Чем занимается помощник руководителя. Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя. Имя в истории

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность. Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

помощь руководителю в его повседневной деятельности;
максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно - правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

должностная инструкция;

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

внутренние документы:
устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
требования и его умения;
служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

помощник - специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю - минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
знать правила корпоративного этикета и делового общения;
знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
грамотно вести деловые переговоры;
уметь оформлять важные документы;
информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
получать необходимые сведения - собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
- составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
нарушение сроков выполнения требуемой работы;
нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
действия не в пределах своей компетенции;
не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
предоставление недостоверной информации сотрудникам;
недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность - помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания - главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное - инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник - «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам - руководителям.

Привет, дорогие читатели. На связи Василий Блинов.

Сегодня я хочу начать разговор об интернет-профессии личный помощник и рассказать вам подробнее о данной возможности работать удалённо. Из этой статьи вы узнаете, что это за профессия, стоит ли начинать её осваивать, а также определите подходит она вам или лучше заняться .

Весь собранный мною материал о работе помощником руководителя не уместился в одну статью, поэтому я разделил его на 4 части:

Кто такой помощник руководителя и чем он занимается? (Вы здесь).

По поводу зарплаты и количества часов работы личного помощника много споров в интернете и не совсем понятной информации, поэтому я вынес этот вопрос в отдельное рассмотрение, где мы будем логически рассуждать, за что и сколько готовы платить предприниматели.

Если до этого момента вы читали книгу «7 профессий для быстрого заработка в интернете » и смотрели по ссылке из неё видео, то вам уже должно быть более менее понятно в чём суть профессии личного помощника предпринимателя.

Друзья, также если возникнут вопросы после прочтения статьи, то можете задать их мне лично в социальных сетях или лучше написать в комментариях ниже, чтобы другие люди тоже могли получить ответ на эти вопросы.

Кто такой личный помощник предпринимателя?

Предлагаю вспомнить фильм «Стажёр» 2015 года с Робертом Де Ниро и Энн Хэтэуэй.

Я не совсем знаком со всей этой американской системой, но суть фильма в том, что молодой основательнице интернет-магазина по продаже модной одежды пришлось взять к себе в стажёры на должность личного помощника 70-летнего пенсионера.

На мой взгляд, этот фильм как раз таки очень хорошо раскрывает работу помощником предпринимателя.

Личный помощник — это друг, бизнес-партнёр, коллега, задача которого взять на себя часть работы и сэкономить время руководителя для более важных дел и личной жизни.

Небольшая разница фильма в том, что стажёр совсем не владел современной техникой, и его работа проходила в офисе.

С другой стороны, это отличный пример для новичков без опыта, вы можете так же устроиться личным помощником и в процессе сами всему научиться.

Знаю, у многих сейчас возникает сомнение, а кто возьмёт на работу новичка, который ничего не умеет? Да много кто! Я взял к себе личного помощника, которого обучаю с нуля.

Почему я нанял помощника без опыта?

Во-первых, у меня много простых задач, которые отнимают много времени, а справиться с ними может каждый.
Во-вторых, иногда проще научить человека, чем переучивать как мне надо.
В-третьих, пока человек учится, можно платить ему небольшую сумму.

В следующей статье я более детально расскажу, чем занимается мой личный помощник, сколько он зарабатывал сначала, и как выросла его зарплата.

Кому нужен удалённый личный помощник?

В интернете много направлений бизнеса, который в основном ведётся удалённо — это различные сервисы, интернет-магазины, контентные сайты, блоги, тренинговые центры, дизайнерские агентства и т. д. В каждом таком бизнесе есть люди, которые руководят либо делают всё сами.

Разберём несколько примеров к кому можно устроиться личным помощником.

Инфобизнесмены — это предприниматели, которые обучают чему-то с помощью платных курсов, онлайн-тренингов, вебинаров и т. д.
Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера возьму такой популярный сервис по продаже, аренде и покупке разных товаров и услуг как Avito. Конечно, это слишком глобальный пример, там вместо личных помощников есть руководящие должности, которые отвечают каждый за своё направление. Но если взять небольшие сервисы, которых в интернете уже миллионы, сколько там найдётся руководителей, нуждающихся в помощниках?
Блоггеры, создатели контентных проектов — мой личный пример. Чтобы вести нормальный прибыльный проект, блог, видеоблог, знаете сколько много нужно знать и делать? Даже чтобы вести простенький видеоблог на ютубе, нужно уметь монтировать видео, заниматься оптимизацией, рекламой, продвижением в социальных сетях и т. д. На начальном этапе может личный помощник и не требуется, но когда проект разрастается, то без него уже не обойтись.
Профессиональные фрилансеры и удалённые сотрудники. Когда база клиентов растёт и не успеваешь выполнять заказы, тоже рано или поздно нужен будет личный помощник. Тут уже может быть какой-то специализированный личный помощник, например, дизайнер, программист или специалист по рекламе.
Оффлайн-предприниматели , чей бизнес находится в каком-то городе, а в интернете ведётся рекламная деятельность. Например, аккаунты в социальных сетях, рекламные кампании, сайты, блоги и т. д. Он тоже может нанять себе личного помощника, который будет это всё развивать.

Даже у личных помощников каких-то крупных интернет-предпринимателей может быть личный помощник.

Обязанности и функции

Я могу разделить обязанности помощника руководителя на 3 категории:

Секретарь — работа с документацией, отчётами, почтой, общение с клиентами и т. д.
Менеджер проектов — работа с удалёнными сотрудниками и фрилансерами.
Специалист — знание и опыт в деле, которым занимается его наниматель.

Все они взаимосвязаны, и как я уже сказал ранее, нет каких-то определённых должностных обязанностей, которые можно выписать. У каждого предпринимателя ряд своих задач, которые он может повесить на помощника.

Ключевые навыки помощника руководителя

По сути, личный помощник должен обладать всеми стандартными навыками, что и любой удалённый сотрудник (фрилансер), это:

Работа с информацией и офисными программами.
Грамотный русский язык.
Тайм-менеджмент (управление своим временем и временем работодателя).
Работа в социальных сетях.
Администрирование сайтов на популярных платформах (WordPress и др).
Навыки копирайтинга и продаж.
Поиск и взаимодействие с фрилансерами.

Также удалённому личному помощнику могут понадобиться знания и понимание, хотя бы основ, дополнительных инструментов интернет-бизнеса:

Формирование и настройка рассылок.
Умение монтировать несложные видео.
Редактирование фотографий, картинок, создание баннеров.
Умение делать лендинги.
Работа в вебинарных комнатах.
Работа с трафиком и рекламными сервисами.
Аналитика сайтов.

Если вы не обладаете какими-то навыками, то ничего страшного, обучиться им не составит большого труда.

Нужно ли иметь образование?

Устраиваясь по вакансии личным помощником к предпринимателю или руководителю в своём городе в какую-то крупную организацию, вас бы наверняка спросили про образование и попросили предоставить документы.

В интернете дела обстоят немного по-другому.

Современному интернет-предпринимателю неважно, сколько курсов вы прошли, сколько лет учились в учебных заведениях, здесь важен опыт и результат вашей работы. Чем уникальней ваши реальные навыки, тем ценнее вы становитесь как сотрудник, и от этого будет зависеть ваш доход.

Какими качествами должен обладать?

Смотря на профессию личного ассистента руководителя со стороны работодателя, я могу перечислить несколько важных личных качеств, которыми должен обладать человек, претендующий на эту должность.

В фильме «Стажёр», о котором шла речь ранее, мне очень понравилось, как показано отношение человека к работе. Из отношения к своему делу всегда вытекают человеческие качества и их легко определить за несколько недель совместной работы.

Заинтересованность тем, чем занимается предприниматель, к которому вы устраиваетесь личным помощником.
Структурированность.
Самодисциплина — на удалённой работе, когда свободный график, это одно из самых важных качеств.
Целеустремлённость.
Гибкость — умение перестраиваться.
Коммуникабельность.
Ответственность.

Кого больше предпочитают нанимать на эту работу?

Опять же, исходя из наблюдений своего окружения, у предпринимателей, имеющих свою команду и личных помощников, я в 90% случаях вижу на этих должностях девушек и женщин.

Мамы в декрете.
Работницы офиса.
Фрилансеры.

Исключающим фактором тут является то, что мужская половина больше шарит в технических вопросах и их больше берут в помощники, как специалистов в какой-то технической области.

Я вообще всем, кто только начинает работать удалённо и изучать какую-то интернет-профессию, рекомендовал бы устроиться личным помощником к предпринимателю или профессиональному фрилансеру, работающему в этой профессии. Работа с человеком, который уже во всём разбирается, даст вам максимально быстрый результат в освоении необходимых знаний и навыков.

Плюсы и минусы профессии

Подводя итоги данной части о профессии личный помощник руководителя, хотел бы рассмотреть какие преимущества и недостатки она имеет. Начну с преимуществ:

1. Постоянное развитие. Работать напрямую с предпринимателем и перенимать его знания и опыт - это, на мой взгляд, самый жирный плюс данной профессии.

2. Свобода передвижений. Работая удалённо, у вас появится больше времени, не нужно будет тратить время на дорогу в офис и т. д. Сможете работать, путешествуя, в разных местах мира.

3. Комфортный и гибкий график работы. Вы сами планируете рабочий день в соответствии со своими желаниями и потребностями.

4. Хорошая зарплата или дополнительный доход. Зависит от занятости и сложности задач.

Из недостатков могу выделить то, что работа личным помощником удалённо, особенно при полной занятости и многозадачности, требует быть постоянно на связи с работодателем, иногда подстраиваться под его рабочий режим.

Заключение

В заключении скажу, что востребованность и перспективы профессии довольно высокие, нанимая помощника, предприниматель покупает, в первую очередь, своё личное время — наш единственный ограниченный ресурс. И он понимает, что без делегирования части каких-то задач, его результат будет расти в разы медленней. Поэтому на рынке удалённой работы эта профессия становится всё популярней.

На этом у меня сегодня всё.

Увидимся в следующих статьях об этой интересной профессии!

P. S. Если вы думаете работать личным помощником руководителя, то напишите в комментариях свой отзыв об этой статье, с чем вы согласны, а с чем — нет.

Помощник руководителя – это элита административного персонала. Директор крупного предприятия нуждается в ответственном и надежном подручном, который ведет всю организационную и информационную работу. Таким образом, руководитель перестает тратить время нерационально, суетясь и занимая себя мелкими вопросами. Помощник обретает особый статус в компании, ведь он является доверенным лицом директора.

Чтобы исполнять свои обязанности качественно, мало владеть базовым набором знаний и умений, нужно обладать определенными человеческими качествами. Вы должны быть пунктуальной, доброжелательной, выдержанной, тактичной, преданной корпоративным интересам. Вместе с тем нужно приготовиться быть в подчиненном положении, уметь приспосабливаться к обстоятельствам и характеру шефа.

В первую очередь, нужно суметь уважение и самого руководителя и других . Вам придется овладеть умением управлять и отдавать приказы, ведь на вас будет возложена обязанность - курировать простые проекты. К работе нужно отнестись со всей ответственностью и не бояться ее. Приложите свою инициативность и не бойтесь высказывать начальнику свое мнение, если считаете, что вы правы.

Основными обязанностями хорошего помощника руководителя являются: работа с документацией и организационная работа. Информационно-документационное обслуживание включает в себя следующие дела:
1. Прием и проверку подготовленных проектов документов, которые дают шефу на подпись, их редактирование и доработку.
2. Прием корреспонденции, которая поступает на адрес компании, и передача ее в соответствующие структурные подразделения и конкретным сотрудникам. Подготовка и отправление ответов.
3. Составление писем, запросов, докладов, отчетов и прочей документации, требующейся руководителю.
4. Ведение архивных записей и надежное хранение дел.
5. Контролирование работы сотрудников предприятия, наблюдение за сроками исполнения.
6. Ведение регистрационной картотеки.

Бездокументное обслуживание состоит из других обязанностей:
1. Прием и транслирование сообщений по различным каналам связи.
2. Контролирование поступающих телефонных звонков, «лица» компании в разговоре с клиентами, быстрое принятие решений о важности звонка.
3. Обеспечение работы руководителя с помощью организации его стола.
4. Рациональное планирование встреч и других дел шефа.
5. Подготовка советов, заседаний, совещаний (сбор участников и документов). Ведение протоколов этих встреч.
6. Организация презентаций компании.
7. Исполнение личных просьб и поручений руководителя.

Круг этих обязанностей зависит от масштаба предприятия, руководства. Директор крупной компании имеет несколько помощников, обязанности которых более узкие, но не менее .

Помощник руководителя – это прекрасная возможность овладеть навыками управления. Эта должность может стать очередной ступенькой вашей карьеры.

Существует мнение, что помощником может быть человек в возрасте от 25 до 30 лет. Многие специалисты весьма скептически относятся к установлению подобных границ. Работа, требующая высокого напряжения и большой концентрации внимания, предъявляет особые требования к профессионализму, психологической устойчивости, коммуникативным навыкам, которые приобретаются исключительно за счет знаний, опыта, репутации. Именно поэтому в последнее время должность личного помощника существенно «повзрослела». Ориентируясь на совокупность объективных и субъективных параметров и характеристик, надежным помощником можно считать лицо, достигшее полной личностной и профессиональной зрелости. С этой точки зрения 30-летие – это не завершающий этап карьеры помощника, а, скорее, ее отправная точка. Еще совсем недавно личными помощниками становились в основном представительницы женского пола. Сегодня помощник-мужчина – это уже не редкость – его отличает целеустремленность, решительность и эмоциональная сдержанность, он обладает интеллектом, способностью к стратегическому мышлению. В свою очередь, женщины-помощники более стрессоустойчивы, лучше адаптируются, тоньше чувствуют нюансы отношений благодаря своей гибкости, быстро находят выход из сложной ситуации, внимательны к деталям и обладают умением слушать, более терпеливы при выполнении рутинной работы. Поэтому выбор помощника должен основываться не на его половой принадлежности, а на профессионализме, совокупности навыков.

Требования к образованию кандидата на должность персонального ассистента не слишком жесткие: им может быть специалист, имеющий высшее образование в любой области, главное – наличие других составляющих, необходимых для осуществления функционала по данной позиции. Чаще всего в роли помощников преуспевают гуманитарии – специалисты в области туристического бизнеса, связей с общественностью и документационного обеспечения управления, историки, переводчики, журналисты, филологи. Помощник может иметь техническое, экономическое или юридическое образование – такие специалисты нередко обладают аналитическим складом ума, демонстрируют свои способности при подготовке обзоров, отчетов или кураторстве проектов, выполняют задания повышенной сложности. И конечно, всегда приветствуется образование, соответствующее профилю компании.

В то же время требования, предъявляемые к опыту работы, профессиональным навыкам помощника, очень высоки. Не правы те, кто думает, что персональному ассистенту достаточно владеть секретарскими навыками – знать иностранный язык, владеть компьютером, иметь опыт составления деловых писем и обеспечения командировок, бронирования билетов и организации деловых встреч. Кроме всего вышеназванного, помощнику необходимо:

Обладать аналитическим складом ума и способностями к системному логическому мышлению;

Иметь хорошую память, обладать быстротой реакции;

Быть трудолюбивым, выносливым, стрессоустойчивым;

Иметь широкий кругозор, грамотную речь;

Уметь брать на себя ответственность;

Иметь хороший вкус;

Быть преданным корпоративным интересам и личным интересам своего руководителя.

Нужно отметить и такой нюанс жизни личного помощника руководителя как его личная жизнь. Об этом знает Е.В. Майорова, директор по персоналу компании «ПРАЙМ ДЕВЕЛОПМЕНТ

Помощник руководителя, как и любой человек, имеет право на личную жизнь. Но, сохранить баланс между работой и личной жизнью мало кому удается. Решение задач, поставленных руководителем, отнимает колоссальное количество сил и времени, а между тем круг собственных знакомых существенно становится меньше из-за постоянной занятости. Проходит большое количество времени, а с утра и до утра приходится решать чужие проблемы. Незаметной становится г грань между работой и личной жизнью, а жизненный цикл приемлемый для большинства людей – 8 часов сна, 8 часов работы и 8 часов развлечений и отдыха, – не реализуется ни в один из дней недели. В большинстве случаев это кончается неделовыми отношениями. Предложений от работодателей о вакантном месте хорошо оплачиваемого секретаря-референта и помощника руководителя часто встречаются на сайтах и в специализированных СМИ по трудоустройству, но не мало желающих занять данную должность. Различные истории женских романов о девушках задумывающихся и пытающихся устроить личную жизнь на работе убеждают что это возможно. При каких условиях сюжет из женского романа может воплотиться в реальной жизни, можно представить из жизненных наблюдений за коллегами, друзьями работающих на данных должностях, просмотров сайтов кадровых агентств по поиску работы. Например, когда руководитель целенаправленно ищет референта с определенным набором качеств для исполнения не только стандартных обязанностей из должностной инструкции, но и для других функцийнередко неделового характера. Данная традиция, перешедшая в нашу страну с Запада получила широкое распространение в России еще с перестроечных времен. в настоящее время достигает наивысшего пика популярности.

Также распространен и такой момент, что помощник после первого месяца работы сталкивается с притязаниями со стороны директора, не совпадающими с его жизненными ценностями и принципами. Бывает, конечно, что ж изненные принципы могут измениться у помощника, могут появиться взаимные симпатии,. Но, зачастую в этой ситуации все обычно одними намеками со стороны руководителя не заканчивается. А в случае отказа обязательно последуют недомолвки, публичные недовольства, замечания и увольнение. Также может быть постепенное развитие деловых отношений между руководителем и помощником. Со временем люди просто привыкают друг другу, встречаясь и общаясь по вопросам бизнеса в течение нескольких месяцев или лет совместной работы. Финал в таких случаях имеет широкую вариативность: от надоедания друг другу и расставания до оформления отношений. Как бы ни были разнообразны сюжеты из жизни помощников, все-таки решение достичь карьерной цели, определенного материального достатка, завязывая личные отношение с руководителем, вряд ли можно считать удачным. Чаще всего неосуществимыми являются и мечты референта об удачном замужестве с руководителем. Как бы то ни было, поразмышлять над чужим опытом референтов-помощников, уже прошедших аналогичный путь, будет не лишним. Руководители, подбирающие себе помощника, конечно же, в первую очередь ищут грамотного и профессионального сотрудника, по возможности преданного. Но вместе с тем для этой профессии важна презентабельная внешность, поэтому наличие в резюме фото – частое требование для соискателей данной вакансии. И все же сомнительно, что руководителя может устроить человек неэнергичный и не заинтересованный в работе с перспективой роста и не рассчитывающий на долговременное сотрудничество. Бизнесмены ответственны за свой бизнес, и приоритеты расставляют, как и полагается: на первом месте – успешная работа и конкретные результаты. Поэтому претендентам на вакансию личного помощника после предварительного отбора по фото и резюме приходится также проходить собеседование, включающее обсуждение резюме, профессиональных навыков, условий работы и уровня зарплаты, затем заполнение общепринятой анкеты кандидата, прохождение психологических тестов и т.д В силу сложившихся стереотипов считается, что кандидат, устраивающийся на должность помощника руководителя, ищет легких путей в жизни, в частности – успешной карьеры, а возможно, и рассчитывает на удачную личную жизнь. Однако, как показывает опыт, в реальности ожидания помощника и руководителя редко совпадают. Помощник, чаще молодая девушка, ожидает глобальных изменений не только в карьерном плане, но и в личной жизни уже в силу своего возраста, и совершенно иные планы, как правило, – у руководителя. Знаки внимания, комплименты, руководителя воспринимаются помощником как потенциальное предложение о долгосрочных отношениях. О том, что руководитель устает от бизнес-рутины и семейных проблем и ему иногда хочется приятно провести время. Руководитель не вынашивает далеко идущих планов относительно долгосрочных отношений,. И если карьера у помощника не складывается, что выражается в отсутствии перемещения на иную должность в первые два-три года работы, ему лучше просто уволиться из компании.

Генеральный директор консалтинговой компании как-то поделился со мной тем, каким ему видится идеальный помощник, из обязательных качеств он указал чтоб обладала личностными качествами как доброта и отзывчивость, интеллектом, внимательностью. Здесь подразумевались и неформальные отношения. Потенциальному помощнику фактически предлагается роль второй жены – которую руководитель скрывает ото всех.. В это ситуации за женщину радоваться затруднительно. Но её никогда не будет устраивать второстепенная роль. Наоборот, с течением времени душевный конфликт женщины-помощника становится все острее, ведь чем дольше длятся деловые и неформальные отношения, тем больше появляется невидимых нитей и взаимосвязей между людьми. Ситуация весьма осложняется после рождения общего ребенка, который в обычной семье больше укрепляет брак, нежели разрушает, чего нельзя сказать о ситуации негласного совместного существования, скрываемого обычно от друзей, родственников и жены. Часто на помощников возлагается множество обязанностей, абсолютно не связанных с должностной инструкцией. Выполнение «расширенных обязанностей» заставляет референтов проводить с руководителями неограниченное количество времени, решая их дела, в том числе личные. Все бы ничего, если бы не излишняя погруженность в дела руководителя, она создает у помощника иллюзию особого доверия, а у руководителя формирует комплекс личной заинтересованности в помощнике как в крайне необходимом человеке. Такие отношения повышенной доверительности могут создать у женщины ощущение привязанности, а иногда и способствовать зарождению зависимости от руководителя. В такой ситуации развязка может быть плохой. Как показывает практика, не только помощник может зависеть от руководителя. Руководитель тоже может попасть в зависимость от своего помощника и даже пострадать от этого.Нередко именно от помощника зависит морально-психологический климат всего коллектива. В первую очередь это касается референта, тесно связанного с руководителем не только деловыми, но и неформальными отношениями. Известны случаи, когда все контакты с руководителем замыкались на его помощнике, и тогда, не имея хороших отношений с помощником, невозможно ничего добиться – ни встречи с руководителем, ни его положительных или быстрых решений, крайне необходимых в бизнесе. Руководитель оказывается в зависимости от настроения помощника, и это решающим образом отражается на всех работниках. В такой обстановке нарушается психологическое равновесие коллектива. Сотрудники из-за боязни попасть под горячую руку помощника, а затем и руководителя пытаются скрыть настоящее положение дел в компании, вынуждены искажать факты, что негативно сказывается на результатах работы компании в целом. И если поначалу всех все устраивает, то впоследствии может бумерангом вернуться к руководителю не победами, а бедами в бизнесе. Играть одновременно роль помощника и любовницы удается далеко не каждому референту – об этом руководителю следует задуматься уже на начальном этапе неформальных отношений со своим помощником. Охлаждение в отношениях, характерное для большинства служебных романов между руководителем и его помощником, обязательно когда-то наступает, иногда – совсем неожиданно для обеих или одной из сторон. Длительность периода делового и неделового общения, посвящения помощника в тайны «мадридского двора» у всех «пар» бывает различная (в основном, от одного года до четырех лет). За это время личная жизнь перемешивается с работой, как коктейль в миксере. Что же делать? Вопрос исконно русский, часто звучащий при столкновении человека со сложной проблемой. А серьезная проблема здесь налицо: происходит «прирастание» к человеку и его интересам, и, возможно, абсолютно бесперспективное. Минорная направленность развития таких романов – характерная особенность личной жизни помощника руководителя. Забота о руководителе начинается из-за исконно женской потребности опекать, которая постепенно перерастает в привычку. И что самое неприятное, именно эта привычка становится камнем преткновения, постепенно затягивающим помощника в болото отношений без конкретного будущего. А далее следует потеря чувства ответственности за свою судьбу и плохо скрываемая зависимость от руководителя – представителя «сильных мира сего». О тех, кому удалось-таки выйти замуж за своего руководителя и сделать блестящую карьеру за счет протекции мужа-бизнесмена, мало сообщается в прессе, и именно потому, что в жизни такое случается довольно редко. Но все же и такое бывает! Мой знакомый, генеральный директор юридической компании, как-то пытался доказать мне, что в жизни все возможно... Его роман с личным помощником закончился удачно для обоих, если так можно, конечно, считать. Он женился на молодой помощнице, оставив прежнюю семью. Его мнение звучало в моих ушах, как колокольный набат: оказывается, «надо попробовать в жизни все: открыть собственное дело, поменять жену, если возникнет такая необходимость, а по возможности – поменять и родину, уехав за границу». И если с мнением насчет «пробы пера» в области открытия собственного бизнеса, вполне вписывающимся в жизненные принципы любой зрелой личности, согласится, пожалуй, каждый, то по вопросу смены жены и родины будет, полагаю, вестись широкая дискуссия, и оппонентов у данного мнения будет гораздо больше, нежели защитников. Так вот, сейчас его молодая жена возглавляет новое и самое сложное направление бизнеса – производство трикотажа. Она встает раньше мужа, уже с восьми утра она на работе и лишь поздним вечером, около десяти, возвращается домой. Получается, что только очень энергичные и трудолюбивые помощницы, готовые встать в ряды постоянно занятых бизнес-вуман, работающих очень интенсивно, по 12–14 часов в сутки, могут надеяться на это самое удачное замужество.

И все же для российских бизнесменов предложение руки и сердца собственному секретарю – совсем не характерный шаг, впрочем, как и для их зарубежных коллег. Мечта девушек и женщин, устраивающихся на должность помощника директора с целью удачного замужества, сродни мечте заполучить крупный выигрыш в казино: все зависит от того, как фишка ляжет. Однако, по наблюдениям, в казино ходят играть лишь очень богатые и обеспеченные люди, которые чаще проигрывают, чем выигрывают, и им все нипочем – беднее они не становятся. А когда ставкой является собственное благополучие, как в случае с помощницей, не нашедшей жизненного «пристанища» в роли законной жены и соратницы собственного руководителя, может, не стоит рисковать? Любовь в начале корпоративной пьесы не обязательно заканчивается счастливым браком в ее финале.

("Секретарь-референт" №10 2007)

Личный помощник руководителя - профессия на данный момент достаточно востребованная. В первую очередь это связанно с развитием рыночной экономики, так как в условиях жесткой конкуренции финансовое состояние любой фирмы зависит от правильных и своевременных управленческих решений. Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.

Личные качества ассистента

При выборе «правой руки» зачастую директор компании обращает внимание не на образование, а на личные Скорее всего, предпочтение будет отдано человеку с менее богатым опытом, но со схожим мнением, чем специалисту с отличными рекомендациями, но отличающимися жизненными убеждениями. Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение начальника. Выполнять все задания, независимо от специфики - это могут быть поручения и личного характера. Если вы и всегда все принимаете на свой счет, то это не для вас работа. Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью - повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом. Помощник руководителя, обязанности которого - ведение переговоров и заключение договоров при отсутствии первого лица компании, в какой-то степени является лицом компании. Именно по нему конкуренты судят о состоянии дел, а клиенты и партнеры принимают решения о сотрудничестве.

Должностные функции

Итак, если вы намерены стать персональным помощником, следует ознакомиться со сферой деятельности и списком дел, которые в повседневные будни выполняет помощник руководителя. Обязанности его, как уже было сказано, варьируются от исполнительных функций до заместительских.

планирование графика и составление рабочего расписания предстоящих дел и встреч руководителя;
напоминание о запланированных встречах, предстоящих поездках, организация мероприятий и бизнес-ланча;
контроль и планирование командировок: заказ билетов, бронирование отелей, работа переводчика;
ведение документации и организаторские моменты по рационализации рабочего места.

К заместительским обязанностям относятся:

поиск необходимой информации, оперативное решение возникающих вопросов, контроль над работой структурных подразделений;
при необходимости представление фирмы и босса на деловых встречах.

В той или иной компании круг обязанностей может разниться в зависимости от специфики фирмы и личных

Перспективы

Сотрудники высокой квалификации, выполняющие эти функции, ценятся очень высоко. Чаще всего персональными ассистентами становятся офис-менеджеры, секретари, руководители отделов, заслужившие отличную репутацию за время своей службы и переросшие свои обязанности. Некоторые сотрудники рассматривают должность личного ассистента как стартовый этап для продвижения по карьерной лестнице. В будущем опыт и знание структуры компании, направлений ее деятельности, специализации, а также навыки проведения переговоров открывают широкие перспективы. Опытные и отличившиеся работники могут занять вышестоящие должности, что и является их высокой целью и главной мечтой.