जनवरी 2019

अक्सर, उधार ली गई धनराशि प्राप्त करने पर सकारात्मक निर्णय लेने के लिए, कार्य रिकॉर्ड की एक प्रति और कार्य अनुभव का प्रमाण होना आवश्यक है। यह प्रकाशन आपको बताएगा कि किसी बैंक के लिए कार्यपुस्तिका की एक प्रति को सही ढंग से कैसे प्रमाणित किया जाए।

कार्यपुस्तिका की एक प्रति प्रमाणित क्यों करें?

इस प्रक्रिया की आवश्यकता विभिन्न स्थितियों में हो सकती है - उदाहरण के लिए, किसी भी प्रकार के बैंक ऋण के लिए आवेदन करने के लिए (चाहे वह उपभोक्ता ऋण, बंधक या कार ऋण हो) या विभिन्न सामाजिक सब्सिडी प्राप्त करने के लिए।

क्या ऋण के लिए आवेदन करने के लिए कार्य रिकॉर्ड आवश्यक है? कुछ ऋणदाता दो या एक दस्तावेज़ के आधार पर विशेष ऋण प्रदान करते हैं (रोजगार की आवश्यकता नहीं है)। हालाँकि, ऐसे ऑफ़र की सूची बहुत सीमित है।

इस तथ्य को भी ध्यान में रखना आवश्यक है कि उधारकर्ता द्वारा जमा किए गए दस्तावेजों का पैकेज जितना छोटा होगा, ऋण समझौते के तहत स्थितियां उतनी ही खराब होंगी - यह उपलब्ध ऋण राशि की मात्रा में महत्वपूर्ण कमी में व्यक्त किया जाएगा, और ब्याज दरों में वृद्धि, इत्यादि। इसलिए, यदि ऐसा कोई अवसर है, तो आपको हमेशा दस्तावेजों की पूरी सूची एकत्र करने का प्रयास करना चाहिए - इस मामले में ऋण की शर्तें बहुत अधिक आरामदायक होंगी।

यदि बहुत बड़ी धनराशि की आवश्यकता हो तो आधिकारिक आय और कार्य अनुभव की पुष्टि लगभग अनिवार्य और प्राथमिक शर्तें होंगी।

किसी बैंक के लिए कार्यपुस्तिका कैसे प्रमाणित की जाती है?

किसी बैंक के लिए कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति प्रमाणित करने की प्रक्रिया दो परिदृश्यों में से एक के अनुसार हो सकती है - उसके स्थान के आधार पर। वर्क परमिट या तो नागरिक या उसके नियोक्ता के हाथ में हो सकता है। आइए प्रत्येक विकल्प पर क्रम से विचार करें।

1. दस्तावेज़ नागरिक के हाथ में है. इस मामले में, आपको उचित प्रक्रिया को पूरा करने के लिए नोटरी कार्यालय का दौरा करना होगा। नागरिक को एक पासपोर्ट या अन्य दस्तावेज़ प्रदान करना होगा जो उसकी पहचान की पुष्टि करता हो। नोटरी कार्य दस्तावेज़ की एक प्रति बनाएगा और स्थापित टेम्पलेट के अनुसार प्रमाणन प्रक्रिया को पूरा करेगा। इस प्रक्रिया में अधिक समय नहीं लगता है - एक नियम के रूप में, प्रमाणीकरण में एक घंटे से अधिक समय नहीं लगता है।
2. श्रम दस्तावेज़ नियोक्ता के पास है। रूसी संघ के श्रम संहिता में कहा गया है कि नियोक्ता कर्मचारी को बर्खास्त किए जाने तक मूल कार्यपुस्तिका जारी नहीं कर सकता है। इसलिए, रोजगार रिकॉर्ड से पूर्ण प्रतिलिपि या उद्धरण प्राप्त करने के लिए, आपको मानव संसाधन विभाग या प्रबंधक से संपर्क करना चाहिए। वहां, प्रमाणीकरण के उद्देश्य से संबंधित एक संबंधित आवेदन प्रस्तुत किया जाता है - उद्देश्य को "बैंकिंग संगठन को प्रस्तुत करने के लिए" निर्दिष्ट किया जा सकता है। कार्मिक अधिकारी को तीन दिन के भीतर दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति उपलब्ध करानी होगी।

बैंक के लिए कार्यपुस्तिका की नमूना प्रति

कार्यपुस्तिका की पूरी प्रतिलिपि बनाना हमेशा आवश्यक नहीं होता है। कुछ मामलों में, कार्य अनुभव की आवश्यक समय अवधि के बारे में जानकारी तक ही खुद को सीमित रखना पर्याप्त है। इसके अलावा, फोटोकॉपी के अलावा, यदि दस्तावेज़ में प्रविष्टियाँ अस्पष्ट लिखावट में की गई हैं, तो आप कंप्यूटर पर टाइप किए गए पाठ का उपयोग कर सकते हैं।

कार्य की एक प्रति उचित रूप से प्रमाणित होनी चाहिए। प्रत्येक पृष्ठ के नीचे आपके पास यह होना चाहिए:

• नियोक्ता संगठन की मुहर;
• शिलालेख "सच";
• प्रमाणीकरण की तारीखें;
• अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर, आद्याक्षर और स्थिति।

रोजगार रिकॉर्ड के अंतिम पृष्ठ में उपरोक्त सभी संकेतों के अलावा, "वर्तमान में पद पर कार्यरत..." वाक्यांश शामिल होना चाहिए।

रुचि के दस्तावेज़ के प्रमाणीकरण का सही उदाहरण नीचे दी गई छवि में पाया जा सकता है।

फोटोकॉपी वैधता अवधि

दस्तावेज़ की प्रमाणित फोटोकॉपी 1 महीने की अवधि के लिए वैध होगी। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि किसी व्यक्ति को नौकरी से निकाल दिया जाता है या उपरोक्त अवधि के भीतर रोजगार रिकॉर्ड में अतिरिक्त प्रविष्टियाँ दिखाई देती हैं, तो प्रतिलिपि अमान्य हो जाएगी।

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कार्मिक दस्तावेजों का प्रमाणीकरण कार्मिक अधिकारी की जिम्मेदारी है। पता लगाएँ कि किसी कार्य दस्तावेज़ की मूल और फोटोकॉपी को सही ढंग से कैसे प्रमाणित किया जाए, किस विवरण के बिना दस्तावेज़ अमान्य हैं, और नए GOST में परिवर्तन के बाद क्या बदल गया है।

लेख में:

उपयोगी दस्तावेज़ डाउनलोड करें:

किसी कार्यपुस्तिका को उचित रूप से प्रमाणित कैसे करें

यदि कर्मचारी कार्यरत है, तो मूल कार्यपुस्तिका कार्मिक विभाग में स्थित है, जहां इसे एक सुरक्षित स्थान - एक सुरक्षित या अग्निरोधक कैबिनेट में संग्रहीत किया जाता है। दस्तावेज़ का शीर्षक पृष्ठ, साथ ही मौलिक महत्व के रिकॉर्ड प्रमाणित होने चाहिए।

2019 में नए नियम

कार्य रिकॉर्ड के प्रमाणीकरण के लिए मौजूदा नियम GOST R 7.0.97-2016 द्वारा स्थापित किए गए हैं, जो 8 दिसंबर, 2016 के रोसस्टैंडर्ट नंबर 2004-सेंट के आदेश द्वारा अनुमोदित हैं।

1 जुलाई, 2018 से लागू नई आवश्यकताओं के अनुसार, प्रत्येक प्रमाणित प्रति में यह दर्शाया जाना चाहिए कि मूल कार्यपुस्तिका कहाँ संग्रहीत है (कार्मिक प्रणाली में एक नमूना प्रविष्टि देखें)।

"कार्मिक प्रणाली" में पढ़ें: नए GOST के अनुसार कार्यपुस्तिका की एक प्रति कैसे तैयार करें और प्रमाणित करें

जब किसी कार्य रिकॉर्ड का प्रमाणीकरण आवश्यक हो:

1. शीर्षक पृष्ठ भरते समय.नई कार्यपुस्तिका तैयार करते समय सबसे पहले क्या करना चाहिए? शीर्षक भरें. रोजगार के दौरान प्रदान किए गए पासपोर्ट, डिप्लोमा और अन्य दस्तावेजों के आधार पर कर्मचारी के बारे में जानकारी दर्ज करें। यह मालिक की उपस्थिति में किया जाना चाहिए, जिसे की गई सभी प्रविष्टियों से परिचित होना चाहिए और उन पर हस्ताक्षर करना चाहिए। फिर शीर्षक पृष्ठ को कार्य पुस्तकों के रखरखाव के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर और संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।
2. किसी कर्मचारी को बर्खास्त करने पर.रोजगार अनुबंध की समाप्ति पर डेटा "कार्य सूचना" अनुभाग में दर्ज किए जाने के बाद, एक पंक्ति को नीचे ले जाएं और कॉलम 3 में उस व्यक्ति की स्थिति को इंगित करें जिसने प्रविष्टि की है, और एक प्रतिलेख के साथ हस्ताक्षर भी करें और संगठन की मुहर.
3. किसी कर्मचारी का अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक या जन्म तिथि बदलते समय. सबसे पहले, शीर्षक पृष्ठ में सुधार करें. पिछली प्रविष्टि को काट दें और यदि जगह हो तो उसी पंक्ति में किनारे पर या ऊपर एक नई प्रविष्टि बनाएं। फिर, अंदर के कवर पर, किए गए परिवर्तनों का संक्षेप में वर्णन करें, आधार दस्तावेज़ का विवरण इंगित करें और एक प्रतिलेख के साथ संगठन की मुहर और हस्ताक्षर के साथ प्रविष्टि को प्रमाणित करें। किसी कर्मचारी द्वारा अपना अंतिम नाम बदलने के बाद नमूना कार्य रिकॉर्ड प्रमाणन कैसा दिखता है? लेख में जानें.

शीर्षक पृष्ठ पर अनिवार्य विवरण का अभाव, अस्पष्ट भरना या हस्ताक्षर करना जिसे समझना मुश्किल हो, ऐसी गलतियाँ हैं जो एक कार्मिक अधिकारी को किसी भी परिस्थिति में नहीं करनी चाहिए। शीर्षक पर हस्ताक्षर करते समय, बस सुरक्षित रहें और व्यक्तिगत हस्ताक्षर के बजाय, अपना अंतिम नाम सुपाठ्य लिखावट में लिखें। पता लगाएँ कि कौन सी अन्य "कार्मिक मामले" पत्रिकाएँ आपको एक नए कर्मचारी के लिए कार्यपुस्तिका को सही ढंग से तैयार करने में मदद करेंगी।

आपको नियोक्ता द्वारा प्रमाणित कार्य रिकॉर्ड की प्रति की आवश्यकता क्यों है?

मूल कार्यपुस्तिका नियोक्ता द्वारा तब तक रखी जाती है जब तक कि उसके मालिक को बर्खास्त नहीं कर दिया जाता है और केवल एक मामले में व्यक्तिगत रूप से जारी किया जाता है - पेंशन फंड में प्रस्तुत करने के लिए। किसी अन्य स्थिति में कर्मचारी को कार्यपुस्तिका की प्रमाणित प्रति दी जाती है।

आमतौर पर, संगठन के कर्मियों से संबंधित दस्तावेजों की तैयारी एक कार्मिक अधिकारी को सौंपी जाती है, जिसे यह जानना चाहिए कि कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति को सही ढंग से कैसे प्रमाणित किया जाए।

कार्य रिकॉर्ड की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है:

• बैंक ऋण या बंधक प्राप्त करना;
• वीज़ा के लिए आवेदन करते समय वाणिज्य दूतावास या दूतावास को प्रस्तुत करना;
• मूल कार्यपुस्तिका खो जाने या चोरी हो जाने पर उसकी बहाली।

आधिकारिक अधिकारियों को प्रसारित करने के लिए इच्छित दस्तावेज़ की एक प्रति में मूल में निहित सभी महत्वपूर्ण जानकारी, साथ ही इसके विवरण और बाहरी विशेषताएं शामिल होनी चाहिए। केवल फोटोकॉपियर का उपयोग करके पृष्ठों की प्रतिलिपि बनाना पर्याप्त नहीं है; उन्हें प्रमाणित करने की भी आवश्यकता है - केवल सभी नियमों के अनुसार प्रमाणित प्रतिलिपि ही कानूनी बल रखती है। सिस्तेमा कार्मिक का एक विशेषज्ञ आपको बताएगा किसी कर्मचारी के अनुरोध पर कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति, किसी आदेश या रिपोर्ट का उद्धरण, रोजगार का प्रमाण पत्र और अन्य दस्तावेजों को कैसे प्रमाणित किया जाए.

कार्य रिकॉर्ड बुक की प्रमाणित प्रति जारी करने के लिए एक कर्मचारी का आवेदन

कार्यपुस्तिका की एक प्रति को उचित रूप से प्रमाणित कैसे करें: नमूना

कर्मचारी से एक लिखित आवेदन प्राप्त करने के बाद, नियोक्ता तीन दिनों के भीतर अनुरोधित प्रति तैयार करने और जारी करने के लिए बाध्य है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 62)। कोई आवेदन शुल्क नहीं है और इनकार की अनुमति नहीं है। भले ही कर्मचारी ने वही प्रति एक दिन पहले ही पूरी कर ली हो, अनुरोध संतुष्ट होना चाहिए, चाहे बार-बार आवेदन करने का कारण कुछ भी हो।

इसके अलावा, पर्यवेक्षी अधिकारी एक या अधिक कर्मचारियों के लिए दस्तावेजों की प्रतियों का भी अनुरोध कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, पुलिस विभाग, अभियोजक का कार्यालय, अदालत या कर सेवा। यदि किसी संगठन को किसी सरकारी एजेंसी से आधिकारिक लिखित अनुरोध प्राप्त होता है जिसके पास कर्मचारियों के बारे में जानकारी का अनुरोध करने का अधिकार है, तो नियोक्ता इसका अनुपालन करने के लिए बाध्य है, भले ही यह व्यक्तिगत डेटा से संबंधित हो।

वह अवधि जिसके भीतर कार्य रिकॉर्ड की प्रतियां पूरी की जानी चाहिए और प्रदान की जानी चाहिए, आमतौर पर अनुरोध के पाठ में इंगित की जाती है। लेकिन अगर कोई विशिष्ट निर्देश नहीं हैं, तो फोन पर समय सीमा की जांच करें या किसी विशेष विभाग के काम को नियंत्रित करने वाले नियमों की आवश्यकताओं पर भरोसा करें। उदाहरण के लिए, पुलिस के अनुरोध पर दस्तावेजों की प्रतियां अनुरोध प्राप्त होने की तारीख से एक महीने के भीतर प्रदान की जानी चाहिए (7 फरवरी, 2011 के संघीय कानून संख्या 3-एफजेड के अनुच्छेद 13)।

अपवाद: जीपीसी समझौते के तहत काम करें

एक अपवाद नागरिक अनुबंध के आधार पर काम करने वाले कलाकार हैं। रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 62, साथ ही श्रम कानून के अन्य प्रावधान, इस प्रकार के रिश्ते पर लागू नहीं होते हैं। इसलिए, ग्राहक ठेकेदार के लिए कोई प्रमाण पत्र और प्रतियां जारी करने के लिए बाध्य नहीं है, द्विपक्षीय दस्तावेजों (स्वयं जीपीसी समझौता, प्रदर्शन किए गए कार्य या प्रदान की गई सेवाओं की स्वीकृति के कार्य) और फॉर्म 2-एनडीएफएल में प्रमाण पत्र के अपवाद के साथ, जो संगठन एक कर एजेंट के रूप में मुद्दे (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 230)।

कर्मचारियों के साथ नागरिक संबंधों की बारीकियों और उन तरकीबों के बारे में अधिक जानकारी के लिए जो आपको बिना जुर्माने और दोबारा प्रशिक्षण के जोखिम के जीपीसी समझौता तैयार करने की अनुमति देती हैं, .

किसी कार्यपुस्तिका की प्रति को कैसे प्रमाणित करें (एक नमूना नीचे दिया गया है):

चरण 1: प्रतिलिपियाँ बनाएँ।शीर्षक पृष्ठ सहित उन सभी दस्तावेज़ स्प्रेड की प्रतिलिपि बनाएँ जिनमें नोट्स शामिल हैं। यदि कम से कम एक प्रविष्टि वाला एक इंसर्ट कार्यपुस्तिका में सिल दिया गया है, तो उसे भी कॉपी करें।

चरण 2. प्रमाणन नोट लागू करें।कॉपी किए गए प्रत्येक पृष्ठ पर सुपाठ्य। प्रत्येक शिलालेख को संगठन की मुहर और कार्मिक अधिकारी या कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए जिम्मेदार अन्य अधिकारी के हस्ताक्षर से प्रमाणित करें। उसके पद का पूरा नाम और प्रमाणन की तारीख "dd.mm.yyyy" प्रारूप में अवश्य बताएं।

ध्यान!यदि नियोक्ता मुहर का उपयोग नहीं करता है, तो कर्मचारी को एक कानूनी इकाई को अधिकार देने वाले मानक के संदर्भ में एक पुष्टिकरण प्रमाण पत्र जारी करें, लेकिन दायित्व नहीं, अपनी मुहर रखने के लिए - कानून संख्या 82-एफजेड के अनुच्छेद 2 और 6 6 अप्रैल, 2015)।

चरण 3. लिखें कि मूल कहाँ रखा गया है।यदि कार्य पुस्तकों को एक फ़ाइल के रूप में नामकरण में शामिल किया गया है, तो इसकी संख्या, गठन का वर्ष और नियोक्ता संगठन का नाम इंगित करें।

वैकल्पिक तरीका

जब किसी प्रतिलिपि में बड़ी संख्या में पृष्ठ होते हैं, तो वैकल्पिक प्रमाणीकरण पद्धति का उपयोग किया जा सकता है।

पहली शीट के सामने की ओर या अंतिम शीट के पीछे की ओर सुपाठ्य रूप से लिखें "कॉपी करें", और फिर सभी पृष्ठों को मजबूत धागे से सिलें और उन्हें नंबर दें। धागे के सिरों को ब्लॉक में आखिरी शीट के पीछे रखें, इसे सील करें और इसके आगे लिखें " सही। कुल ___ शीटें सिले, क्रमांकित और सीलबंद"(सटीक मात्रा बताएं)।

रिकॉर्ड को वर्तमान तिथि, प्रतिलेख और स्थिति के संकेत के साथ प्रतियों को प्रमाणित करने के लिए अधिकृत अधिकारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है। संगठन की मुहर भी यहां लगाई गई है, और इस तरह से कि छाप का कुछ हिस्सा मुहर को कवर करता है। यह बिल्कुल रूसी वित्त मंत्रालय द्वारा व्याख्यात्मक पत्र संख्या 03-02-आर3/39142 दिनांक 08/07/2014 में प्रस्तावित प्रक्रिया है। यदि सब कुछ सही ढंग से किया जाता है, तो पर्यवेक्षी अधिकारियों को पंजीकरण के बारे में कोई शिकायत नहीं होगी।

अपने काम को कैसे अनुकूलित करें

यदि आपको नियमित रूप से दसियों या सैकड़ों प्रतियों को प्रमाणित करना है, तो काम को अनुकूलित करने की स्वाभाविक इच्छा होती है। कानून तैयार प्रमाणीकरण टिकटों के उपयोग पर प्रतिबंध नहीं लगाता है, जिस पर सभी आवश्यक शिलालेख और विवरण पहले ही लागू किए जा चुके हैं।

इस स्टांप के लिए धन्यवाद, कार्यपुस्तिका की एक प्रति को प्रमाणित करने में अधिक समय नहीं लगेगा: कार्मिक अधिकारी को केवल वर्तमान तिथि, कंपनी का नाम और उस मामले का विवरण दर्ज करना होगा जिसमें मूल दस्तावेज़ संग्रहीत है, और फिर हस्ताक्षर करना होगा और सील.

पत्रिका "कार्मिक व्यवसाय" के विशेषज्ञ:

प्रत्येक कार्मिक अधिकारी को कार्यपुस्तिकाओं में प्रविष्टियों को प्रमाणित करना होता है, साथ ही समय-समय पर कर्मचारी के अनुरोध पर बैंकों, दूतावासों और अन्य अधिकारियों के लिए दस्तावेजों की प्रतियां बनानी होती हैं।

कार्यपुस्तिका की एक फोटोकॉपी को वैध मानने के लिए, नए GOST की आवश्यकताओं का पालन करें, जो 1 जुलाई, 2018 को लागू हुई, और यदि नियोक्ता इसका उपयोग करता है तो उस पर मुहर लगाना न भूलें।

बहुत से लोग बैंकों से वित्तीय सहायता का सहारा लेते हैं। जब कम समय में खोई हुई धनराशि प्राप्त करने की आवश्यकता उत्पन्न होती है, तो वे बैंक ऋण लेने का निर्णय लेते हैं। चाहे जिस उद्देश्य के लिए उधारकर्ता ऋण धनराशि प्राप्त करना चाहता हो, वह वित्तीय संस्थान को दस्तावेजों का एक निश्चित पैकेज प्रदान करने के लिए बाध्य है। वे ऋण प्राप्तकर्ता की पहचान और उसकी शोधनक्षमता को सत्यापित करने के लिए आवश्यक हैं।

प्रलेखन

अलग-अलग बैंकों की आवश्यकताएं अलग-अलग हो सकती हैं, लेकिन ऐसे दस्तावेज़ हैं जिनकी किसी भी बैंक को ऋण के लिए आवेदन करने के लिए निश्चित रूप से आवश्यकता होगी। एक नियम के रूप में, ये पहचान दस्तावेज हैं। न्यूनतम आवश्यकताएँ - जब बैंक आपको केवल रूसी संघ के नागरिक का पासपोर्ट और दूसरा पहचान पत्र चाहिए।अन्य आवश्यक दस्तावेज़ों में शामिल हैं:

• एसएनआईएलएस;
• अंतरराष्ट्रीय पासपोर्ट;
• सैन्य आईडी;
• उधारकर्ता की आय की पुष्टि करने वाला एक प्रमाण पत्र - निःशुल्क रूप में या फॉर्म 2-एनडीएफएल में;
• कार्यपुस्तिका की एक प्रति.

इनमें से कुछ दस्तावेज़ प्रस्तुतीकरण के लिए लगभग हमेशा तैयार रहते हैं, क्योंकि वे सीधे उधारकर्ता के पास स्थित होते हैं। लेकिन, जब रोजगार के तथ्य की पुष्टि के लिए कार्य रिकॉर्ड की एक प्रति प्रदान करना आवश्यक हो जाता है, तो कठिनाइयां उत्पन्न हो सकती हैं। आमतौर पर, यह दस्तावेज़ उस उद्यम के कार्मिक विभाग में संग्रहीत किया जाता है जहां उधारकर्ता कार्यरत है।

इनकार और कागजी कार्रवाई से बचने के लिए, पहले से अध्ययन करना और रोजगार के तथ्य की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ की फोटोकॉपी जारी करने के लिए बैंकों द्वारा लगाई जाने वाली आवश्यकताओं को ध्यान में रखना उचित है। इसके कानूनी प्रमाणीकरण के तरीके अलग-अलग हो सकते हैं। और वे इस बात पर निर्भर करते हैं कि उधारकर्ता कार्यरत है या उसके पास काम करने का कोई आधिकारिक स्थान नहीं है।

कार्यस्थल पर प्राप्ति एवं प्रमाणीकरण की प्रक्रिया

प्रत्येक कंपनी के मानव संसाधन विभाग की जिम्मेदारियों में व्यक्तिगत दस्तावेजों का भंडारण और रखरखाव शामिल है, जो कर्मचारियों के रोजगार रिकॉर्ड और सेवा की लंबाई और कार्य गतिविधि से संबंधित अन्य जानकारी दर्शाते हैं। केवल लिखित आवेदन के आधार पर कार्य रिकॉर्ड बुक का प्रतिलिपि नमूना प्राप्त करना संभव है।इसे कंपनी द्वारा अनुमोदित प्रपत्र में तैयार किया जा सकता है, या मनमाने ढंग से लिखा जा सकता है।

कार्यपुस्तिका की एक प्रति के लिए आवेदन पत्र लिखने के नियम

कानून के अनुसार, नियोक्ता इस आवेदन पर कुछ समय के लिए विचार कर सकता है। लेकिन आवेदन दाखिल करने की तारीख से 3 दिनों के भीतर, वह अनुरोध को पूरा करने या अस्वीकार करने के बारे में निर्णय लेने के लिए बाध्य है।

प्रबंधक, किसी भी कारण से, फोटोकॉपी प्रदान करने से इंकार कर सकता है। इस मामले में, इनकार को उचित ठहराया जाना चाहिए। यदि निर्णय सकारात्मक है, तो आवेदन पर विचार करने के बाद, मानव संसाधन विभाग विशेषज्ञ दस्तावेज़ की प्रतिलिपि बनाता है और इसे कानून द्वारा निर्धारित तरीके से प्रमाणित करता है। अन्यथा प्रक्रिया का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए कॉपी किया गया नमूना अमान्य हो सकता है और क्रेडिट संस्थान द्वारा स्वीकार नहीं किया जाएगा।

प्रमाणीकरण प्रक्रिया

प्रमाणित प्रति जारी करने की प्रक्रिया मानव संसाधन विभाग के एक विशेषज्ञ द्वारा की जाती है:

1. दस्तावेज़ के प्रत्येक प्रसार की एक प्रति बनाता है, जिसमें शीर्षक पृष्ठ की प्रतियां भी शामिल हैं, जिस पर पुस्तक के मालिक का विवरण दर्शाया गया है
2. प्रत्येक पृष्ठ पर "कॉपी" अंकित है, इसे संगठन की मुहर और स्थिति का संकेत देने वाले उसके हस्ताक्षर से प्रमाणित किया जाता है। यदि कोई मुहर नहीं है, तो स्थिति "मुद्रण के बिना सत्य" इंगित करता है
3. अंतिम पृष्ठ उस तारीख को इंगित करता है जब प्रतिलिपि बनाई गई थी, साथ ही यह जानकारी भी दी गई थी कि कर्मचारी वर्तमान में निर्दिष्ट पद पर उद्यम में काम कर रहा है।

कॉपी किए जाने वाले दस्तावेज़ का अंतिम पृष्ठ वह है जिस पर कार्य के अंतिम स्थान पर प्रवेश के बारे में जानकारी दर्शाई गई है।

कार्यपुस्तिका की कई शीटों की प्रतियों को एक साथ स्टेपल किया जा सकता है, सिला जा सकता है और कवर संलग्न किया जा सकता है। कवर को ऊपर से लेसिंग से चिपकाया जाता है, जिसका उपयोग कॉपी किए गए दस्तावेज़ की शीटों को सिलने के लिए किया जाता है। इस मामले में, प्रत्येक पृष्ठ को अलग से प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं है।. यह कवर पर इंगित करने के लिए पर्याप्त है:

• कॉपी शीट की संख्या;
• स्टांप "कॉपी सही है";
• निष्पादित और प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति और आद्याक्षर;
• पंजीकरण की तिथि;
• संगठन की मुहर.

कॉपी किए गए नमूने को प्रमाणित करने वाली मुहर की छाप न केवल कागज की एक खाली शीट को प्रभावित करनी चाहिए, बल्कि आंशिक रूप से डुप्लिकेट पृष्ठ पर भी पड़नी चाहिए, और शब्दों को कवर नहीं करना चाहिए।

नए नियमों के अनुसार, जो 2018 में लागू हुए, कॉपी किए गए नमूने को पंजीकृत करते समय इसका मूल कहाँ संग्रहीत है, इसके बारे में जानकारी देना आवश्यक है।उपरोक्त सभी चरणों के बाद, दस्तावेज़ की एक प्रति प्रमाणित मानी जाती है और अनुरोध के स्थान पर प्रस्तुति के लिए तैयार होती है।

दस्तावेज़ प्राप्त करते समय, आपको इस बात पर ध्यान देना चाहिए कि प्रतिलिपि कैसे स्वरूपित और प्रमाणित की गई है। यदि ऊपर बताई गई आवश्यकताओं का उल्लंघन किया जाता है तो इसे बैंक द्वारा सहायक दस्तावेज़ के रूप में स्वीकार नहीं किया जाएगा।

नोटरी द्वारा रसीद और प्रमाणीकरण की प्रक्रिया

यदि उधारकर्ता आधिकारिक तौर पर नियोजित नहीं है, तो उसकी कार्य रिकॉर्ड बुक संभवतः सीधे उसके पास संग्रहीत होती है। इस मामले में, इसकी प्रामाणिकता की पुष्टि करने के लिए दस्तावेज़ की एक प्रति प्रमाणित करने के लिए कौन अधिकृत है?

नोटरी कार्यालय ऐसे मुद्दों से निपटते हैं। यह नोटरी है जो कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति को प्रमाणित कर सकता है यदि उधारकर्ता के पास काम का आधिकारिक स्थान नहीं है।

दस्तावेज़ जिनकी नोटरी को फोटोकॉपी जारी करने के लिए आवश्यकता होगी:

1. पासपोर्ट
2. मूल कार्यपुस्तिका
3. स्थापित प्रपत्र के अनुसार आवेदन

नोट्स, सुधार या मिटाने के लिए दस्तावेज़ की जांच करने के बाद, नोटरी कार्यपुस्तिका की सभी आवश्यक शीटों की एक प्रति बनाता है और उन्हें अपने हस्ताक्षर और मुहर के साथ अनुमोदित करता है।

कार्यपुस्तिका की एक प्रति कितने दिनों के लिए वैध होती है?

इस मामले में कानून द्वारा अनुमोदित कोई विशिष्ट समय-सीमा नहीं है। फिर भी, दस्तावेज़ों की किसी भी प्रति की अपनी वैधता अवधि होती है।एक नियम के रूप में, कंपनी ये समय सीमा स्वतंत्र रूप से निर्धारित करती है। कॉपी किए गए नमूने को प्रमाणित करते समय, मानव संसाधन कर्मचारी इसकी वैधता अवधि भी इंगित करता है।

नोटरी द्वारा पुष्टि की गई कार्यपुस्तिका की एक फोटोकॉपी कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज है। इसकी वैधता अवधि समय अवधि तक सीमित नहीं है। ऐसा दस्तावेज़ तब तक वैध रहेगा जब तक कि कर्मचारी की स्थिति के बारे में कोई बदलाव और नई जानकारी उसके मूल में नहीं की जाती।

एक बैंकिंग संगठन उस अवधि के संबंध में अपनी शर्तें निर्धारित कर सकता है जिसके दौरान वह किसी दस्तावेज़ की सहायक फोटोकॉपी स्वीकार करता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि उधारकर्ता के पास स्थायी नौकरी है और वह विलायक है, बैंक को ऋण समझौते को तैयार करने के लिए आवश्यक प्रतिलिपि की आवश्यकता हो सकती है 30 दिनों के लिए वैध.इस समयावधि के दौरान, क्रेडिट संस्थान कर सकता है घटाकर 14 दिन कर दें.कुछ बैंक फोटोकॉपी के लिए न्यूनतम वैधता अवधि निर्धारित करते हैं, जो केवल 3 दिन है। आमतौर पर, ऐसी सख्त आवश्यकताएं तब सामने रखी जाती हैं जब उधारकर्ता बड़ी राशि के लिए ऋण लेना चाहता है।

ऋण प्राप्त करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों के बारे में जानकारी एकत्र करते समय वित्तीय संस्थान के साथ सभी शर्तें स्पष्ट की जानी चाहिए।

सब्सिडी और लाभ या पेंशन फंड के लिए आवेदन करते समय सामाजिक सहायता सेवाओं से संपर्क करते समय आपको अपने रोजगार की पुष्टि करनी होगी। ऋण या बंधक जारी करना है या नहीं, यह तय करने के लिए बैंक पुष्टिकरण मांगते हैं। कार्य रिकॉर्ड बुक की एक नमूना प्रमाणित प्रति कार्य की अवधि और रोजगार के तथ्य की पुष्टि करती है।

यदि आप कार्यरत हैं, तो एक प्रमाणित प्रति मानव संसाधन विभाग के किसी कर्मचारी या उद्यम के आदेश द्वारा अधिकृत किसी अन्य व्यक्ति द्वारा बनाई जाएगी, उदाहरण के लिए, एक वकील या एकाउंटेंट। उनकी अनुपस्थिति में - नेता. बिना किसी शुल्क के तीन दिनों के भीतर एक प्रति प्रदान की जाती है। बेरोजगारों के लिए, प्रामाणिकता की पुष्टि नोटरी (पैसे के लिए) द्वारा की जाएगी।

प्रमाणीकरण प्रक्रिया कहाँ बताई गई है?

2020 में, नया GOST R 7.0.97-2016 लागू किया जा रहा है, जो दस्तावेज़ तैयार करने के नियम और 2020 में कार्यपुस्तिका की एक प्रति को प्रमाणित करने के तरीके का एक नमूना स्थापित करता है। किसी कार्य दस्तावेज़ की प्रति प्रमाणित करने की प्रक्रिया काफी सरल है।

चरण 1. सभी पूर्ण शीटों की प्रतियां बनाएं।

चरण 2. प्रत्येक पर प्रविष्टि "सही" रखें, प्रविष्टि करने वाले व्यक्ति का पूरा नाम और तारीख बताएं।

यहां एक उदाहरण दिया गया है कि किसी कार्यपुस्तिका को "वर्तमान में कार्यरत" कैसे प्रमाणित किया जाए।

नियोक्ता द्वारा प्रमाणित, किसी तीसरे पक्ष के संगठन को प्रदान की जाने वाली कार्य रिकॉर्ड बुक की एक नमूना प्रति इस प्रकार दिखती है:

GOST R 7.0.97-2016 ने क्या परिवर्तन किया?

आइए GOST R 7.0.97-2016 की ओर मुड़ें। मुख्य अंतर यह है कि आश्वासन की विशिष्टता उद्देश्य पर निर्भर करेगी। उनमें से दो हैं: आंतरिक संचलन के लिए या तीसरे पक्ष के संगठनों के लिए।

आइए पहले विकल्प पर विचार करें। आंतरिक संचलन के नए नियमों के अनुसार किसी कार्यपुस्तिका को प्रमाणित करने के निर्देश नहीं बदले हैं। प्रतिलिपि में अभी भी शामिल है:

• "सही";
• विशेषज्ञ डेटा;
• की तारीख।

यदि किसी तीसरे पक्ष के संगठन के लिए स्कैन की गई कॉपी की आवश्यकता होती है, तो कार्यपुस्तिका की एक प्रति को प्रमाणित करने के नए नियमों को एक अतिरिक्त वाक्यांश की उपस्थिति से अलग किया जाता है जो उस स्थान को दर्शाता है जहां मूल दस्तावेज़ संग्रहीत है। उदाहरण के लिए, वाक्यांश इस तरह लगता है: "मूल को MUDO DYUSSH Allure के कार्मिक विभाग में संग्रहीत किया जाता है।" यदि हम किसी कार्यपुस्तिका के बारे में बात नहीं कर रहे थे, तो नियमों के अनुसार उस फ़ाइल की संख्या को इंगित करना आवश्यक होगा जिसमें मूल प्रति संग्रहीत है।

संगठन की मुहर लगाना न भूलें, जो अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि करती है (GOST R 7.0.97-2016 का खंड 5.24)।

चूंकि 2015 से, संयुक्त स्टॉक कंपनियों और एलएलसी को मुहर लगाने की आवश्यकता नहीं है, इसलिए स्कैन की गई प्रति पर इसे लगाना आवश्यक नहीं है। यदि कोई मुहर है, तो उसके स्थान पर कुछ आवश्यकताएँ लगाई जाती हैं (नए GOST के अनुसार):

• केवल संगठन की मुहर से प्रमाणित करना आवश्यक है;
• इसे प्रमाणित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ ओवरलैप नहीं होना चाहिए;
• प्रमाणनकर्ता के हस्ताक्षर नहीं लेने चाहिए;
• पर्याप्त जगह न होने पर नौकरी का शीर्षक दर्ज कर सकते हैं;
• एमपी - "प्रिंट प्लेस" (GOST R 7.0.97-2016 के खंड 5.24) के रूप में चिह्नित एक विशेष रूप से निर्दिष्ट स्थान पर रखा जाना चाहिए।

कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति प्रमाणित करने के तरीके

2020 से किसी कार्यपुस्तिका का नमूना प्रमाणन बनाने के लिए दो विकल्प हैं:

• नियोक्ता पर;
• नोटरी पर.

जो लोग काम करते हैं वे मानव संसाधन विभाग में आवेदन करते हैं, जहां मूल रखा जाता है। एक अकाउंटेंट को फोटोकॉपी जारी करने का भी अधिकार है यदि उसकी जिम्मेदारी का क्षेत्र कार्मिक दस्तावेज़ प्रवाह को बनाए रखना है। ऐसा अक्सर छोटे संगठनों में होता है जहां कोई मानव संसाधन विभाग नहीं होता है। आवेदन जमा करने के तीन दिन के भीतर कार्यपुस्तिका का स्कैन जारी कर दिया जाएगा। उन्हें मना करने का कोई अधिकार नहीं है.

यदि कोई व्यक्ति अस्थायी रूप से बेरोजगार है तो उसे नोटरी से संपर्क करना चाहिए। आपको अपना पासपोर्ट और कार्यपुस्तिका स्वयं प्रस्तुत करनी होगी। नोटरी स्वयं आवश्यक पृष्ठों की फोटोकॉपी करेगा, उन पर टिकटें और हस्ताक्षर लगाएगा।

एक प्रति कितने समय तक चलती है?

एक नियम के रूप में, नियोक्ता द्वारा प्रमाणित कार्यपुस्तिका एक महीने के लिए वैध होती है। यदि प्रतिलिपि नोटरीकृत है, तो यह अनिश्चित काल तक वैध है। किसी कार्यपुस्तिका को नए तरीके से प्रमाणित करने का यह नियम और उदाहरण 2020 में प्रासंगिक हैं।

ध्यान रखें कि यदि मूल में कोई प्रविष्टियाँ या परिवर्तन किए गए हैं, तो कोई भी डुप्लिकेट, जिसमें नोटरीकृत भी शामिल है, स्वचालित रूप से अमान्य हो जाता है, भले ही इसे प्रमाणित किया गया हो।

सामान्य गलतियां

सबसे आम गलतियों में से एक यह है कि संगठन की मुहर कार्मिक अधिकारी के पाठ और हस्ताक्षर को पकड़ लेती है। यह सही नहीं है। किसी भी त्रुटि, चूक या सुधार की अनुमति नहीं है। यदि 2020 में किसी कार्यपुस्तिका को सही ढंग से प्रमाणित करने का नमूना सही ढंग से तैयार नहीं किया गया है, तो इसे स्वीकार नहीं किया जाएगा, क्योंकि इसे अमान्य माना जाएगा। त्रुटि को ठीक करने के लिए, आपको क्षतिग्रस्त पृष्ठों को फिर से स्कैन करना होगा और उन्हें प्रमाणित करना होगा।

कार्यपुस्तिका की एक प्रति को ठीक से कैसे प्रमाणित करें (नमूना)

एक नियोक्ता और एक नागरिक के बीच संबंध में जब नागरिक अपने आधिकारिक कर्तव्यों का पालन करता है, तो आवश्यक दस्तावेज तैयार करने का क्रम महत्वपूर्ण महत्व रखता है। इनमें एक विशेष स्थान कार्यपुस्तिका को दिया गया है। इसे बनाए रखने की जिम्मेदारी पूरी तरह से नियोक्ता की होती है। और यह वह है, जिसे कर्मचारी का अनुरोध प्राप्त होने के बाद, ऐसे दस्तावेज़ की प्रमाणित प्रति जारी करनी होगी। इस आवश्यकता को पूरा करना मुश्किल हो सकता है, क्योंकि रूस के श्रम कानून के प्रावधानों द्वारा कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति के सही प्रमाणीकरण का नमूना अनुमोदित या विकसित नहीं किया गया है।

श्रम संबंधों का पंजीकरण

कर्मचारी और नियोक्ता के बीच संबंधों को विनियमित करने वाला मुख्य दस्तावेज रूसी संघ का श्रम संहिता है।

रूसी संघ के श्रम संहिता के उपर्युक्त लेखों में सूचीबद्ध दायित्वों को पूरा करने के अलावा, नियोक्ता को अपने कर्मचारियों के लिए कार्यपुस्तिकाएं बनाए रखनी चाहिए। उनमें प्रविष्टियाँ, संहिता के अनुच्छेद 66 की सामग्री के अनुसार, संबंधित व्यक्ति द्वारा आधिकारिक कर्तव्यों का पालन शुरू करने की तारीख से पांच कार्य दिवसों के बाद की जानी चाहिए।

रूसी संघ की सरकार ने 16 अप्रैल, 2003 को अपने संकल्प संख्या 225 द्वारा, कार्य पुस्तकों को बनाए रखने और संग्रहीत करने, कार्य पुस्तिका प्रपत्र तैयार करने और उन्हें नियोक्ताओं को प्रदान करने के नियमों को मंजूरी दी। ये नियम कर्मचारियों, साथ ही संगठनों और व्यक्तिगत उद्यमियों द्वारा उपयोग के लिए अनिवार्य हैं।

GOST के खंड 3.26 में कार्यपुस्तिका की एक प्रति का नमूना प्रमाणीकरण शामिल है। वही मानदंड किसी दस्तावेज़ की एक प्रति के उसके मूल के साथ अनुपालन के उचित पंजीकरण के लिए आवश्यक सभी विवरण निर्दिष्ट करता है:

• "सत्य" चिह्नित करें;
• प्रमाणीकरण करने वाले कर्मचारी की स्थिति;
• उनके व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उसकी प्रतिलेख;
• प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण की तिथि;
• मुहर छाप लगाना।

इसी तरह की प्रक्रिया यूएसएसआर सशस्त्र बलों के प्रेसीडियम के दिनांक 08/04/1983 एन 9779-एक्स के डिक्री में निहित है, जिससे आप यह भी पता लगा सकते हैं कि कार्यपुस्तिका की एक प्रति को कैसे प्रमाणित किया जाना चाहिए।

उक्त डिक्री द्वारा शुरू की गई एक महत्वपूर्ण बात यह है कि किसी दस्तावेज़ की एक प्रति प्रमाणित करते समय संगठन की मुहर लगाना आवश्यक है।

कार्यपुस्तिका की प्रतिलिपि बनाना

ज्यादातर मामलों में, रूसी नियमों द्वारा निर्धारित तरीके से कार्यपुस्तिका की एक प्रति जारी करना पर्याप्त है। हालाँकि, विशिष्ट स्थितियों के लिए डिज़ाइन एल्गोरिदम थोड़ा भिन्न हो सकता है।

उदाहरण के लिए, ऋण के लिए कार्यपुस्तिका को कैसे प्रमाणित किया जाए, इस प्रश्न का उत्तर देने के लिए, आपको किसी विशेष बैंक की आवश्यकताओं द्वारा निर्देशित होना चाहिए, क्योंकि ऐसे पंजीकरण के लिए कोई नियामक प्रक्रिया नहीं है।

ऐसी आवश्यकताओं का विश्लेषण करने पर, यह ध्यान दिया जा सकता है कि अधिकांश बैंकों के लिए, कार्यपुस्तिका की एक प्रति में सामान्य विवरण और एक नोट दोनों होना चाहिए कि कर्मचारी आज भी संगठन में काम करना जारी रखता है।

किसी कार्यपुस्तिका के सही प्रमाणीकरण के लिए एक शर्त यह है कि प्रत्येक शीट पर मूल प्रति की अनुरूपता के संबंध में अंक लगाने की आवश्यकता होती है। जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, केवल सिलाई को प्रमाणित करके ऐसे दस्तावेज़ को सिलाई करना असंभव है।

कार्य रिकॉर्ड की प्रतियां जारी करने के मामलों के लिए यह आवश्यकता अनिवार्य है। अधिकांश अन्य दस्तावेज़ों के लिए, प्रमाणीकरण का उपयोग प्रत्येक शीट के लिए नहीं, बल्कि केवल सिलाई के लिए करने की अनुमति है।

आपको कार्य रिकॉर्ड की प्रमाणित प्रति की आवश्यकता क्यों है?

ऐसे मामलों की सूची जब किसी कर्मचारी को अपने कार्य रिकॉर्ड की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है, काफी विस्तृत है। यह सिर्फ ऋण प्राप्त करने तक ही सीमित नहीं है।

उदाहरण के लिए, जब किसी रूसी नागरिक को विदेशी पासपोर्ट प्राप्त होता है तो कार्यपुस्तिका की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है। 29 मार्च 2016 एन 4270 के रूसी विदेश मंत्रालय के आदेश में कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति प्रदान करने की अनिवार्य आवश्यकता नहीं है। हालाँकि, किसी व्यक्ति के कार्य के बारे में जानकारी कार्यपुस्तिका में निर्धारित डेटा के अनुसार आवेदन के उपयुक्त क्षेत्र में इंगित की जानी चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, आपको अपने नियोक्ता से प्रमाणित प्रति का अनुरोध करना चाहिए।

इसके अलावा, विदेशी देशों के कुछ कांसुलर कार्यालयों को, वीज़ा प्राप्त करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों के पैकेज के हिस्से के रूप में, पुस्तक की एक प्रति प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है। प्रत्येक देश स्वतंत्र रूप से ऐसी सूची विकसित करता है।

सभी कर्मचारियों को उनकी कार्य रिकॉर्ड बुक की प्रमाणित प्रति रखने की सलाह दी जाती है। यह दस्तावेज़ उपयोगी होगा, उदाहरण के लिए, यदि इसका मूल खो गया है या क्षतिग्रस्त हो गया है। इस मामले के लिए कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति के प्रमाणीकरण का एक उदाहरण ऊपर दिए गए GOST के पैराग्राफ 3.26 में दर्शाया गया है।

ऊपर उल्लिखित मामलों के अलावा, बायोडाटा संकलित करने और इसे भावी नियोक्ता द्वारा समीक्षा के लिए प्रदान करने के लिए कार्य रिकॉर्ड की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है।

यदि कोई कर्मचारी किसी तीसरे पक्ष से ऋण की गारंटी लेता है तो उसे इस पुस्तक की प्रमाणित प्रति की आवश्यकता हो सकती है। किसी बैंक के लिए कार्यपुस्तिका के नियोक्ता के प्रमाणीकरण का एक नमूना (इसके प्रावधान के उद्देश्य की परवाह किए बिना) इस लिंक से डाउनलोड किया जा सकता है। इस तरह के प्रमाणीकरण का उपयोग अन्य संगठनों को प्रदान करने के लिए भी किया जा सकता है।

इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि ऐसे मामलों की सूची जब किसी कर्मचारी को कार्य रिकॉर्ड की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है, कानून द्वारा स्थापित नहीं है और संपूर्ण नहीं है। यह जीवन परिस्थितियों और विभिन्न लक्ष्यों को ध्यान में रखते हुए समायोजन के अधीन है।

यदि मैं काम नहीं करता तो मैं अपनी कार्यपुस्तिका कहाँ से प्रमाणित करवा सकता हूँ?

यदि कुछ घटनाएँ घटित होती हैं, तो गैर-कामकाजी नागरिक से कार्य रिकॉर्ड की एक प्रति की भी आवश्यकता हो सकती है। ऐसे में नियोक्ता इसे प्रमाणित नहीं कर पाएगा.

एक गैर-कामकाजी नागरिक के लिए, एक नोटरी उसकी कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति प्रमाणित कर सकता है। नोटरी पर रूसी विधान के मूल सिद्धांतों के अनुच्छेद 77 के आधार पर, यह वह है जो यह गवाही देने का अधिकार रखता है कि किसी दस्तावेज़ की एक प्रति उसके मूल के प्रति वफादार है। इस मामले में, केवल मूल और उसकी प्रति के बीच पत्राचार के तथ्य को सत्यापित किया जाता है। नोटरी इसकी सामग्री की जाँच नहीं करता है.

यह याद रखना चाहिए कि नोटरी अपनी सेवाएं प्रतिपूर्ति योग्य आधार पर प्रदान करता है। नियोक्ता कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति बिल्कुल निःशुल्क प्रमाणित करने के लिए बाध्य है।