e os pacotes de trabalho para atingir metas intermediárias
Esteja ciente de se todos os objetivos do projeto serão alcançados
Crie uma estrutura de relatórios adequada
Determine os marcos de progresso do projeto
Distribuir responsabilidades entre os executores
Fornecer aos membros da equipe uma compreensão objetiva de todas as tarefas e metas do projeto

Os complexos (pacotes) de obras correspondem, em regra, ao menor nível de detalhe da autorização de trabalho e incluem trabalhos detalhados, que por sua vez podem ser constituídos por etapas. O trabalho detalhado e as etapas não são elementos da EAP.

O WDS pode ser desenvolvido de cima para baixo (do principal para o específico) e de baixo para cima (do específico para o principal), ou utilizando ambas as abordagens. As informações para o desenvolvimento do WDS podem ser identificadas usando. O WDS final deve levar em consideração todos os objetivos do projeto e os pré-requisitos para a sua implementação.

O detalhe do sistema de gestão de projetos depende do conteúdo do projeto, da experiência e habilidades da equipe, do sistema de gestão, dos princípios de distribuição de responsabilidades, do sistema de relatórios, etc. Para criar uma EAP, muitas vezes são utilizadas especificações funcionais e técnicas com requisitos gerais de trabalho.

Graças à estrutura hierárquica do projeto, que se baseia na EAP, é possível utilizar procedimentos de coleta e processamento de dados sobre o andamento dos trabalhos do projeto de acordo com marcos, pacotes de trabalho, etc. Também permite resumir informações sobre prazos, recursos, custos e cronogramas.

A compilação do SRR pode basear-se nas seguintes bases:

Estágios do ciclo de vida do projeto
Características da estrutura organizacional
Componentes do resultado (produto, serviço, etc.) obtido após a implantação do projeto
Elementos funcionais ou de processo das atividades da organização que implementa o projeto
Localização geográfica (se os projetos estiverem distribuídos espacialmente)

Na prática, quase sempre são utilizadas EAPs combinadas, criadas a partir de diversas bases, e a EAP deve incluir todo o trabalho do projeto, incluindo trabalhos e etapas detalhadas.

Uma das etapas mais importantes na construção de uma EAP é a análise de sua completude, portanto, se o projeto contiver trabalhos que sejam controlados não só pelo gerente do projeto, mas também pelo cliente, eles também deverão ser incluídos na EAP - isso será garantir a integridade da estrutura.

Tendo em conta as informações sobre o plano de atividades do projeto, a discriminação do cronograma de trabalho do projeto é realizada de acordo com os critérios e características do projeto. A desagregação ocorre até que sejam identificadas todas as atividades e elementos importantes do projeto para que seja possível planejá-los, determinar o seu orçamento, traçar um cronograma e um plano de ação para o seu controle. Para simplificar e automatizar o CPP, é necessário atribuir a todos os seus elementos um identificador correspondente ao número do nível. Os identificadores devem refletir os critérios de divisão do trabalho.

É igualmente importante evitar uma série de erros na estruturação de um projeto, nomeadamente:

Pule a fase de estruturação e prossiga para encontrar soluções para os problemas atuais
Utilizar apenas unidades organizacionais, fases ou funções no processo de estruturação, e não produtos finais ou recursos aplicados
Esquecer que o sistema de gestão de projetos deve abranger todo o projeto, omitindo as fases inicial e final do projeto e o trabalho de cada departamento
Repetir elementos da estrutura
Esquecer de integrar a estrutura do projeto com o sistema de preparação da documentação do projeto e o sistema de relatórios financeiros
Super ou subdetalhamento da estrutura
Criar uma estrutura para que não esteja sujeita a processamento informático (todos os elementos ou níveis do plano devem ter codificação adequada)
Não leve em consideração produtos finais “intangíveis”, por exemplo, serviços, serviços, etc.

O sistema de gerenciamento de projetos é a base para que os membros da equipe entendam a essência e as dependências do trabalho do projeto, garantindo o posterior trabalho coordenado de todos os departamentos.

A matriz de responsabilidade mencionada acima e o organograma do projeto (SOF) são duas ferramentas que ajudam o gerente de projeto a criar uma equipe que atenda aos objetivos e metas do projeto. A utilização de SSO e SRR na construção da matriz de responsabilidade é claramente mostrada na figura a seguir:

A composição e o plano do trabalho do projeto influenciam grandemente a forma da estrutura organizacional necessária para atingir os objetivos do projeto.

A matriz de responsabilidades permite garantir e acordar a estrutura de responsabilidade dos membros da equipe (divisões) pela execução do trabalho. Em essência, esta é uma forma de descrição da distribuição de responsabilidades pela execução do trabalho do projeto, onde são indicadas as funções dos membros da equipe e/ou departamentos. Um eixo da matriz de responsabilidades exibe uma lista de pacotes de trabalho para obras e o outro - uma lista de executores responsáveis por sua implementação.

Os elementos da matriz são códigos para tipos de trabalho de uma lista compilada antecipadamente (você também pode inserir o custo do trabalho na matriz). O âmbito das responsabilidades é determinado pelas especificidades do projeto e da sua organização, mas recomenda-se a utilização de um pequeno conjunto de atividades que sejam fáceis de compreender e descrever. Abaixo está um exemplo de matriz de responsabilidade:

A matriz de responsabilidades pode exibir os tipos de responsabilidades dos gestores e as funções das pessoas que auxiliam na implantação do projeto, mas não participam diretamente dele. Se a matriz for corretamente elaborada, tornar-se-á uma excelente ferramenta que garante tanto a execução eficaz do trabalho como o apoio bem sucedido por recursos internos e externos.

Os responsáveis pela execução da obra são nomeados no planejamento do projeto, pois É necessário ter uma ideia dos recursos disponíveis antes mesmo de tomar medidas para implementar o plano. Uma vez identificados os recursos, é necessário determinar como podem ser obtidos; isto diz especialmente respeito aos recursos laborais.

A nomeação dos colaboradores é feita em etapas - primeiro é formado um grupo de trabalho e depois uma equipe de projeto, pois é o grupo de trabalho que se tornará a espinha dorsal da futura equipe. A composição do grupo de trabalho é determinada pelas tarefas e objetivos do projeto. O grupo quase sempre consiste em gerentes, membros influentes e pessoal-chave.

O grupo de trabalho participa do início e do planejamento do projeto. Nesta fase ainda não é possível determinar os recursos, porque Existem apenas informações gerais sobre o projeto, e dados mais detalhados serão obtidos após a realização de um trabalho detalhado e a criação de um sistema de gerenciamento de projetos. A nomeação final dos executores e a determinação da sua funcionalidade ocorrerão somente após o desenvolvimento final e aprovação do plano.

Para designar adequadamente os responsáveis, você precisa estar ciente de vários tipos de recursos que podem ser utilizados:

Recursos trabalhistas
Recursos financeiros
Equipamento
Equipamento técnico
Tecnologia e informação
Fornecedores e materiais

Apesar de os executores nem sempre terem todas as alavancas para gerir e utilizar os recursos, o conhecimento dos sete tipos de recursos simplifica muito o processo de descrição de um projeto e de decisão sobre a distribuição de responsabilidades, porque, como já foi dito, os pacotes de trabalho devem ser dotados de tudo o que for necessário para a sua implementação. E para isso, é importante responder a duas perguntas:

Quais recursos específicos são necessários para implementar todo o trabalho do projeto (uma lista de requisitos pode ser obtida usando o cronograma de trabalho e o cronograma de trabalho)?
O que você já precisa?

Uma vez respondidas estas questões, a atribuição final de responsabilidades pode ser feita.

Aqui devemos falar sobre um meio adicional de planejar o trabalho do projeto - a estrutura dos itens de custo. Não deve ser confundida com contas contábeis, pois... de acordo com os itens nele incluídos, são classificadas e recolhidas informações de gestão não documentadas necessárias à tomada de decisões de gestão (o que significa que não existe documentação que comprove os custos reais, mas existem dados preliminares sobre os recursos utilizados, trabalhos realizados, etc.).

Os itens de custo são uma ferramenta de gerenciamento que permite coletar dados sobre os custos reais do trabalho executado e depois compará-los com os custos de acordo com o planejado. Os mesmos artigos são utilizados para planejar e controlar tempos e custos, porque inclua informações sobre o trabalho atribuído com base na EAP. Abaixo você pode ver um exemplo de formação de itens de custo para pacotes de trabalho de responsabilidade de departamentos específicos (com base na EAP):

Os itens de custo podem incluir dados para vários pacotes de trabalho baseados em bases diferentes, como:

Pessoas responsáveis
Estrutura da conta
Prazos
Conteúdo do trabalho

Resumindo tudo o que precede sobre as rubricas de custos, resta apenas referir que contribuem para a formação e acompanhamento do orçamento do projeto, a implementação da contabilidade de gestão corrente e a avaliação de possíveis custos após a conclusão dos trabalhos do projeto.

Agora podemos considerar os métodos mais eficazes de planejamento de projetos para garantir a implementação oportuna do projeto como um todo e de suas etapas individuais.

Planejamento de projeto de rede

Métodos de planejamento de projetos de rede ou, como também são chamados, diagramas de rede (rede de grafos, diagrama PERT) são uma exibição gráfica do trabalho do projeto e das dependências entre eles. O conceito de “rede” aqui refere-se a toda a gama de atividades e pontos de controle do projeto com dependências estabelecidas entre eles.

Os diagramas de rede exibem um modelo de rede como um gráfico com uma série de vértices que correspondem às atividades, e as linhas que os conectam mostram as relações entre essas atividades. Um gráfico, geralmente chamado de diagrama de precedência ou rede de vértices, é considerado a representação mais comum de uma rede. Abaixo você pode ver um exemplo de fragmento desse gráfico:

Existe também um tipo de diagrama de rede chamado rede de eventos de vértice, mas não é usado com muita frequência em trabalhos práticos. Neste caso, o trabalho assume a forma de uma linha conectando dois eventos (nós gráficos) que representam o início e o fim de um determinado trabalho. Um bom exemplo desse gráfico é um gráfico PERT - aqui está:

Diagramas de rede são frequentemente confundidos com fluxogramas, mas isso não é totalmente verdade, porque... A diferença entre um diagrama de rede é que ele exibe apenas as dependências lógicas das atividades, enquanto um fluxograma mostra entradas, saídas e processos. Também não há ciclos repetidos (loops) no diagrama.

Os métodos de planejamento de rede são métodos que visam minimizar a duração de um projeto. Eles são baseados no método do caminho crítico (MCP ou CPM (do inglês Critical Path Method)) e no método de avaliação e revisão de planos (PERT (do inglês Program Evaluation Review Technique)).

O caminho crítico refere-se ao caminho mais longo da rede, e os trabalhos ao longo deste caminho são chamados de críticos. A duração mínima do trabalho de design depende da duração do caminho crítico. A duração geral do projeto pode ser reduzida reduzindo as atividades críticas. Assim, atrasos na conclusão das obras acarretam um aumento na duração do projeto.

Usando o método do caminho crítico, você pode calcular cronogramas aproximados para concluir um pacote de trabalho com base na estrutura lógica da rede e nas estimativas da duração das atividades individuais, bem como estabelecer um caminho crítico geral para o projeto.

Existe também o conceito de reserva completa (reserva) de tempo. Esta é a diferença entre as datas de início ou término tardio e antecipado do trabalho. A essência gerencial da folga é que existe uma oportunidade de acomodar restrições financeiras, de recursos ou tecnológicas, e o gerente do projeto pode suspender o trabalho pelo período disponível na folga sem medo de afetar negativamente a data final de conclusão do projeto. O tempo ocioso para trabalhos críticos é zero.

Um gráfico de linhas horizontais onde as tarefas do projeto são representadas por segmentos de tempo com parâmetros de tempo específicos (início, término, atrasos, etc.) é chamado de gráfico de Gantt e também é parte integrante do planejamento da rede. Aqui está o exemplo dela:

Para um planejamento eficaz, é conveniente usar gráficos PERT, um gráfico de rede e um gráfico de Gantt. O próprio planejamento da rede implica uma descrição de todo o trabalho do projeto na forma de um conjunto de trabalhos com relações específicas entre eles. Para calcular e analisar um diagrama de rede, normalmente é usado um conjunto de operações de rede chamado procedimento do método do caminho crítico.

O modelo de rede está sendo desenvolvido em etapas:

Listas de trabalhos de design são determinadas
Os parâmetros de trabalho são avaliados
Dependências entre empregos são estabelecidas

As listas de trabalho precisam ser definidas para descrever todas as atividades do projeto, incluindo todos os detalhes. O trabalho é o principal elemento do modelo de rede. Os pacotes de trabalho definem as atividades que devem ser executadas para alcançar os resultados do projeto. Os resultados geralmente são destacados com pontos de controle.

Antes de desenvolver um modelo de rede, você precisa ter certeza de que o nível inferior do WDS inclui todo o trabalho que garante o cumprimento dos objetivos específicos do projeto. O modelo de rede é o resultado da definição de dependências entre atividades e da adição de eventos e atividades de conexão. Na sua forma mais geral, a abordagem apresentada baseia-se no pressuposto de que qualquer trabalho se destina a ajudar a atingir um objetivo específico. O trabalho conectivo não precisa necessariamente ter como objetivo alcançar um resultado material, porque seu objetivo pode ser organizar um evento específico, etc.

A principal tarefa do gerente de projeto é avaliar os parâmetros da obra. Para este efeito, podem estar envolvidos outros participantes do projeto responsáveis pela conclusão de tarefas individuais do projeto. A avaliação da duração da obra e da necessidade de recursos e recursos financeiros afeta mais diretamente a relevância dos planos e cronogramas de recursos e custos, que são elaborados após a análise do modelo de rede. Essa avaliação deve ser realizada para cada uma das obras. Então, com base nisso, os níveis de SRR no plano do projeto são generalizados e formados.

Para que as etapas individuais do projeto e todo o projeto como um todo sejam implementadas no prazo, também é necessário planejar o projeto de acordo com os parâmetros de tempo. Vamos considerar esse problema com mais detalhes.

Planejando um projeto com base em parâmetros de tempo

Os parâmetros de tempo devem ser entendidos aqui como os períodos de tempo durante os quais o trabalho e os pacotes de trabalho estão planejados para serem concluídos, bem como os pontos de controle do processo de implementação do projeto. O tempo é o fator mais importante que afeta a eficácia de todo o plano.

Os termos de implementação dos elementos do projeto e de todo o projeto são sempre planejados com antecedência e, claro, é desejável minimizá-los. Mas a minimização dos prazos é limitada por três parâmetros: capacidades técnicas, requisitos tecnológicos e qualidade do trabalho. Tudo isso deve ser levado em consideração no planejamento.

O planejamento de acordo com parâmetros de tempo é um elemento-chave do gerenciamento de projetos, que inclui vários componentes. Esses componentes são:

Conceito de gerenciamento de projetos baseado em parâmetros de tempo
Agendamento de projetos
Monitorando o progresso do trabalho de design
Análise e regulação do andamento do trabalho
Fechando o gerenciamento do projeto

Muitas vezes é difícil concluir um projeto dentro de um determinado prazo. A razão para isto é uma compreensão pouco clara do que exactamente precisa de ser gerido, e a maioria dos problemas surge na fase de planeamento.

O motivo das discrepâncias com o cronograma pode ser atrasos nas entregas, falta de recursos, etc. Se o escopo e as áreas temáticas do projeto forem determinados incorretamente, posteriormente deverão ser feitos ajustes no trabalho e no cronograma.

Quando um gerente está lidando com projetos recorrentes típicos, é conveniente determinar com precisão o tempo e a sequência das ações, embora na prática os projetos sejam repetidos extremamente raramente.

Se falarmos sobre os motivos das perdas temporárias em um projeto, eles incluem:

Qualidade inadequada e gestão orçamentária
Nenhum plano de contingência para custos inesperados
Má distribuição de riscos entre os participantes do projeto
Falta de estrutura no sistema de comunicação
Difícil de implementar o sistema de relatórios do projeto

Outro componente importante do gerenciamento de projetos baseado em parâmetros de tempo é o gerenciamento de recursos de tempo pessoal. Isto é relevante para todos os executores e participantes do projeto, mas é mais importante para o gestor, porque ele é o responsável pelo sucesso do projeto, o que significa que precisa de tempo para realizar muitos tipos de trabalho.

Para melhorar a gestão do tempo pessoal, é aconselhável utilizar os chamados formulários. O formulário é uma lista de trabalhos a serem concluídos, indicando os executores e os prazos. O trabalho de maior prioridade deve ser transferido para blocos de tempo do calendário de planeamento. Um calendário de planejamento pode ser assim:

Eventos não programados ou trabalhos de menor prioridade podem ser adicionados a blocos de tempo vazios. Nos casos em que a quantidade de trabalho excede o tempo, o trabalho pode ser planejado com vários dias de antecedência. Mas você não deve abusar disso, caso contrário, poderá haver atrasos na conclusão de tarefas de alta prioridade. E dado que o trabalho de baixa prioridade pode aumentar de prioridade nos dias subsequentes, todas as tarefas devem ser concluídas a tempo.

Para fazer isso, você precisa definir corretamente as prioridades e agir de acordo com elas. O gerente de projeto não deve se distrair com tarefas secundárias e pouco claras e procrastinar na tomada de decisões importantes. Ele também deve ser capaz de delegar autoridade.

E a última coisa que focaremos na primeira lição são algumas questões organizacionais.

Organização do trabalho de planejamento do projeto

O planejamento do projeto é o processo de tomada de decisões que determinam a sequência do trabalho e das atividades do projeto. Desempenha um papel dominante no gerenciamento de projetos, representando o início organizador do processo de implementação do projeto.

O planejamento do projeto inclui várias etapas:

Definir metas e objetivos
Cálculo de recursos
Criando um cronograma de duração de trabalho
Otimização do cronograma de trabalho
Organização da execução do trabalho
Criação de um plano de calendário para aumentar a complexidade do trabalho
Acompanhamento do andamento do trabalho
Ajuste do progresso do trabalho

Um plano de implementação do projeto é um plano abrangente que contém um sistema abrangente de tarefas e objetivos, trabalho detalhado, ações e atividades para atingir o objetivo principal do projeto. Deve-se prestar muita atenção na elaboração de um plano de implementação, tentando evitar erros comuns, como:

Definir metas erradas
Usando informações incompletas
Ignorando experiências passadas
Ignorando a questão da disponibilidade de recursos
Falta de atenção à coordenação dos participantes do projeto
Ignorando a motivação dos artistas
Atenção excessiva aos detalhes do plano
Fazer um plano por um plano e ignorar o controle sobre a adesão ao plano

Apesar do grande número de erros e da sua especificidade, ter em conta todos os elementos de planeamento de que lhe falamos ajuda a evitá-los. É importante apenas lembrar que o planejamento do projeto é um arranjo sistemático de tarefas, cujo objetivo é alcançar o resultado principal - a implementação do projeto. E tendo em conta que o plano contém sempre instruções de ação e as próprias ações, pode ser considerado com segurança um padrão ou diretriz com a qual serão comparados os indicadores reais. Se, como resultado de tais comparações, forem encontradas discrepâncias, é necessário tomar medidas para ajustar o plano.

Na segunda lição falaremos sobre outro elemento importante do gerenciamento de projetos para um gestor – o gerenciamento de equipes. Serão consideradas questões como a composição dos participantes do projeto, as funções de um gerente de projeto, características de formação e desenvolvimento de uma equipe de projeto, características e composição de uma equipe, resolução de conflitos e uma série de outras.

Teste seu conhecimento

Se quiser testar seus conhecimentos sobre o tema desta lição, você pode fazer um pequeno teste composto por várias questões. Para cada questão, apenas 1 opção pode estar correta. Após selecionar uma das opções, o sistema passa automaticamente para a próxima pergunta. Os pontos que você recebe são afetados pela correção de suas respostas e pelo tempo gasto na conclusão. Observe que as perguntas são diferentes a cada vez e as opções são misturadas.

DOCUMENTOS FORNECIDOS PARA RECEBER APOIO FINANCEIRO
Documentos que justificam o reembolso

Para obter informações detalhadas sobre um projeto previsto para implementação, as entidades financiadoras solicitam um plano de negócios ou estudo de viabilidade no caso de atribuição de fundos reembolsáveis, uma estimativa no caso de atribuição de fundos a fundo perdido.

Via de regra, um estudo de viabilidade contém informações sobre a parte técnica e financeira do projeto, inclui uma estimativa e cálculos financeiros simples que justificam a possibilidade de devolução de recursos.

Plano de negóciosé um documento estruturado detalhado que descreve as metas e objetivos que a empresa precisa resolver, as formas de atingir suas metas e os indicadores técnicos e econômicos da empresa e/ou projeto como resultado de sua concretização. Contém uma avaliação da situação atual, dos pontos fortes e fracos do projeto, análise de mercado e informações sobre os consumidores de produtos ou serviços. Atualmente, um plano de negócios é uma forma geralmente aceita de familiarizar potenciais investidores, credores e outros parceiros com o projeto no qual são convidados a participar.

Pergunta. Qual é o propósito de desenvolver um plano de negócios?

Responder. Um plano de negócios é desenvolvido com o objetivo de:

Pergunta. Quais seções um plano de negócios deve conter?

Responder. A composição do plano de negócios e o grau de detalhe dependem da dimensão do futuro projeto e da área a que se refere. Se se pretende estabelecer uma nova produção, então deve ser desenvolvido um plano muito detalhado, ditado pela complexidade do próprio produto, bem como do seu mercado. Se estamos falando apenas da venda de um produto no varejo, o plano de negócios pode ser mais simples.

A composição do plano de negócios depende também do tamanho do mercado de vendas pretendido, da presença de concorrentes e das perspectivas de crescimento do empreendimento criado.

Um plano de negócios geralmente consiste nas seguintes seções:

1. Introdução

2. Análise da situação do setor

3. Essência do projeto proposto:

4. Análise de mercado

5. Plano de marketing:

6. Plano de produção

7. Plano organizacional e gestão de pessoal:

8. Nível de risco:

9. Plano financeiro

Pergunta. Que documentos devem ser anexados ao plano de negócios?

Responder. Os seguintes documentos podem ser apresentados como anexo ao plano de negócios:

Pergunta. Qual é a diferença entre um plano de negócios e um estudo de viabilidade?

Responder. Um estudo de viabilidade (TES) inclui apenas a parte técnica e financeira do projeto de investimento, realizado sem cálculos de retorno e eficácia do projeto.

Pergunta. Que informações a estimativa deve conter?

Responder. A estimativa geralmente é submetida a uma organização que fornece apoio financeiro gratuito. A estimativa deve conter uma lista e custo de todos os custos do projeto. Tenha em atenção que a organização financiadora pode exigir uma discriminação da estimativa por calendário e atividades, bem como documentos que confirmem o montante e a finalidade das despesas.

Dicas úteis

Todos os processos, conceitos ou objetos começam em algum lugar. Este momento de início aconteceu há vários dias ou anos atrás, e tudo parecia diferente – não como é agora. Olhando, por exemplo, para um carro, entendemos que no início não era assim: primeiro apareceu uma ideia, depois essa ideia foi transmitida a outras pessoas, o que gerou discussão; Os designers se envolveram na obra, foi lançado o processo de montagem e muito mais.

O acima é um exemplo menor. Mas ele explica perfeitamente a essência - tudo tem um começo.

O gerenciamento de projetos não é exceção. Sendo uma cadeia complexa de tarefas e processos, também começa em algum lugar. Este primeiro passo é plano de projeto.

Neste artigo falaremos sobre o plano e o processo de planejamento, e também explicaremos os pontos relacionados à questão “Como criar tal plano”. Identificamos 7 etapas.

O que é um plano de projeto?

Você deve ter notado que além de plano mencionado e O processo de planejamento. Qual é a diferença entre eles? Tudo é muito simples.

Planejar é um processo, uma discussão. Nele são esclarecidos o escopo do trabalho, os objetivos e as formas necessárias para alcançá-los.

Um plano é um documento oficial que contém todas as decisões de planejamento, volume aprovado e custos. Suas principais funções são o controle, facilitando a comunicação entre os participantes e o agendamento.

Ao criar um plano de projeto, o gerente já deve ter conhecimentos e habilidades essenciais. Isso aumenta as chances de sua implementação bem-sucedida. Além disso, um plano elaborado irá ajudá-lo a antecipar e evitar erros desnecessários e decisões erradas, além de ajudá-lo a economizar tempo e reduzir custos.

Metas do Plano do Projeto

Um plano bem preparado deve responder às seguintes perguntas.

Por que?

As razões pelas quais os fundos são atribuídos ao projecto devem ser esclarecidas; qual problema precisa ser resolvido.

A questão diz respeito ao trabalho que deve ser feito para atingir o resultado e os objetivos finais.

Questionar sobre as pessoas envolvidas, seus papéis e responsabilidades; sobre como eles deveriam ser organizados.

Quando?

Trata-se do cronograma/duração do projeto.

Como criar um plano de projeto?

Antes de iniciar a elaboração do projeto, o gestor deve estar ciente da grande quantidade de dúvidas que surgirão ao longo do projeto e das respostas a elas. Cada questão pode ser destacada separadamente. Mas ainda é melhor identificar padrões e modelos característicos comuns. Então, o que um gestor precisa fazer para traçar um plano de projeto?

1. Comunique-se

O primeiro passo para o sucesso é comunicar-se com a equipe sobre metas, membros, tarefas, etc. O gestor deve saber quem é responsável por qual tarefa, os prazos e simplesmente tudo o que acontece no projeto.

Vale acrescentar que a comunicação não é apenas o primeiro passo. A comunicação durante todo o projeto é a chave para o sucesso.

2. Identifique participantes e objetivos

Determinar todos os participantes do projeto às vezes é difícil: pode haver muitos deles. Além disso, podem influenciar direta ou indiretamente, em maior ou menor grau, o projeto. Por isso é importante identificar todos aqueles que influenciam diretamente a elaboração do plano e levar a sério os seus desejos.

Quem pode ser participante do projeto:

Cliente– a pessoa que financia e aprova diretamente a obra;
Gestor de projeto– uma pessoa envolvida no planejamento, seguido da criação, execução e controle do projeto;
A equipe do projeto, que cria o produto final. Os membros da equipe estão envolvidos em muitos processos importantes, incluindo desenvolvimento, garantia de qualidade, trabalho de design, etc. Normalmente, eles não aprovam o projeto;
Usuário final;
Outro. Esta lista pode incluir uma grande variedade de pessoas: analistas de risco, especialistas em compras, etc.

O que pode ser feito nesta fase? Conduza entrevistas com os principais participantes. Dessa forma você entenderá quais requisitos estão definidos e quais metas devem ser alcançadas. A maneira mais eficaz de atingir metas é a técnica de definição de metas SMART.

A realização de entrevistas também permite ao gestor compreender qual problema o projeto está resolvendo e por que está sendo financiado.

Este é nosso Por que pergunta.

3. Determine todo o escopo do trabalho

Sem dúvida a parte mais importante de qualquer planejamento. Todos os pontos-chave são destacados e discutidos aqui: justificativa, descrição do produto, critérios de conformidade, metas e resultados, limitações, suposições, estimativa de custos e alguns outros. Todos os participantes do projeto devem chegar a um pleno entendimento e acordo nesta fase. Terminada a discussão, tudo o que é importante fica registrado em um documento que descreve o conteúdo e o escopo do projeto.

Esta etapa também reduz os riscos de mal-entendidos que podem levar ao escopo do projeto.

Este é nosso O que pergunta.

4. Defina funções e responsabilidades

Uma das tarefas mais importantes de um gestor é a distribuição de tarefas entre os membros da equipe. Eles devem conhecer seus papéis e responsabilidades. E, claro, não devemos esquecer que as equipes são unidades formadas com um determinado número de participantes.

Este é nosso Quem pergunta.

5. Crie um cronograma do projeto

Este ponto é uma continuação direta do anterior. Depois que as funções e responsabilidades forem atribuídas, a próxima etapa é definir a duração do trabalho para cada recurso com datas de início/término.

Este é nosso Quando pergunta.

Nessa mesma etapa, o gestor estabelece os eventos-chave, o caminho crítico – em geral, trata do cronograma de trabalho.

Qual ferramenta escolher para trabalhar com o projeto?

6. Visualize o plano do seu projeto com um gráfico de Gantt

Observe que quando algumas pessoas falam sobre gráficos, elas se referem ao projeto inteiro. Isso não é inteiramente verdade. Um cronograma visualizado é apenas parte do planejamento e do próprio plano. Todo o projeto é uma estrutura mais complexa.

Use GanttPRO - uma ferramenta online para. Com sua ajuda, um gerente pode:

Criar e distribuir tarefas;
Defina sua duração com datas de início e término.
Estabeleça dependências entre tarefas. O gestor monitora todos os acontecimentos e sabe quando uma tarefa concluída dá origem à próxima;
Monitorar o andamento dos eventos individuais e do projeto como um todo;
Determinar os recursos necessários para concluir as tarefas;
Defina o custo dos recursos;
Interagir com os membros da equipe e revisar todas as alterações feitas;
Acompanhe os principais eventos;
Visualize o caminho crítico – o menor período de tempo necessário para concluir o projeto.

Com os gráficos GanttPRO Gantt é fácil gerenciar processos de planejamento e criar um projeto.

7. Gerencie riscos

Todas as etapas de um projeto podem estar sujeitas a riscos. Portanto, gerenciá-los é um dos aspectos mais importantes do planejamento.

Um gestor experiente é capaz não apenas de avaliar e antecipar tais situações, mas também de criar um plano com formas de resolvê-las. A equipe, por sua vez, também deve saber responder a eventuais mudanças.

Que riscos podem surgir?

Expectativas otimistas sobre tempo e custos;
Requisitos e desejos mal definidos;
Papéis e responsabilidades mal definidos;
Mudanças nos requisitos;
Novos requisitos;
Cortes de orçamento;
Comunicação pobre.

Vamos resumir

Não existem projetos idênticos. Pode-se implementar perfeitamente sem riscos e prazos adiados. Outro pode fracassar mesmo que tenha os mesmos participantes, custos, cronograma e metas. Riscos e mudanças em um projeto são inevitáveis. Mas ainda assim, um escopo de trabalho bem planejado, cronograma, riscos avaliados e excelente trabalho em equipe ajudarão a facilitar o próprio planejamento e a elaboração de um plano. Neste caso, mesmo projetos difíceis podem ser divertidos.

Você tem experiência em planejamento de projetos?

Conforme já referido, um plano de negócios para a criação de um negócio é um plano para a criação de um empreendimento, uma descrição do negócio proposto e uma justificação documental da rentabilidade do projeto que está a ser criado.

O principal objetivo do desenvolvimento de um plano de negócios para a criação de um negócio é planear a atividade económica da empresa criada para os períodos imediato e de longo prazo de acordo com as necessidades do mercado e a capacidade de obtenção dos recursos necessários. Um plano de negócios deve refletir a razoabilidade dos custos e a lucratividade do negócio que está sendo criado.

Contudo, este objetivo não é o único. A par do objetivo principal e definidor da elaboração de um plano de negócios, distinguem-se os seguintes objetivos igualmente importantes:

Reduzir o risco de criação de um novo negócio;

Atrair o interesse de potenciais investidores (patrocinadores, credores);

Compreender até que ponto é realista alcançar os resultados pretendidos;

Mostrar aos potenciais investidores a viabilidade de criação de um novo empreendimento;

Um plano de negócios é geralmente considerado uma ferramenta para obtenção de financiamento (empréstimos, investimentos). Ele informa o investidor sobre a situação do empresário;

Um plano de negócios ajuda a identificar os pontos fortes e fracos do negócio proposto e a avaliar os riscos;

É importante considerar um plano de negócios como o próprio processo de planejamento e uma ferramenta de gestão interna;

Os objetivos da criação de um plano de negócios também são divididos em objetivos internos e externos.

Doméstico Os objetivos são testar seu próprio conhecimento, compreensão do ambiente de mercado e ganhar experiência. É muito importante que o investidor compreenda os objetivos estratégicos, as características, o ambiente competitivo, os pontos fortes e fracos de um determinado projeto de investimento e a sua possível eficácia em determinadas condições.

Os objetivos internos da elaboração de um plano de negócios são:

1) Desenvolvimento de uma estratégia para a criação de um novo empreendimento.

O planejamento estratégico intra-empresa é realizado através da implementação de uma série de etapas:

Definir objetivos estratégicos da empresa;

Determinar um conjunto de rumos alternativos para o desenvolvimento do empreendimento para atingir seus objetivos;

Determinar os recursos necessários para implementar cada uma das direções alternativas de desenvolvimento empresarial;

Avaliação e comparação da eficácia das opções de desenvolvimento empresarial;

Selecionar a opção mais eficaz de todo o conjunto de direções alternativas para o desenvolvimento empresarial;

Avaliação da necessidade de financiamento adicional para implementar a opção selecionada;

Todas as informações significativas obtidas como resultado do planejamento estratégico são refletidas no plano de negócios.

2) Proporcionar a capacidade de controlar o processo de implementação da estratégia desenvolvida.

Como base de comparação, um plano de negócios permite identificar desvios de um determinado curso de ação, determinar as causas desses desvios e planejar medidas para eliminá-los.

Assim, um plano de negócios é uma ferramenta eficaz para a gestão de uma empresa. Ao traçar um plano de negócios, você pode prever a situação futura com maior precisão.

Externo O objetivo da elaboração de um plano de negócios é atrair financiamento de fontes externas sob a forma de investimentos ou fundos emprestados, atrair a atenção dos investidores e do banco, convencê-los de um nível suficiente de eficiência do projeto de investimento e de um elevado nível de gestão empresarial.

Todo investidor desejará avaliar a rentabilidade de investir em um projeto de investimento proposto e avaliar a relação entre o possível retorno do projeto e o risco do investimento, e a melhor maneira de fazer isso é estudar e analisar o plano de negócios do projeto de investimento.

Um plano de negócios, em essência, é o cartão de visita de um projeto de investimento. Dá ao investidor uma resposta à questão de saber se vale a pena investir num determinado projecto de investimento e em que condições será mais eficaz dado o grau de risco aceitável para o investidor.

De acordo com as metas, existem quatro objetivos principais do plano de negócios:

Tarefa 1. Estude a capacidade e as perspectivas do mercado de vendas futuro.

Objectivo 2: Estimar os custos necessários para fabricar e comercializar um produto ou serviço e compará-los com os preços a que pode vender os seus produtos para determinar a rentabilidade potencial.

Tarefa 3. Descubra as armadilhas que aguardam um novo negócio nos primeiros anos de sua existência.

Tarefa 4. Determine os indicadores pelos quais será possível determinar regularmente se as coisas estão subindo ou caminhando para o colapso.

A criação de novos projetos envolve um estudo preliminar de viabilidade económica da viabilidade do negócio, posterior planeamento dos custos necessários para atingir os resultados finais esperados. O planeamento empresarial permite aos economistas-gestores não só justificar a necessidade de desenvolver um determinado projeto de investimento, mas também permite implementá-lo nas atuais condições de mercado.

Os planos de negócios destinam-se principalmente a facilitar a entrada no mercado de tipos de bens e serviços altamente competitivos. Consequentemente, qualquer projecto empresarial deve ter um plano de negócios adequado para justificar a produção e vendas óptimas de bens e serviços.

Um plano de negócios desempenha quatro funções principais:

A primeira delas está relacionada à possibilidade de utilizá-lo para desenvolver uma estratégia de negócios.

Esta função é especialmente necessária ao criar uma nova empresa. Um plano de negócios é um documento que permite determinar um curso de ação e gerenciar seu negócio. Portanto, pode ser apresentado como elemento integrante do planejamento estratégico e como guia de execução e controle.

A segunda função é o planejamento. Permite avaliar as possibilidades de desenvolvimento da área de atividade escolhida.

A terceira função permite atrair fundos. Um plano de negócios é o documento principal ao enviar um pedido de empréstimo a um banco. Um plano de negócios é uma ferramenta eficaz para atrair investimentos, pois permite não só avaliar a rentabilidade de um futuro projeto de investimento, mas também permite ao investidor determinar o tamanho dos investimentos, fontes de retorno dos recursos e prazos de retorno para um futuro negócio projeto.

A quarta função permite envolver potenciais parceiros na implementação dos planos do empreendimento que desejam investir seu próprio capital ou a tecnologia que possuem na produção. Resolver a questão do fornecimento de capital, recursos e tecnologia só é possível se houver um plano de negócios que reflita o curso de desenvolvimento do empreendimento por um determinado período de tempo.

Um plano de negócios é um documento que descreve aspectos de um futuro empreendimento comercial, analisa os problemas que ele pode encontrar e também estabelece formas de resolvê-los. O plano de negócios deve, em última análise, determinar o custo possível do projeto e a receita planejada. Todo empresário deve saber quanto custará um novo projeto e se esse negócio trará receita e, se trouxer, quando e qual o grau de risco? As respostas a estas questões de gestão racional em relações de mercado complexas são dadas por um plano de negócios devidamente elaborado.

A elaboração de um plano de negócios é o primeiro passo de todo aspirante a empreendedor no campo da atividade inovadora, econômica, comercial ou de investimento.

Um plano de negócios é necessário para quem vai investir dinheiro em um projeto de investimento. O principal objetivo de um plano de negócios é provar ao investidor que a ideia de negócio nele delineada é promissora e lucrativa. E para os bancos, o principal é entender onde a empresa conseguirá os recursos necessários para quitar o empréstimo integralmente e no prazo. Para a própria empresa, um plano de negócios é, do ponto de vista profissional, uma forma de compreender as perspectivas de um negócio futuro e avaliar o valor do investimento.

O plano de negócios é elaborado com o objetivo de um planejamento empresarial eficaz e é uma das principais ferramentas de gestão do empreendimento criado, determinando a rentabilidade de suas atividades.

Para um navio que não tem rumo,

nenhum vento será favorável.

Filósofo romano antigo

e o estadista Sêneca

Por onde começar a desenvolver um plano estratégico?

Quais seções devem estar presentes no plano estratégico?

Que métodos podem ser usados para verificar a exatidão do plano estratégico de desenvolvimento?

Como analisar o contexto externo e interno de uma organização?

Como formular uma missão e desenvolver estratégias de desenvolvimento para uma organização?

Como desenvolver um plano de negócios para o desenvolvimento de uma organização?

Como garantir a implementação do plano estratégico de desenvolvimento?

Como garantir a relação entre estratégias, planos de desenvolvimento de negócios e orçamentos da organização?

Uma empresa que não possui objetivos estratégicos de desenvolvimento e planos específicos para alcançá-los está fadada a acompanhar os acontecimentos atuais com perspectivas muito vagas para o futuro. Mas o desenvolvimento de um plano de desenvolvimento estratégico correto exige que a gestão tenha elevadas competências e habilidades, uma vez que envolve não tanto o cálculo de indicadores de desempenho empresarial, mas a previsão da dinâmica empresarial, tendo em conta os riscos e oportunidades associados ao contexto externo e interno da organização.

Muitas vezes você pode se deparar com a opinião de que o planejamento estratégico é necessário para grandes empresas que já se declararam líderes em seu segmento de mercado e olham para o futuro com confiança.

Mas, em primeiro lugar, qualquer empresa tem um objetivo específico para as suas atividades e pelo menos um plano de negócios aproximado. E estes já são elementos do planejamento estratégico.

Em segundo lugar, mesmo os empreendedores principiantes avaliam a dimensão do mercado em que vão operar, o ambiente competitivo e a sua capacidade de entrar neste mercado. Ou seja, realizam a análise estratégica, que também é um dos componentes do planejamento estratégico.

Ou seja, a maioria das pequenas e médias empresas de fato também utiliza o planejamento estratégico, mas, ao contrário dos grandes players do mercado, o fazem de forma assistemática e não integral.

E mesmo nas grandes empresas acontece que os planos estratégicos de desenvolvimento desenvolvidos com muito tempo e esforço permanecem apenas planos. Isto pode ser causado por muitos factores externos e internos, sendo os mais comuns a falta de integridade na metodologia de planeamento e a perturbação das relações entre estratégias, planos de desenvolvimento de negócios e orçamentos da empresa.

Oferecemos uma metodologia para o desenvolvimento do plano de desenvolvimento estratégico mais eficaz e recomendações que ajudarão a evitar possíveis riscos de previsões errôneas, contaremos a você a sequência de formação de um plano de desenvolvimento estratégico e revelaremos a relação entre o contexto, objetivos e recursos da empresa, que devem estar refletidos no plano estratégico de desenvolvimento.

É claro que os planos estratégicos de desenvolvimento das grandes, médias e pequenas empresas serão diferentes devido à diferença na escala da atividade económica, às especificidades do negócio, à complexidade da estrutura organizacional e dos processos de negócio.

Mas, em qualquer caso, um plano estratégico de desenvolvimento bem desenvolvido é formado com base em etapas implementadas sequencialmente:

Análise do contexto externo e interno da organização

O desempenho de qualquer empresa é influenciado por diversos fatores. Sem compreender a extensão do seu impacto, é impossível desenvolver a direção estratégica certa para o desenvolvimento da empresa.

A própria empresa também influencia o ambiente externo (contexto) – o mercado do produto, fornecedores, compradores, parceiros, autoridades reguladoras, etc.

Observação!

O sucesso da implementação da estratégia de uma empresa depende em grande parte da sua capacidade de organizar o ambiente interno (contexto), que inclui processos de negócios, recursos organizacionais, pessoal, estrutura e tecnologias de produção, bem como cultura e princípios corporativos.

A combinação de fatores do contexto interno de uma empresa determina em grande parte a sua competitividade.

Portanto, antes de desenvolver uma missão e estratégia, é necessário realizar uma análise estratégica do contexto externo e interno da empresa, cujo resultado deverá ser uma avaliação dos riscos e oportunidades de uma determinada empresa no seu ambiente de mercado envolvente.

Os 3 métodos mais comuns de análise estratégica:

Análise SWOT;

construção de matrizes de Probabilidade/Impacto;

criando um registro de riscos e oportunidades.

O objetivo da análise SWOT (Força - força, Fraco - fraqueza, Oportunidade - oportunidades e Ameaça - ameaças) é determinar os pontos fortes e fracos da empresa, para estabelecer suas conexões com oportunidades e ameaças externas.

Com base nos resultados da análise, são desenvolvidas estratégias da empresa que visam aproveitar oportunidades e eliminar ameaças ao desenvolvimento.

Matrizes de “Probabilidade/Impacto” são construídas separadamente para posicionar as oportunidades do ambiente externo da empresa e para posicionar as ameaças ao ambiente externo da empresa.

Em cada uma das matrizes, as oportunidades e ameaças são distribuídas de acordo com a probabilidade de sua ocorrência e a força do seu impacto na empresa.

As matrizes ajudam a controlar fatores externos e a desenvolver estratégias de desenvolvimento de negócios.

A criação de um cadastro de riscos e oportunidades envolve uma análise mais detalhada em comparação aos dois métodos anteriores. Primeiro, são identificados riscos e oportunidades nos contextos externo e interno da empresa. Em seguida, os riscos e oportunidades identificados são avaliados de acordo com a probabilidade da sua implementação e o grau de impacto no negócio da empresa. Em seguida, é formada uma matriz de riscos e oportunidades, que reflete o grau total de influência dos riscos e oportunidades avaliados (“Alto”, “Médio”, “Baixo”). A última etapa é a elaboração de um cadastro de riscos e oportunidades. Registra todos os riscos e oportunidades significativos para a empresa, formas de minimizá-los e implementá-los (essencialmente, essas são as estratégias da empresa), bem como os responsáveis (proprietários) de cada um dos riscos e oportunidades.

Conclusão

Ao escolher uma estratégia de desenvolvimento, uma empresa deve focar nos seus pontos fortes (produtos de alta qualidade, atendimento ao cliente, reputação comercial positiva) para aproveitar as oportunidades de expansão dos negócios (aumentar as vendas, lançar um novo tipo de produto, fornecer serviços adicionais aos clientes).

Ao mesmo tempo, é necessário reforçar as suas fragilidades (depreciação de fundos, qualificação insuficiente do pessoal, dependência de empréstimos) para minimizar o risco de ameaças externas (aumento dos preços das matérias-primas, aumento da concorrência no mercado, diminuição do consumo demanda).

Desenvolvimento da missão e estratégias de desenvolvimento da organização

Para perceber em que direção se mover e desenvolver, a empresa deve antes de mais nada decidir sobre a sua missão, ou seja, o objetivo principal da sua existência.

A missão da organização reflete necessariamente o âmbito da atividade e o seu objetivo final. Com base na missão adotada, são desenvolvidas estratégias de desenvolvimento da empresa que garantirão o cumprimento da missão.

As estratégias de desenvolvimento, em primeiro lugar, devem abranger todos os aspectos da missão da empresa e, em segundo lugar, não devem desviar-se do seu significado.

O cumprimento da primeira condição é necessário para o sucesso da implementação da missão da empresa, a segunda - para não desviar os recursos e esforços da empresa para a resolução de problemas que não servem o cumprimento da missão da empresa.

Ao desenvolver estratégias de desenvolvimento da empresa, é necessário verificar cuidadosamente a sua relação com a missão aprovada.

Dado que as estratégias de desenvolvimento dentro da empresa são de natureza global e a sua implementação exige o esforço de todas as divisões da empresa, é necessário traduzi-las nas estratégias das divisões individuais para que os gestores e o pessoal de cada divisão conheçam claramente as suas metas e objetivos. na implementação da estratégia global da empresa.

Além disso, dividir a estratégia da empresa em estratégias divisionais garante que sejam definidas as metas corretas para atingir a estratégia. Concordo, se uma empresa tem um indicador de meta para todos, que é formado a partir do trabalho de vários departamentos, no final é impossível entender qual deles não fez a sua parte no trabalho e quem exatamente é o culpado pelo facto de o indicador da meta global não ter sido alcançado.

Um exemplo de tal transmissão para a empresa Volga é assim (Fig. 2).

Formulamos objetivos estratégicos para o desenvolvimento da empresa

Porém, a formação de um plano estratégico de desenvolvimento de uma empresa não se limita ao desenvolvimento de uma missão e estratégias. Além da direção da ação em si (ou seja, estratégia), também é necessário desenvolver critérios de sucesso (indicadores de metas) e formas de alcançá-los (planos de desenvolvimento de negócios). Só neste caso você pode ter certeza de que a empresa possui um programa claro para o cumprimento de sua missão, apoiado em planos de ação e cálculos dos recursos necessários para sua implementação.

Os objectivos estratégicos (ou indicadores-chave de metas) devem ser específicos e mensuráveis, para que no final de qualquer período seja claro até que ponto a estratégia foi implementada e qual é a dinâmica da sua implementação.

Por exemplo, se tal indicador de estratégia alvo, como o aumento dos volumes de vendas, puder ser expresso como um aumento percentual em comparação com os volumes do período anterior ou em um valor específico. E se o objetivo é a realização de um evento, então a data prevista de conclusão desse evento deve ser indicada como indicador de seu cumprimento.

As metas estratégicas são definidas, via de regra, para um ano e posteriormente ajustadas com base nos resultados reais do trabalho da empresa.

Para visualizar indicadores de implementação de estratégias de desenvolvimento, utilize um mapa de objetivos estratégicos, que indica:

estratégias gerais da empresa;

estratégias de divisão;

áreas-chave para implementação da estratégia;

indicador de meta para cada estratégia;

proprietário do indicador-alvo (divisão responsável pela implementação da estratégia).

Um exemplo de mapa de objetivos estratégicos está na tabela. 1.

Desenvolvemos um plano de negócios para o desenvolvimento da organização

Uma das seções mais importantes do desenvolvimento estratégico de uma empresa é o plano de negócios das atividades da empresa para o período de previsão.

4 funções principais de um plano de negócios:

Transforma os objetivos estratégicos de desenvolvimento em indicadores das atividades financeiras e econômicas da empresa para o período de previsão.

Serve como fonte para verificar o realismo das estratégias desenvolvidas (comparando os indicadores de previsão com as capacidades de recursos da empresa).

É a base para a elaboração dos orçamentos da empresa como um todo e de suas divisões para o ano.

Atua como guia para ajustar as estratégias de desenvolvimento da empresa para períodos subsequentes.

Normalmente, os planos de negócios são elaborados para um período de três a cinco anos, havendo opções de até dez anos.

Os principais critérios para a escolha de um período de planejamento estratégico são a situação atual do mercado e a posição da empresa. Por exemplo, se a situação do mercado for bastante estável e a empresa estiver operando com sucesso nele há muito tempo, ela poderá prever resultados a longo prazo com base em uma “estratégia para o sucesso”.

Se o mercado está agitado e a empresa não se sente suficientemente estável, é forçada a trabalhar numa “estratégia de sobrevivência”, na qual a previsão a longo prazo é impraticável devido à incerteza da evolução da situação. Neste caso, é elaborado um plano de negócios para um período de um a três anos.

O plano de negócios da empresa Volga para um período de três anos está na tabela. 2.

Conforme evidenciado pelos dados do plano de negócios, as estratégias da empresa e as suas metas são realistas e bastante realizáveis. A empresa Volga conduz um negócio rentável, o seu resultado operacional é suficientemente equilibrado e permite-lhe manter uma determinada taxa de rentabilidade ao mesmo tempo que aumenta os volumes de vendas.

Devido ao crescimento do lucro líquido, a empresa também pode resolver o problema da elevada dependência de financiamento externo, investindo os lucros recebidos na reposição de capital de giro para o funcionamento do negócio.

Garantir a relação entre estratégias, planos de desenvolvimento de negócios e orçamentos da organização

Idealmente, ao desenvolver um plano de desenvolvimento estratégico, uma empresa deve garantir a relação entre estratégias, planos de desenvolvimento de negócios e orçamentos da empresa e divisões. Esta relação garante o sucesso da implementação do plano estratégico, pois os indicadores-alvo das estratégias da empresa estarão vinculados aos parâmetros do plano de desenvolvimento empresarial, com base no qual são planeados todos os orçamentos da empresa. Consequentemente, a implementação dos objetivos orçamentais conduzirá à concretização dos objetivos estratégicos da empresa. Visualmente, esta relação é apresentada na Fig. 3.

Usando o exemplo do plano estratégico de desenvolvimento da empresa Volga que estamos considerando, veremos se há alguma conexão entre os planos acima.

Na parte final do plano de desenvolvimento estratégico do empreendimento, inclua uma descrição dos métodos de gestão de risco, uma vez que no planejamento de longo prazo o nível de incerteza aumenta simultaneamente com o aumento do horizonte de planejamento.

Embora seja perfeitamente possível atingir um elevado nível de precisão dos dados e garantir a interligação de todos os elementos do planeamento na elaboração de uma previsão para um ano, no desenvolvimento de um plano estratégico para cinco anos, um número significativo de pressupostos e suposições sobre o desenvolvimento da situação deve ser feita. Portanto, seria uma boa ideia que todas as partes interessadas (proprietários, administradores, gestores) entendessem, ao acordar um plano estratégico, quais os riscos que podem dificultar a sua implementação e o que a empresa pode fazer para minimizar a sua ocorrência.

Conclusão

Um plano de desenvolvimento estratégico completo para uma empresa inclui as seguintes seções:

Os resultados da análise do contexto externo e interno da organização no momento do desenvolvimento do plano.
Descrição das atividades atuais e objetivos de desenvolvimento de longo prazo da organização.
Descrição da missão e estratégias de desenvolvimento da empresa.
Estratégias funcionais das divisões da empresa.
Descrição dos projetos para o desenvolvimento da empresa.
Planos de negócios para implementação de projetos de desenvolvimento.
Descrição dos métodos de gestão de risco para implementação do plano estratégico.

O desenvolvimento de um plano estratégico de desenvolvimento é a base para a escolha dos objetivos de longo prazo da empresa e das formas de alcançá-los. O planejamento estratégico ajuda a alocar e utilizar de forma eficaz os recursos da empresa para atingir as principais metas e objetivos da missão escolhida.

Atenção: é necessário monitorar sistematicamente o plano aprovado para que não perca sua relevância, e realizar uma auditoria das estratégias da empresa, uma vez que a situação do mercado e os processos internos da empresa podem mudar significativamente sob a influência de fatores que fizeram não se manifestam no momento do desenvolvimento do plano estratégico. É melhor identificar rapidamente a ineficácia do caminho escolhido do que continuar teimosamente a desperdiçar tempo e recursos da empresa para atingir um objetivo que perdeu relevância.

Em sua essência, o planejamento estratégico é um processo contínuo no qual uma empresa deve encontrar o caminho mais curto e eficaz para o sucesso.