Первичные документы по учёту движения материалов. Документальное оформление операций по движению мпз Документы по движению мпз

Материально-производственные запасы — часть имущества:

• используемая при производстве продукции, выполнении работ и оказании услуг, предназначенных для продажи;
• используемая для управленческих нужд предприятия (организации).

Готовая продукция — часть материально-производственных запасов организации, предназначенная для продажи, являющаяся конечным результатом производственного процесса, законченной обработкой (комплектацией), технические и качественные характеристики которой соответствуют условиям договора или требованиям иных документов в случаях, установленных законодательством.

Товары — часть материально-производственных запасов организации, приобретенная или полученная от других юридических и физических лиц и предназначенная для продажи или перепродажи без дополнительной обработки.

Классификация материально-производственных запасов

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету № 5/01 "Учет материально-производственных запасов" в зависимости от той роли, которую играют товарно-материальные ценности в процессе производства, их подразделяют на следующие группы: сырье и материалы, покупные полуфабрикаты, возвратные отходы, топливо, тара и тарные материалы, запасные части, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.

Сырье и основные материалы — предметы труда, из которых изготовляют продукт и которые образуют материально-вещественную основу продукта.

Вспомогательные материалы используют для воздействия на сырье и основные материалы, придания продукту определенных потребительских свойств или же для обслуживания и ухода за орудиями труда.

Отметим, что деление материалов на основные и вспомогательные носит условный характер и часто зависит от количества материала, использованного на производство различных видов продукции.

Покупные полуфабрикаты — сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, не являющиеся еще готовой продукцией. Они выполняют важную роль в изготовлении продукции, и вместе с основными материалами составляют ее материальную основу.

Возвратные отходы производства — остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию или частично утратившие свои потребительские свойства исходного сырья и материалов.

Отметим, что из группы вспомогательных материалов отдельно выделяют в связи с особенностью их использования топливо, тару и тарные материалы, запасные части. Топливо подразделяют на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление).

Тара и тарные материалы — предметы, используемые для упаковки, транспортировки, а также хранения материалов и готовой продукции.

Запасные части идут на ремонт и замену износившихся деталей машин и оборудования.

Такая классификация товарно-материальных ценностей используется для построения систематического и аналитического учета материальных ценностей, а также для составления статистического отчета об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов в производственной деятельности.

В качестве единицы бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается номенклатурный номер, разрабатываемый организацией в разрезе их наименований и (или) однородных групп (видов).

Основными задачами учета товарно-материальных ценностей являются: контроль за сохранностью ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки; соответствие складских запасов нормативам; правильное и своевременное документирование всех операций по движению товарно-материальных ценностей; выполнение планов снабжения материалами; соблюдение норм производственного потребления; выявление фактических затрат, связанных с заготовлением и приобретением ценностей; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материальных ценностей по объектам калькуляции; систематический контроль за выявлением излишних и неиспользуемых материалов, их реализация; своевременное осуществление расчетов с поставщиками материальных ценностей; контроль за материалами, находящимися в пути, неотфактурованными поставками.

Оценка материально-производственных запасов

Товарно-материальные ценности принимаются к по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью товарно-материальных ценностей, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Фактическими затратами на приобретение товарно-материальных ценностей могут быть:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;
• таможенные пошлины и иные платежи;
• невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы товарно-материальных ценностей;
• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;
• затраты по заготовке и доставке материальных ценностей до места их использования, включая расходы по страхованию. Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке материальных ценностей, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты за услуги транспорта по доставке материальных ценностей до места их использования, если они не включены в цену на запасы, установленную договором, затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков (коммерческий кредит) и т. п. затраты;
• иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Не включаются в фактические затраты на приобретение товарно-материальных ценностей общехозяйственные и другие аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением товарно-материальных ценностей.

Затраты по доведению товарно-материальных ценностей до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включают в себя затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг.

Фактическую себестоимость материальных ценностей при их изготовлении силами организации определяют исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов.

Фактическую себестоимость товарно-материальных ценностей, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяют исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическую себестоимость материальных ценностей, полученных организацией безвозмездно, определяют с учетом их рыночной стоимости на дату оприходования.

Фактическая себестоимость материальных ценностей, приобретенных в обмен на другое имущество (кроме денежных средств), определяется с учетом стоимости обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в бухгалтерском балансе у этой организации.

Материальные ценности, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к бухгалтерскому учету на забалансовые счета в оценке, предусмотренной в договоре.

Оценка материальных ценностей, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в рублях путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, действующему на дату принятия к бухгалтерскому учету организацией материальных ценностей по договору.

Оценку материальных ценностей, списываемых на производство, разрешается производить одним из следующих методов:

• по средней себестоимости;
• по себестоимости каждой единицы;
• по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);
• по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО).

Первый способ оценки материальных ценностей по средней себестоимости является традиционным для отечественной практики учета. В течение отчетного месяца материальные ценности списываются на производство, как правило, по учетным целям, а в конце месяца списывается соответствующая доля отклонений фактической себестоимости материальных ценностей от их стоимости по учетным ценам.

Определяем коэффициент отклонений 3250: 60250 = 0,054.

Расчет отклонений от цен по группе материальных ценностей (в руб.) Таблица 6.1.

Отклонение фактической себестоимости от учетной стоимости израсходованных материальных расходов составит 45600 * 0,054 = 2462 руб.

Фактическая себестоимость израсходованных за месяц материальных ценностей составит 45600 * 2462 = 48062 руб.

Способ оценки по себестоимости каждой единицы следует применять для наиболее ценных материалов. Это могут быть драгоценные камни и драгоценные металлы. Помимо этого используют этот метод и для оценки запасов, которые не могут заменять друг друга.

При методе ФИФО применяют правило: первая партия на приход — первая партия в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия отпущена в производство, сначала списывают материальные ценности по цене (себестоимости) первой закупочной партии, затем по цене второй партии и так далее в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материальных ценностей за месяц.

При методе ЛИФО применяют другое правило — последняя партия на приход — первая в расход: в этом случае вначале списывают материальные ценности по себестоимости последней партии, а затем по себестоимости предыдущей и так далее. Пример оценки расхода материальных ценностей по методам ФИФО и ЛИФО приведен в табл. 6.2.

Оценка материалов по методам ФИФО и ЛИФО. Таблица 6.2.

Наименование показателей	Кол-во единиц	Цена за единицу, руб.	Сумма, руб.
Поступили материалы: первая партия вторая партия третья партия
Итого поступило за месяц Расход за месяц в оценке по методу ФИФО первая партия вторая партия третья партия
Итого за месяц По методу ЛИФО: первая партия вторая партия третья партия
Итого за месяц по методу ФИФО по методу ЛИФО

Метод оценки материальных ценностей по средневзвешенной себестоимости рассмотрим ниже. Отметим, что стоимость израсходованных материальных ценностей и стоимость их остатков, оцененные различными методами, отличаются, что вытекает из последовательности включения в расчет покупных цен на разные партии материальных ресурсов.

Метод оценки запасов по средневзвешенной себестоимости (по данным табл. 6.2).

Себестоимость запасов с учетом остатка на начало месяца и поступления за месяц (300 + 480 + 480 + 1000) = 2260 руб.

Себестоимость единицы запасов 2260: 145 = 15,5862 =15 руб. 59 коп.

Относится на себестоимость продукции (работ, услуг) 15,59 * 135 = 2104,65 = 2140 руб. 65 коп.

Остаток запасов на конец месяца 2260 — 2104,65 = 155,35 руб.

Себестоимость единицы запасов 155,35: 10 = 15,5863 = 15 руб. 59 коп.

Отметим, что применение оценки материальных ценностей методами ФИФО и ЛИФО требует от организации учета материальных ресурсов не только по видам материалов, но и по партиям поступления, если закупочные цены меняются. Это существенно усложняет учет и повышает его трудоемкость.

Изученные техники расчетов по этим методам позволяют сделать вывод о том, что оценку материальных ценностей можно произвести без партионного учета, если применить балансовый прием оценки израсходованных материальных ценностей по формуле:

Р = О н + П — О к,

• где Р — стоимость израсходованных материальных ценностей;
• О н и О к — стоимость начального и конечного остатков материальных ценностей;

П — стоимость поступивших материальных ресурсов. При использовании метода ФИФО стоимость остатка материальных ценностей на начало месяца составила 300 руб. (25 * 12) = 300 руб., а на конец месяца — 10 руб. * 20 = 200 руб., а стоимость израсходованных материалов равна 2060 руб. (780 + 480 + 800) = 2060. По методу ЛИФО стоимость израсходованных товарно-материальных ценностей составила 2020 руб. (1000 + 480 + 540).

Метод ФИФО целесообразно применять при составлении баланса, поскольку стоимость материальных ресурсов на конец отчетного периода наиболее близка к текущим ценам и реальнее представляет активы предприятия.

Документальное оформление операций по движению материально-производственных запасов

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы по движению материальных ценностей должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершавших операции, а также следы соответствующих объектов учета. Отметим, что контроль за соблюдением правил оформления движения ценностей возложен на главного бухгалтера и руководителей структурных подразделений предприятия.

При поступлении материальных ценностей от поставщиков, заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений нет, то выписывается приходный ордер (ф. № М-И) на все количество поступивших материальных ценностей. Этот документ составляется заведующим складом в день поступления ценностей в одном экземпляре.

Если при приемке материальных ценностей от поставщиков будет установлено расхождение с данными сопроводительных документов (обнаружена недостача, излишек или пересортица), либо имеет место неотфактурованная поставка (поступление товарно-материальных ценностей без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом вместе с представителем поставщика (например, экспедитором) или незаинтересованной организацией составляет акт о приемке материалов по ф. № М-71 в двух экземплярах. Этот акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. При этом второй экземпляр этого акта передают (направляют) поставщику.

Материальные ценности могут поступать на предприятие (в организацию) от подотчетных лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т. д. заведующему складом, который отражает их приобретение, выписывает в общеустановленном порядке приходные ордера.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных на приобретение материальных ценностей, к нему следует приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета и чеки магазинов, квитанции приходных ордеров, а также акты (справки), если покупки сделаны на рынках или у населения.

При перемещении материальных ценностей из одного структурного подразделения (склада, цеха, участка) на другой склад данного предприятия составляется накладная на внутреннее перемещение материалов (ф. № М-11). Эта накладная выписывается на основании распоряжения отдела снабжения.

Аналогично изложенному отражается сдача на склад материальных ценностей, изготовленных или переработанных вспомогательными или подсобными структурными подразделениями (цехами, участками).

Отпуск материальных ценностей должен осуществляться на основе установленных лимитов. Всякий сверхлимитный отпуск материальных ценностей на производство и замену материалов следует оформлять выпиской требования.

Расход материальных ценностей, отпускаемых на производство и другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами, которые выписывает плановый отдел предприятия или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материальных ценностей, и, как правило, сроком на один месяц. Один экземпляр этого документа вручают получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенных товарно-материальных ценностей в обоих экземплярах карты и расписывается в карте чека получателя, а представитель цеха получателя расписывается в получении ценности в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов на сторону и пропуск товарно-материальных ценностей оформляется накладной (ф. № М-15), выписываемой работником структурного подразделения в двух экземплярах при предъявлении получателем материальных ценностей доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Учет материальных ценностей на складах и в бухгалтерии

Для обеспечения производственной программы соответствующими материальными ценностями на предприятиях и в организациях создаются специализированные склады для хранения основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ресурсов.

Целесообразно также располагать материальные ценности по партиям закупок, что во многом может облегчить применение методов ЛИФО и ФИФО. На складах (кладовых) товарно-материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них — по группам, типу и сорту, размерам вестибюлей, ящикам, на полках, стеллажах, что обеспечивает быстрый их прием, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет движения и остаток материальных ценностей ведут в карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и лимит. Затем карточки передают на склад, и кладовщик заполняет данные прихода, расхода и остатка материалов. Ведение учета материальных ценностей допускается также в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского цеха.

Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных учетных документов (приходных ордеров, требований, накладных и др.) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материальных ценностей.

Все первичные документы по движению материальных ценностей со складов и структурных подразделений предприятия поступают в бухгалтерию, где они после соответствующего контроля формируются в пачки и передаются на вычислительную установку. Именно на этой стадии учетного процесса работники бухгалтерии обязаны осуществлять надлежащий контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению товарно-материальных ценностей. После проверки первичные документы подвергаются таксировке (умножению количества материалов на цену).

Существует несколько вариантов учета материальных ценностей в карточках складского учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по бухгалтерии.

При первом варианте в бухгалтерии открывают карточку на каждый вид и сорт по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах и данными карточек складского учета.

При втором варианте все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходовании каждого вида товарно-материальных ценностей записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и в денежном выражении по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Этот вариант существенно уменьшает трудоемкость учета, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Однако и в этом случае учет остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров товарно-материальных ценностей.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах. Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работники бухгалтерии переносят количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточки складского учета в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборота, прихода и расхода). После проверки визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки товарно-материальных ценностей фиксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу.

Сальдовый метод учета материальных ценностей — один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки учетных данных и малой машинной обработки учетных данных.

Синтетический учет материально-производственных запасов

Для учета материально-производственных запасов применяют следующие синтетические счета: 10 "Материалы", 11 "Животные на выращивании и откорме", 14 "Переоценка материальных ценностей", 15 "Заготовление и приобретение материалов", 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей", а также забалансовые счета: 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение", 003 "Материалы, принятые в переработку", 004 "Товары, принятые на комиссию".

Планом счетов бухгалтерского учета для учета наличия и движения всех видов материальных ценностей предназначен счет 10 "Материалы", в развитие которого на каждом предприятии должны открываться субсчета, а также счета аналитического учета, необходимые для детализации наличия и движения различных видов и групп товарно-материальных ценностей.

Материальные ценности на счете 10 "Материалы" учитываются по фактической себестоимости их приобретения (заготовления) или по учетным ценам.

В новом Плане счетов бухгалтерского учета используются два варианта учета приобретения и заготовления материально-производственных запасов.

Первым вариантом предусмотрено, что материальные ценности, поступающие на предприятие, отражаются по дебету счета 10 "Материалы" и кредиту счетов 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и др. В этом случае товарно-материальные ценности приходуются независимо от того, когда они поступили — до или после получения расчетных документов.

Оплата материальных ценностей отражается по дебету счетов 60, 76 и других с кредита счетов по учету денежных средств. Стоимость оплаченных товарно-материальных ценностей, оставшихся на отчетную дату в пути, в конце отчетного периода должна быть отражена по дебету счета 10 и кредиту счета расчетов с поставщиками и подрядчиками без оприходования этих ценностей на склад. В начале следующего месяца эти суммы отражаются в текущем учете как дебиторская задолженность по счету учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

Второй вариант предполагает использование для учета заготовления и приобретения материальных ценностей еще двух синтетических счетов: 15 "Заготовление и приобретение материалов" и 16 "Отклонение в стоимости материалов".

В этом случае на основании поступивших акцептованных расчетных документов поставщиков в системном учете осуществляется бухгалтерская запись по дебету счета 15 "Заготовление и приобретение материалов" и кредиту счетов 60, 76, 71 и других на их фактурную стоимость, независимо от того, когда материальные ценности поступили на предприятие — до или после поступления расчетных документов поставщиков.

Кредитование материальных ценностей, фактически поступивших на предприятие, отражается проводкой по дебету счета 10 и кредиту счета 15 "Заготовление и приобретение материалов" по учетным ценам. При этом разница между стоимостью фактически поступивших на склад предприятия материальных ценностей по учетным ценам и фактической себестоимостью их приобретения списывается в дебет счета 16 "Отклонение в стоимости материалов" с кредита счета 15 "Заготовление и приобретение материалов", если учетная цена меньше фактической, или в дебет счета заготовления и приобретения материалов с кредита счета отклонения в стоимости материалов, если учетная цена больше фактической себестоимости заготовления.

Дебетовое сальдо счета заготовления и приобретения материалов отражает материальные ценности, находящиеся в пути, как уже оплаченные, так и не оплаченные, а только подлежащие оплате по акцептованным расчетным документам. При этом отклонения, накопленные на счете 16 "Отклонения в стоимости материалов", списываются в дебет счетов по учету затрат на производство пропорционально стоимости израсходованных материалов по учетным ценам. По истечении месяца определяют разницу между фактической себестоимостью израсходованных материальных ценностей и стоимостью их по твердым учетным ценам. Разницу списывают на те же счета затрат, на которые были списаны материалы по твердым учетным ценам (счета 20, 23, 25, 26 и др.). Если фактическая себестоимость выше твердой учетной цены, разницу между ними списывают дополнительной бухгалтерской проводкой, обратную же разницу (что возможно при использовании в качестве твердой учетной цены плановой себестоимости материальных ценностей) — способом "красного сторно",
т. е. отрицательными числами.

Отклонение фактической себестоимости товарно-материальных ценностей от стоимости по твердым учетным ценам распределяют между израсходованными и оставшимися на складе материальными ценностями пропорционально стоимости материальных ценностей по твердым учетным ценам.

С этой целью определяют процентное отношение отклонений фактической себестоимости материальных ценностей от твердой учетной цены и результат умножают на стоимость отпущенных и оставшихся материальных ценностей по твердым учетным ценам.

Процентное отношение отклонений фактической себестоимости материальных ценностей от твердой учетной цены (x) рассчитывают по формуле

• где О н — отклонение фактической себестоимости материальных ценностей от стоимости по твердым учетным ценам на начало месяца;
• О п — отклонение фактической себестоимости материалов по поступившим материалам за месяц;
• У цн — стоимость материальных ценностей в твердых учетных ценах на начало месяца;
• У цп — стоимость поступивших в течение месяца товарно-материальных ценностей по твердым учетным ценам.

Отметим, что при определении фактической себестоимости материальных ресурсов списание на производство разрешается производить помимо средней стоимости способами ФИФО и ЛИФО.

При использовании этих методов возникает необходимость оценки каждой партии расходуемых ценностей, что осуществить довольно сложно, учитывая уровень современной автоматизации учета.

Целесообразно стоимость израсходованных материальных ценностей при их оценке по методам ФИФО и ЛИФО определять расчетным путем.

В этом случае в течение месяца материальные ценности списываются на производство по учетным ценам. По окончании месяца определяют стоимость израсходованных материальных ценностей по методу ФИФО и ЛИФО. Находят отклонение исчисленной стоимости материалов от стоимости их по учетным ценам и списывают выявленное отклонение на соответствующие счета пропорционально стоимости ранее списанных материальных ценностей по учетным ценам.

При поступлении материальных ценностей дебетуют материальные счета 10 "Материалы", а кредитуют:

• счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" — на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, с учетом оплаты процентов за приобретение в кредит, предоставленных поставщиками;
• счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" — на стоимость услуг, оплаченных чеками транспортным организациям;
• счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" — на стоимость товарно-материальных ценностей, оплаченных из подотчетных сумм;
• счет 23 "Вспомогательные производства" — на расходы по доставке материальных ценностей собственным транспортом и на фактическую себестоимость материальных ценностей собственного производства;
• счет 20 "Основное производство" — на стоимость возвратных отходов и других счетов.

Отпущенные в производство и на другие нужды товарно-материальные ценности списываются с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течение месяца по твердым учетным ценам. При этом поставляют бухгалтерскую проводку:

дебет счета 20 "Основное производство"

на стоимость материальных ценностей, отпущенных основному производству;

• дебет счета 23 "Вспомогательные производства"; дебет других счетов в зависимости от направления расходов товарно-материальных ценностей (25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и др.);
• кредит счета 10 "Материалы" или других счетов по учету материальных ценностей.

При реализации материальных ценностей на сторону составляют следующие бухгалтерские проводки:

• дебет счета 91-2 "Прочие расходы", кредит счета 10 "Материалы"

на стоимость материалов по учетным ценам;

• дебет счета 91-2 "Прочие расходы", кредит счета 16 "Отклонение в стоимости материалов"

на разницу между фактической себестоимостью материалов;

• дебет счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" и кредит счета 91-1 "Прочие доходы"

на продажную стоимость материалов;

• дебет счета 91-2 "Прочие расходы", кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам"

на сумму НДС по реализуемым товарно-материальным ценностям.

• Финансовый результат реализации материальных ценностей списывают со счета 91 "Прочие доходы и расходы" на счет 99 "Прибыли и убытки".

Инвентаризация материально-производственных запасов

Действующим законодательством установлено, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порче имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации, в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Основными целями инвентаризации являются выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

Предприятиям и организациям дано право самостоятельно определять количество инвентаризаций в отчетном году, дату их проведения, перечень имущества, проверяемого при каждой из них, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей осуществляется не менее одного раза в год перед составлением бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация материальных ценностей осуществляется инвентаризационными рабочими комиссиями при обязательном участии материально ответственных лиц. В состав инвентаризационной комиссии следует включать представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, а также других специалистов.

При проведении инвентаризации следует помнить, что:

• инвентаризации подлежат все товарно-материальные ценности организации, независимо от их местонахождения;
• обязательно должно быть подвергнуто проверке фактическое наличие имущества, находящегося на ответственном хранении, арендованного, полученного для переработки от других организаций;
• инвентаризацию имущества проводят по его местонахождению и материально ответственными лицами, на хранении которых находятся эти ценности;
• фактическое наличие имущества должно проверяться только при обязательном участии материально ответственных лиц;
• результаты инвентаризации следует отразить в учете и отчетности того месяца, в котором она закончена.

Наличие имущества при инвентаризации определяют путем его обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Фактические результаты записывают в инвентаризационные описи. Запись производится по каждому отдельному наименованию материальных ценностей, с указанием номенклатурного номера, вида, группы, артикула, партии, сорта в единицах счета, массы или меры, при этом учитываются специфические особенности отдельных видов материальных ценностей.

Отдельные описи составляются на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах других предприятий, подвергшиеся порче, ненужные, неликвидные, а также не поступившие или отпущенные во время проведения инвентаризации.

Инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии и материально ответственными лицами, которые подтверждают, что все материальные ценности проверены в их присутствии и претензий к членам комиссии они не имеют.

Данные инвентаризационных описей используются для составления сличительных ведомостей, в которых фактические данные описей сопоставляются с учетными данными. При выявлении недостач или излишков материально ответственные лица должны дать им соответствующие объяснения. Инвентаризационная комиссия устанавливает характер, причины, а также виновников выявленных расхождений или порчи материальных ценностей и определяет порядок регулирования разниц и возмещения ущерба.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек материальных ценностей приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации либо путем увеличения доходов у некоммерческой организации, либо увеличения финансирования (фондов) у бюджетной организации. Независимо от причин возникновения все недостачи материальных ценностей по их фактической себестоимости списываются с кредита материальных счетов в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". После выяснения всех обстоятельств возникновения недостач или порчи материальных ценностей руководитель предприятия принимает решение о порядке их списания со счета 94;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списывают на финансовые результаты у коммерческой организации либо путем увеличения расходов у некоммерческой организации, либо уменьшения финансирования (фондов) у внебюджетной организации.

Основной вид деятельности нашей организации - нанесение теплогидроизоляционного покрытия на стальные трубы и фасонные изделия. Номенклатура труб и фасонных изделий от Ф 57мм до Ф 1020мм. В организации есть собственный автотранспорт, грузовые атвтомобиля и погрузчики, осуществляющие доставку продукции до покупателей, доставку МПЗ от поставщиков до складов организации и между складами внутри организации.Какие необходимы транспортные документы для отражения операций по доставке до покупателей и от поставщиков я знаю.Вопрос- нужны ли ТТН для отражения внутренних перемещений между складами. Количество перемещений значительное. 7 центральных складов, 5 основных производственных участков.

Для учета расходов на перевозку имущества внутри организации собственными транспортными средствами организации достаточно:

– официально разработанную форму (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1998 г. № 78);

– самостоятельно разработанную форму, которая подтвердит путь и время следования автомобиля;

– или иные подтверждающие документы (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2010 г. № КА-А40/11123-10), а также, например, данные спутниковой системы навигации ГЛОНАСС (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Дело в том, что при использовании собственного транспорта для нужд организации нет необходимости заполнять ТТН или транспортную накладную. Поскольку нет никаких отношений с третьей стороной – перевозчиком. Минфин России по этому поводу высказывается аналогично: «...в случае если договор перевозки не заключался, обязанности подтверждать затраты на перевозку груза и факт его транспортировки как транспортной накладной, так и накладной формы № Т-1 у налогоплательщика не возникает» (письмо от 24.10.2011 г. № 03-03-06/1/687).

Внутренне перемещение МПЗ оформите ТОРГ-13 или накладной М-8 (М-11).

Обоснование данной позиции приведено ниже в статье журнала «Учет в производстве», которую Вы можете найти в закладке «Журналы» «Системы Главбух» vip – версия

Статья: Учитываем затраты на перевозку грузов внутри предприятия

Если предприятие привлекает перевозчика для транспортировки грузов между структурными подразделениями, то, по мнению чиновников, в данном случае нужно оформить транспортную накладную и накладную по форме № Т-1 (письмо Минфина России от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/744). При этом грузы внутри предприятия можно перевозить и собственными силами. О том, как организовать учет расходов в обоих случаях, – в статье.

Создано самостоятельное подразделение

Предприятия с разветвленной филиальной сетью для перевозки сырья и материалов, готовой продукции, как правило, создают самостоятельные структурные автотранспортные подразделения (по аналогии с автотранспортным предприятием).

Отражаем затраты в бухучете*

В зависимости от размера парка собственных автомобилей и характера перевозок (только внутри организации или услуги оказываются еще и на сторону) организация может:

Открыть самостоятельное подразделение, занимающееся перевозками, и все затраты по нему собирать на счете 23 «Вспомогательные производства»;

Не создавать отдельное подразделение, если парк небольшой, и вести учет по автомобилям, их обслуживанию и ремонту на счете 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Автотранспорт».

При любом варианте основными затратами на собственный транспорт являются:

Горюче-смазочные материалы;

Амортизация автомобилей;

Расходы на техническое обслуживание и ремонт;

Зарплата водителей (возможно, бухгалтера, выделенного на ведение учета транспортного подразделения), взносы в фонды и взносы на травматизм.

Если транспорт (пусть даже и большой парк) используется исключительно для нужд организации (не оказывает услуги на сторону), то, возможно, есть смысл не задействовать счет 23 вообще, а выделить отдельный субсчет на счете 26. Но в любом случае транспортные расходы следует собирать обособленно. Это позволит не только анализировать размер таких затрат (в целях управленческого учета), но и сблизить бухгалтерский учет с налоговым.

Соответствующие варианты учета следует прописать в бухгалтерской учетной политике.

Далее уже по правилам, прописанным в учетной политике для целей бухгалтерского учета, эти косвенные транспортные расходы распределяются по видам производимой продукции либо списываются напрямую в уменьшение выручки от продаж отчетного периода.

Признаем расходы в налоговом учете

Транспортные услуги структурных подразделений самого предприятия по перевозкам грузов внутри организации (перемещение сырья (материалов), инструментов, деталей, заготовок, других видов грузов с базисного (центрального) склада в цехи (отделения)) и доставка готовой продукции относятся к материальным расходам производственного характера.

Это следует из подпункта 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Их следует признавать в качестве расходов текущего периода.

А вот если собственным транспортом доставляются в организацию приобретенные материально-производственные запасы, то тогда такие транспортные расходы уже формируют фактическую стоимость этих запасов (п. 2 ст. 254 Налогового кодекса РФ).

Какие документы необходимо оформить

Любая запись в бухгалтерском учете делается на основании первичного документа (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В налоговом учете любой расход должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

В части документального оформления транспортных расходов внутри организации никаких особых указаний ни Налоговый кодекс РФ, ни нормативные акты по бухучету не содержат. Значит, руководствуемся общим правилом – это должны быть документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

На практике это означает, что следует использовать формы документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм.

Если таковые отсутствуют, то предприятие может разработать формы самостоятельно с использованием обязательных реквизитов, которые указаны в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, для подтверждения расходов по горюче-смазочным материалам в наличии должен быть путевой лист.

Причем бухгалтер организации, использующей автотранспорт исключительно для своих, а не коммерческих нужд, может использовать:

Официально разработанную форму (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1998 г. № 78);

Самостоятельно разработанную форму, которая подтвердит путь и время следования автомобиля;

Иные подтверждающие документы (постановление ФАС Московского округа от 30 сентября 2010 г. № КА-А40/11123-10), а также, например, данные спутниковой системы навигации ГЛОНАСС (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

В отношении расходов на амортизацию предприятию необходимо иметь инвентарную карточку учета основных средств № ОС-6, ведомость начисления амортизации.

Если ремонтом занимается сторонняя организация, то потребуется акт выполненных работ.

Если ремонт проводится собственными силами, то нужно будет оформить и требование-накладную № М-11 (утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а), а также расчетно-платежную ведомость/расчетную ведомость № Т-49/№ Т-51 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Как правило, при перевозках оформляется товарно-транспортная накладная № Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78) или транспортная накладная (утверждена постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).

По мнению автора, при использовании собственного транспорта для нужд организации нет необходимости заполнять такие документы вообще. Поскольку нет никаких отношений с третьей стороной – перевозчиком. Минфин России по этому поводу высказывается аналогично: «...в случае если договор перевозки не заключался, обязанности подтверждать затраты на перевозку груза и факт его транспортировки как транспортной накладной, так и накладной формы № Т-1 у налогоплательщика не возникает» (письмо от 24 октября 2011 г. № 03-03-06/1/687).

Так что, по сути, при перевозках внутри компании собственными силами достаточно будет путевого листа.

Однако нелишним будет составление к путевому листу накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары – № ТОРГ-13 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

Несмотря на то что эта унифицированная форма разработана для учета торговых операций, она может быть использована не только торговыми организациями.

Ведь одно ее название «Накладная на внутреннее перемещение…» уже прямо свидетельствует, что она предназначена для учета движения ценностей внутри организации, между структурными подразделениями и материально ответственными лицами.

Так что ее наличие не позволит запутаться, что и куда было направлено внутри самой организации, и кроме того, она значительно проще товарно-транспортной накладной.

Принцип дифференциации выплат пособий по временной нетрудоспособности в зависимости от трудового стажа.

Принцип приоритета профилактических мер в рамках института обязательного медицинского страхования.

Право на бесплатное медицинское обслуживание в РФ.

Принцип соизмерения размеров пенсий в РФ с прожиточным минимумом.

Право на социальное обеспечение для иностранцев, постоянно проживающих на территории России.

Принципы социального обеспечения в законодательстве Европейских стран (по выбору).

Принцип всеобщности социального обеспечения, независимо от пола и возраста.

Проблема реализации принципа равенства граждан перед законом в ПСО.

В качестве материально-производственных запасов (МПЗ) принимаются ак­тивы:

Используемые в качестве сырья, материалов и т.п. при производстве про­дукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания ус­луг);

Предназначенные для продажи;

Используемые для управленческих нужд организации.

Готовая продукция является частью МПЗ, предназначенных для продажи.

Товары также являются частью МПЗ, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи.

Движение МПЗ в организации - это поступление, внутреннее перемеще­ние и отпуск их на сторону.

Для отражения операций с материалами применяются в основном первич­ные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Гос­комстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Перечень унифицированных форм учетной документации

по учету материалов

Для отражения операций с товарами применяются в основном первичные документы унифицированной формы, утвержденные постановлением Госком­стата России от 25 декабря 1998 г. N° 132

Перечень унифицированных форм учетной документации по учету товаро

Наименование формы	Номер формы
Акт о приемке товаров	ТОРГ-1
Ант об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей	ТОРГ-2
Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импорт­ных товаров	ТОРГ-3
Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика	ТОРГ-4
Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика	ТОРГ-5
Акт о завесе тары	ТОРГ-6
Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары	ТОРГ-7
Заказ - отборочный лист	ТОРГ-8
Упаковочный ярлык	ТОРГ-9
Спецификация	ТОРГ-10
Товарный ярлык	ТОРГ-11
Товарная накладная	ТОРГ-12
Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары	ТОРГ-13
Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)	ТОРГ-14
Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей	ТОРГ-15
Акт о списании товаров "	ТОРГ-16
Приходный групповой отвес	ТОРГ-17
Журнал учета движения товаров на складе	ТОРГ-18
Расходный отвес (спецификация)	ТОРГ-19
Акто подработке, подсортировке, перетаривании товаров	ТОРГ-20
Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции	ТОРГ-21
Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц	ТОРГ-22
Товарный журнал работника мелкорозничной торговли	ТОРГ-23
Акт о перемеривании тканей	ТОРГ-24
Акт об уценке лоскута	ТОРГ-25
Заказ	ТОРГ-26
Журнал учета выполнения заказов покупателей	ТОРГ-27
Карточка количественно-стоимостного учета	ТОРГ-28
Товарный отчет	ТОРГ-29
Отчет по таре	ТОРГ-30
Сопроводительный реестр сдачи документов	ТОРГ-31

Заполнять формы можно от руки или на компьютере. При необходимости их можно дополнить новыми реквизитами. Удалять существующие реквизиты нельзя. Размеры бланков, граф и строк можно изменять.

Если организация внесла изменение в унифицированные формы, то такие документы считаются самостоятельно разработанными. Их необходимо обяза­тельно утвердить в учетной политике.

Приведем схему движения документов на участке «МПЗ».

4.1 Отпуск материально-производственных запасов на сторону

Для оплаты (предоплаты) отгрузки МПЗ поставщик (продавец) выписы­вает счет по форме № 868. Он необходим и поставщику, и покупателю. Для покупателя счет является подтверждением обоснованности платежа, для по­ставщика - основанием для учета запаса товара на складе и планирования его закупок.

В счете указываются реквизиты поставщика, уточняется, за какие конкрет­но товары (работы, услуги) должен быть произведен платеж, указывается срок, в течение которого товар будет зарезервирован для данного покупателя на скла­де поставщика.

Обычно счет выписывается поставщиком покупателю при безналичной оплате.

В отдельных случаях организации не заключают договор, а продавец вы­ставляет счет.

Согласно ст. 434 ГК РФ договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, теле­тайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Следовательно, в качестве договора может выступать и счет, в котором ука­заны все существенные условия договора.

Рассмотрим основные реквизиты счета.

В строке «Поставщик» указывается ИНН и полное (или сокращенное по уставу) название поставщика.

В строке «Адрес» - почтовый адрес поставщика.

При необходимости указывается номер телефона, по которому покупатель может задать дополнительные вопросы или сообщить об оплате счета. Здесь же может быть указан и номер факса.

Если поставщик и грузоотправитель являются разными лицами, то в строке «Грузоотправитель и его адрес» показывают ИНН и полное (или сокращенное по уставу) название грузоотправителя. Здесь же указывается и полный почто­вый адрес грузоотправителя. Если поставщик и грузоотправитель - одно и то же юридическое лицо, то в данной строке пишут «Он же».

В строке «.Грузополучатель и его адрес» указывают ИНН и полное (или со­кращенное по уставу) название грузополучателя и его почтовый адрес. Если расчеты между поставщиком и покупателем производятся с помощью платеж­ного требования, то для обоснованности выставления требования поставщик должен представить в банк и счет. Тогда в счете указывают номер и дату пла­тежного требования в графе «Отметка об оплате». В графе «Акцептован» ста­вится отметка об акцепте счета.

Если счет является документом для оплаты в соответствии с каким-либо договором, заказом или нарядом, то в счете указывают реквизиты этого доку­мента: его номер и дату.

Нумерация счетов осуществляется в соответствии с регистрацией их на предприятии-поставщике. Указывается дата, когда составлен счет.

В графе «Плательщик и его адрес» указывают ИНН и полное (или сокращен­ное по уставу) название плательщика, а также полный почтовый адрес платель­щика. Если грузополучатель и плательщик - одно и то же лицо, то пишут «Тот же, что и грузополучатель».

Затем указываются банковские реквизиты плательщика: расчетный, корре­спондентский счет, БИК банка плательщика и его местонахождение.

Если заказчиком выступает юридическое лицо, отличное от грузополуча­теля и плательщика, то указывают его ИНН и полное (или сокращенное по уставу) название заказчика.

Графа «Сумма счета» может не заполняться или быть заполненной частич­но. В последнем случае в графе «Всего продажная» можно указать общую сумму счета.

В следующей части счета уточняется способ доставки товара:

Станция назначения;

Станция отправления;

Дата отправления;

Вид упаковки груза (например, «контейнер»);

Способ отправления груза (например, «автотранспортом поставщика»);

Количество мест, т.е. число контейнеров, коробок и т.п.;

Номер накладной или квитанции, по которой отгружается товар;

Вес отправленной партии.

В строке «Дополнение» могут быть указаны любые дополнительные усло­вия. В частности, здесь может быть оговорено, что оплата счета должна быть произведена в течение определенного времени. Это означает, что поставщик обязуется в течение этого времени зарезервировать на складе товар для данного покупателя.

В основной части счета указываются сведения о продаваемом товаре (рабо­тах, услугах):

Наименование товара (работы, услуги);

Количество продаваемого по счету товара;

Цена за единицу товара;

Стоимость продаваемого товара (работы, услуги). Если стоимость указы
вается с учетом налога на добавленную стоимость, то ниже указывается
«в том числе НДС________________________ ». Если стоимость дана без учета налога на добавленную стоимость, то ниже указывается сумма НДС и итоговая сумма по счету цифрами, а затем прописью с заглавной буквы. Свободные строки счета прочеркиваются.

Счет подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика и заверяется печатью поставщика.

Форма счета не является унифицированной. Поэтому многие организации разрабатывают собственную форму этого документа, сохраняя основные по­казатели.

Представим образец самостоятельно разработанной формы счета:

4.1.2. Доверенность

Если организация получает МПЗ по месту нахождения поставщика или де­нежные средства из кассы контрагента, то на имя сотрудника, который будет их получать, выписывается доверенность. Выдача доверенности лицам, не работа­ющим в организации, не допускается.

Для доверенности на получение материальных ценностей предусмотрены типовые бланки по форме № М-2а или форме М-2 (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Если представители организации получают материальные ценности у постав­щика регулярно, то доверенности выписывают по форме № М-2а, если нет - по форме № М-2.

Доверенности по форме № М-2 имеют корешки, которые подшиваются в хронологическом порядке. Доверенности по форме № М-2а корешков не име­ют, поэтому их регистрируют в специальном журнале (форма журнала приведе­на в Инструкции Минфина СССР от 14 января 1967 г. № 17 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности»).

Книжки доверенностей и журналы «Учет выданных доверенностей» должны храниться у лица, ответственного за регистрацию доверенностей.

Бухгалтер выписывает доверенность в одном экземпляре и выдает ее работ­нику, который будет получать товарно-материальные ценности (ТМЦ).

В доверенности обязательно должна быть указана дата ее составления. До­веренность, в которой эта дата не указана, является недействительной.

Также указывается номер доверенности и срок ее действия.

Как правило, на практике доверенность выписывается на 15 дней. Если же материальные ценности приобретаются и одного и того же поставщика, то до­веренность может быть выписана на календарный месяц. Тем не менее ГК РФ разрешает выписывать доверенность сроком на три года. Если срок действия доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения (ст. 186 ГК РФ).

На следующей строке проставляют реквизиты расчетного счета, наименова­ние и адрес банка плательщика.

Указываются паспортные данные сотрудника, которому выдается доверен­ность. Вместе с доверенностью он должен будет предъявлять паспорт,

В доверенности вписываются полное наименование поставщика и наимено­вание документа, на основании которого поставщиком выдаются товарно-ма­териальные ценности (ТМЦ). Такой документ может отсутствовать, например, в случае небольшой номенклатуры, невысокой стоимости получаемых матери­альных ценностей.

Оборотная сторона бланка доверенности представляет собой перечень ТМЦ, которые получает представитель покупателя, с указанием их нумерации по порядку, полного наименования каждого товара (изделия), единиц измере­ния товара и их количества прописью. Если на лицевой стороне бланка в до­кументе на отпуск указаны наименования ценностей, подлежащих получению, и их количество, то на оборотной стороне перечень прочеркивается.

Количество прописью указывается с начала отведенной для этого графы и с заглавной буквы, после чего остаток графы прочеркивается.

Во всех строках таблицы, оставшихся незаполненными, также ставится прочерк.

Корешок доверенности позволяет учесть все основные моменты по выдаче и использованию доверенности: номер, дату выдачи и срок действия доверен­ности, должность и фамилию лица, получившего доверенность, наименование поставщика, номер и дату документа, на основании которого поставщиком вы­даются материальные ценности (графа 7), номер и дату документа, подтвержда­ющего выполнение поручения.

Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке (форма № М-2) или в журнале учета (форма № М-2а). Кроме того, работник должен поставить свою подпись в самой доверенности, после чего она заверя­ется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Работник, которому выдана доверенность, обязан не позднее следующего дня после каждого получения ценностей независимо от того, получены ли ТМЦ по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию органи­зации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад (кладовую) или соответствующему материально ответственному лицу полученных им ТМЦ. Подписи должны быть выполнены собственноручно. Использование факси­мильной подписи на доверенности не допускается.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в кореш­ке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в гра­фе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные неиспользованные до­веренности погашаются надписью «не использована» и хранятся до конца отчет­ного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие доверенности уничтожаются с составлением об этом соответствующего акта.

Работникам, не отчитавшимся в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдают.

4.1.3. Накладная

Для оформления продажи (отпуска) материальных ценностей сторонней ор­ганизации применяются товаросопроводительные документы.

Основной товаросопроводительный документ - накладная.

Вид накладной зависит от способа доставки материальных ценностей и от вида самих материальных ценностей.

При доставке товаров автомобильным транспортом выписывают товарно-транспортную накладную (форма № 1-Т), утвержденную постановлением Го­скомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. (Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особен­ностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.)

При доставке товаров железнодорожным транспортом выписывают желез­нодорожную накладную. К железнодорожной накладной могут быть приложе­ны спецификации и упаковочные листы, о чем делается отметка в накладной.

Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, го должна оформ­ляться «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся на практике виды накладных.

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Накладная, которой оформляется отгрузка товара, называется товарной на­кладной. Для нее предусмотрен типовой бланк по форме № ТОРГ-12. Форма бланка утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. i> 132.

Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от условий полу­чения товара покупателем, вида организации-поставщика, места передачи то­вара и т.д.

Обычно оформляют два экземпляра накладной: первый экземпляр остается на складе продавца у материально ответственного лица, отпустившего товар (в дальнейшем после передачи накладной в бухгалтерию на ее основании будет произведено списание ТМЦ); второй экземпляр передается покупателю и явля­ется основанием для оприходования у него этих ценностей.

В шапке накладной указываются:

Наименование, адрес, номер телефона, факса и банковские реквизиты организации-грузоотправителя;

Наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи­зации -грузополучателя;

Наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи­зации-поставщика. Если грузоотправитель и поставщик - одно и то же лицо, то можно указать только название организации или написать в этой строке «грузоотправитель»;

Наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты органи­зации-плательщика. Если грузополучатель и плательщик - одно и то же лицо, то можно указать только название организации или написать в этой строке «грузополучатель».

Если по каким-либо причинам в строке «Грузополучатель» отсутствуют эти реквизиты, то это не опровергает фактическую доставку товара поставщиком, а также наличие и оприходование его на счетах бухгалтерского учета у грузополу­чателей (письмо УФПС России по г. Москве от 26 апреля 2010 г. № 16-15/43834).

В строке «Основание» указывается документ, на основании которого вы­писывается накладная. Это может быть договор, приказ, распоряжение и т.п. Справа в таблице указывают номер и дату этого документа.

Если товар доставляется покупателю транспортной организацией, то указы­вается номер и дата транспортной накладной.

Графа «Вид операции» заполняется, если организация применяет в учете си­стему кодирования. Тогда проставляется код операции, присвоенный ей в ор­ганизации.

В графе 1 указывается порядковый номер записи.

В графе 2 - наименование, сорт и артикул товара; приводится его краткая характеристика, например «Пальто женское зимнее р. 42-46, артикул 118».

В графе 3 - код товара. Заполняют в случае, если организация применяет в учете систему кодирования.

В графе 4 - наименование принятой по данному товару единицы измере­ния (штуки, килограммы, метры и т.д.).

В графе 5 - код этой единицы измерения в соответствии с Общероссий­ским классификатором единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97) (ОКЕИ), утвержденным постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.

В графе 6 - вид упаковки товара (ящик, коробка, тюк и т.п.). Далее указывается количество:

В графе 7 - в одном месте, т.е. в одной упаковке (например, 20 деталей в одном ящике);

В графе 8 - количество мест, штук, т.е. упаковок (например, 10 ящи­ков).

В графе 9 - масса брутто (т.е. масса товара с тарой), а в графе 10 - масса товара нетто (т.е. чистый вес товара без упаковки). Если данные о массе товара брутто отсутствуют, ставится прочерк.

В графе 10 - общее количества товара. Эта сумма равна произведению по­казателей из граф 7 и 8.

В графе 11 - цена единицы товара без учета НДС в рублях и копейках.

В графе 12 - стоимость всего количества товара без учета НДС в рублях и копейках.

Графы 13 и 14 - сумма НДС, которая начисляется на продаваемый товар:

В графе 13 - ставка НДС, по которой исчисляется НДС для данного вида товара, в процентах;

В графе 14 - сумма НДС по всему количеству товара. Рассчитывается как произведение показателей из граф 12 и 13 (не забывайте, что в гра­фе J3 ставка НДС указана в процентах).

В графе 15 - общая стоимость товара с учетом НДС.

Накладная может состоять из нескольких листов. По каждому подводится итог по графам 8-10, 12, 14 и 15.

Общий итог по этим же графам подводится в строке «Всего по накладной».

Если товарная накладная состоит из нескольких листов, то прописью ука­зывается их количество. Количество порядковых номеров записей в накладной также указывается прописью.

Прописью указывается и количество мест всего по накладной (итог по гра­фе 8), и масса груза нетто (итог но графе 10), и масса груза брутто (итог по графе 11).

В следующей строке указывается прописью общая сумма отпущенного това­ра с учетом НДС (итог по графе 15).

Завершается заполнение накладной подписями сотрудника, разрешившего отпуск товара, главного бухгалтера и сотрудника, отпустившего товар.

Если представитель покупателя получает товар на складе поставщика, то товар ему выдается только при наличии доверенности от организации - поку­пателя товара. Реквизиты доверенности заносятся в накладную.

Получатель товара расписывается в строке «Груз принял».

Если товар доставляется грузополучателю транспортной организацией, то то­вар по доверенности получает представитель транспортной организации. Он же и распишется в получении товара у продавца. При получении товара грузополуча­телем подпись его представителя ставится в строке «Груз получил грузополучатель».

Накладная заверяется печатями организаций, отгрузившей и принявшей товар.

Хранится накладная в архиве организации пять лет.

Пример заполнения накладной по форме № ТОРГ-12 приведен на с. 104 и 105.

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т)

При перевозке товара автомобильным транспортом может использоваться товарно-транспортная накладная (далее - ТТН) по форме № 1- Т. Унифициро­ванная форма этой накладной утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Форма № 1-Т необходима в случаях, когда доставка осуществляется сторон­ней автотранспортной организацией и оплачивается отдельно от стоимости то­вара (письмо Минфина России от 26 мая 2008 г. № 03-03-06/1/333, определение Верховного Суда РФ от 10 ноября 2009 г. № КАС09-515 и т.д.).

Если же доставка осуществляется самостоятельно автотранспортом продав­ца или покупателя, то для учета товара достаточно товарной накладной по фор­ме № ТОРГ-12, конечно, при условии, что доставка не оплачивается отдельно, а включена в стоимость товара (письма Минфина России от 15 июня 2010 г. № 03-03-06/1/413, ФНС России от 18 августа 2009 г. № ШС-20-3/1195).

Когда одновременно составляются оба вида накладных, то форма № 1-Т яв­ляется первичным документом, ведь в шапке формы № ТОРГ-12 должны быть указаны номер и дата составления ТТН.

Форма № 1-Т используется одновременно и для учета движения ТМЦ и для расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная является документом строгой отчетности.

Она состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Товарный раздел является основанием для списания ТМЦ у грузоотправите­ля и оприходования их у грузополучателя. Таким образом, этот раздел опреде­ляет взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей. Товарный раз­дел заполняет грузоотправитель (продавец).

Транспортный раздел служит для учета транспортной работы и расчетов гру­зоотправителей или грузополучателей с организациями - владельцами авто­транспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов. Таким образом, этот раздел определяет взаимоотношения грузоотправителей - заказчиков авто­транспорта с организациями - владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов. Транспортный раздел заполняют вместе грузоотправитель (продавец) и грузоперевозчик.

Форма № 1 -Т составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя и на каждую поездку автомобиля. Если одновременно перевозится несколько грузов в адрес одного или нескольких получателей, то накладная оформляется на каждую партию грузов и каждому грузополучателю в отдельности.

Грузоотправитель и грузополучатель несут ответственность за все послед­ствия неправильности, неточности или неполноты сведений, указанных ими в ТТН. Автотранспортные предприятия и организации имеют право проверять правильность этих сведений.

Товарно-транспортная накладная хранится в бухгалтерии организации.

Она выписывается в четырех экземплярах: первый остается у грузоотправителя и предназначается для списания ТМЦ; второй, третий и четвертый экземпляры,

заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя и подписью во­дителя, вручаются водителю. В дальнейшем, второй экземпляр сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования ТМЦ у получателя груза; третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации - автовладельцу автотранспорта. Третий экзем­пляр, служащий основанием для расчетов, организация - автовладелец автотранспор­та прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику - заказчику автотран­спорта, а четвертый прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Грузоотправитель при необходимости может выписывать дополнительные экземпляры ТТН. Например, если на одном автомобиле одновременно пере­возятся несколько партий грузов в адрес нескольких грузополучателей, ТТН выписывается каждому грузополучателю в отдельности.

По грузам нетоварного характера, по которым не ведется складской учет ТМЦ, но организован учет путем замера, взвешивания, геодезического замера, ТТН выписывается в трех экземплярах: первый и второй экземпляры передаются организации - владельцу автотранспорта. Первый экземпляр служит основани­ем дня расчетов организации - владельца автотранспорта с грузоотправителем и прилагается к счету, а второй прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы; третий экземпляр остается у грузоотправителя и служит основанием для учета выполненных объемов перевозок.

В ТТН должны быть обязательно заполнены все реквизиты.

Каждый экземпляр накладной должен быть заверен подписью, печатью или штампом грузоотправителя.

Прием грузов к перевозке подтверждается подписью водителя-экспедитора во всех экземплярах накладной.

Сдавая груз грузополучателю, водитель предъявляет ему три экземпляра ТТН. Грузополучатель удостоверяет в накладной прием груза своей подписью и печатью (штампом), одновременно указав во всех экземплярах время прибытия и убытия автомобиля.

Таким образом, для продавца документами, которые являются основани­ем для списания товара с учета, являются форма № ТОРГ-12 с указанными в ней реквизитами покупателя и первый экземпляр ТТН с подписью водителя о приемке груза к перевозке. Полномочия водителя подтверждаются переданной продавцу доверенностью от организации-перевозчика.

Рассмотрим заполнение ТТН.

В заголовке указывается:

Дата составления ТТН;

В строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» - соответственно на­именование организации, отгружающей товар и получающей товар;

В строке «Плательщик» - лицо, производящее оплату транспортной ра­боты по данной ТТН. Часто организации указывают в этой строке того, кто оплачивает товар по аналогии с накладной формы ТОРГ-12. Но здесь следует обратиться к Инструкции о порядке расчетов за перевозки гру­зов автомобильным транспортом, утвержденный 30.11.1983 Минфином СССР № 156, Госбанком СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотрансом РСФСР № 10/998. Несмотря на то что речь в данном документе идет об уже несуществующей форме, многие положения из него можно применить к ныне действующей (и в принципе похожей) форме № 1-Т;

В товарном разделе, который заполняется грузоотправителем, указываются сведения о товаре.

В графе «Код продукции (номенклатурный номер)» грузоотправитель указыва­ет эти данные согласно утвержденной у себя системе кодирования.

Графы «Помер прейскуранта и дополнения к нему», «Артикул или номер по пре­йскуранту» заполняются, если организация -продавец утверждает у себя прей­скурант цен и присваивает товарам определенный артикул.

Остальные графы в основном повторяют графы товарной накладной по форме № ТОРГ-1.2.

Графы для выделения суммы НДС не предусмотрены, поэтому стоимость товара указывается с НДС.

В строке «Отпуск разрешил» указывается должность лица, ответственного за отгрузку товара, ставится его подпись с расшифровкой.

В графе «Отпуск груза произвел» указывается должность лица, непосред­ственно отгрузившего товар, ставится его подпись с расшифровкой.

Указывается дата отгрузки и ставится печать организации-грузоотправителя.

При передаче товара перевозчику в ТТН переносятся реквизиты доверенно­сти лица, принимающего груз от имени перевозчика (номер и дата). Указывают­ся наименование организации-перевозчика, а также должность лица, принимаю­щего груз, его подпись и расшифровка этой подписи. Представитель перевозчика ставит отметку о наличии или отсутствии претензий к полученному грузу.

Транспортный раздел заполняет перевозчик.

В шапке раздела указывают:

Номер ТТН;

В графе «К путевому листу» - номер путевого листа, который выписыва­ется водителю на доставку данного груза;

В строке «Организация» - наименование организации-перевозчика;

В строке «Заказчик» - наименование организации, заказавшей перевозку;

В строке «Водитель» - фамилию, имя и отчество водителя, а также номер его водительского удостоверения;

В строке «Вид перевозки» - наименование вида перевозки, например коммерческий, сдельный, повременной, оплата за ездку, централизован­ная перевозка и т.п.;

Регистрационный номер автомобиля;

Пункты погрузки и разгрузки при наличии и пункт переадресовки;

Данные о прицепе при его наличии.

Тип лицензионной карточки не заполняется, так как лицензирование пере­возки грузов отменено.

8 разделе «Сведения о грузе» указывают:

В графе 1 - краткое наименование груза;

Графе 2 «С грузом следуют документы» - наименования и номера до­кументов, прилагаемых к ТТН (сертификаты, ТОРГ-12 и т.п.). Эти до­кументы водитель принимает с грузом, а впоследствии передает грузопо­лучателю;

Графе 3 «Вид упаковки» - вид тары, в которой перевозится груз. Если груз не упакован, то ставится «н/у»;

Графе 4 «Количество мест» - количество мест по каждому наименова­нию груза и каждому виду упаковки;

Графе 5 «Способ определения массы» - каким способом определена масса груза (взвешиванием на товарных весах, с помощью замера, расчетным путем и т.п.);

Графах 6 «Код груза», 1 «Номер контейнера», 8 «Класс груза» - данные в соответствии с системой кодирования и нумерации перевозчика;

Графе 9 «Масса груза» -массу груза с точностью до 0,01 т по видам на­именования грузов и общую массу груза;

В строке «Количество ездок, заездок» - общее количество выполненных ездок, ведь одной ТТН могут быть оформлены несколько ездок с грузом;

Строках, отражающих приемку-передачу груза материально ответствен­ными лицами, указывают:

Оттиск пломбы, которой опломбирован груз. Это актуально при пере­возке груза в контейнерах, цистернах и т.п. под пломбой;

Общее количество мест груза или контейнеров (прописью);

Общую массу, сданного для перевозки по данной ТТН;

Строке «Сдал» - должность, подпись и расшифровку подписи липа от организации-грузоотправителя, передававшего груз для перевозки перевозчику. Ставится печать организации-грузоотправителя. Эта под­пись, заверенная печатью, подтверждает сведения, указанные в ТТН;

Строке «Принял водитель-экспедитор» - подпись и расшифровку под­писи водителя, подтверждающие принятие указанного выше оплом­бированного груза к перевозке.

Аналогичные сведения отражаются и при передаче груза водителем матери­ально ответственному лицу организации-грузополучателя.

В строке «Транспортные услуги» перечисляются транспортные услуги, ока­занные водителем при погрузке материальных ценностей в автомашину (упа­ковка, укрытие брезентом и т.п.) с указанием их количества. Аналогичные све­дения могут быть отражены и при разгрузке груза у грузополучателя.

Раздел «Погрузочно-разгрузочные операции» заполняется в два приема: при погрузке груза у грузоотправителя и при его разгрузке у грузополучателя следу­ющим образом:

В графе 10 «Операция» указывается вид операции: погрузка, разгрузка;

В графе 11 «Исполнитель» - наименование исполнителя указанных опе­раций (перевозчик, грузоотправитель, специализированная организация и т.п.);

В графе 12 «Дополнительные операции» перечисляются при их наличии виды таких операций и их количество;

Графа 13 «Механизм, грузоподъемность, емкость ковша» заполняется при механизированной погрузке-разгрузке. Указываются вид механизма и его характеристики;

В графах «Способ» соответственно указываются:

В графе 14 - вид способа погрузки-разгрузки: ручной, механизирован­ный, наливом, самосвалом;

В графе 15 - код этого способа при наличии системы кодирования в организации;

В графах «Дата (число, месяц), время, ч, мин» указываются дата и время соответственно: в графе 16 - прибытия, а в графе 17 - убытия автомо­биля под погрузку-разгрузку. Время прибытия - это время предъявле­ния водителем путевого листа лицу, ответственному за отгрузку (прием) товара, а время убытия - время подписания и передачи ТТН водителю лицом, ответственным за отгрузку (прием) товара;

В графе 18 указывается время, затраченное на дополнительные операции, перечисленные в графе 12;

В графе 19 ставится подпись лица, ответственного за выполнение указан­ных операций.

Раздел «Прочие сведения» заполняется организацией, владельцем автотран­спорта. В нем указывают:

В графах 25 «Код экспедирования груза» - код при наличии системы ко­дирования в организации;

Графах 26 и 27 - суммы, причитающиеся за транспортные услуги, соот­ветственно с клиента и водителю;

Графе 28 - сумму штрафа за неправильное оформление документов;

Графах 29 и 30 - поправочные коэффициенты к зарплате водителя (для из­менения расценок в соответствии с условиями перевозок) и к основному та­рифу (для его изменения в случаях, предусмотренных едиными тарифами);

Графах 31 и 32 - соответственно время простоя автомобиля под погруз­кой и разгрузкой.

Разделы «Таксировка» и «Расчет стоимости» заполняются работником ор­ганизации-перевозчика, ответственным за эти операции, для расчета стоимости доставки и зарплаты водителю по данной ТТН.

4.2. Внутреннее перемещение товарно-материальных ценностей

Движение материальных ценностей при передаче их в производство внутри организации оформляется при помощи:

Лимитно-заборных карт (типовая форма № М-8);

Требований-накладных (типовая форма № М-11).

Лимитно-заборная карта (форма утверждена постановлением Госкомстата Рос­сии от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для оформления отпуска материаль­ных ценностей в структурные подразделения при систематическом их потреблении или в случае заранее разработанного лимита отпуска материальных ценностей.

Лимит устанавливает руководитель организации или работник, назначен­ный его приказом (например, начальник структурного подразделения). Те же лица имеют право на внесение изменений в лимите. При расчете лимита ис­пользуются утвержденные в установленном порядке производственные нормы расхода материалов на единицу продукции, объемы производственных про­грамм цехов, участков.

Сверхлимитный отпуск материалов или изменение лимита допускается только с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица. Сверхлимитная выдача материальных ценностей осуществляется по отдельным требованиям.

Выписывается лимитно-заборная карта только на один вид материальных
ценностей или на несколько взаимозаменяемых материалов. При замене одного
вида материалов на другой в карте делается запись «Замена, смотри требование
№_____ », и, соответственно, уменьшается остаток лимита.

Лимитно-заборная карта выписывается бухгалтером в двух экземплярах: первый экземпляр передают потребителю материальных ценностей (например, в цех), второй - на склад.

Отпуск материалов на производство по лимитно-заборным картам может производиться лишь с одного прикрепленного склада.

В заполнении лимитно-заборной карты могут принять участие несколько человек. При описании порядка заполнения граф лимитно-заборной карты бу­дем обязательно указывать, если какая-либо графа должна быть заполнена кон­кретным работником.

В лимитно-заборной карте сотрудник, отвечающий за ее выписку, указывает:

Название организации;

Порядковый номер карты;

Дату ее составления;

Код операции движения ТМЦ согласно данной лимитно-заборной карте (заполняется, если организация применяет систему кодирования);

Вид деятельности, для которой используется запрашиваемый вид матери­альных ценностей;

Отправителя, т.е. наименование структурного подразделения, отпускаю­щего материальные ценности;

Получателя, т.е. наименование структурного подразделения, получающе­го материальные ценности;

Учетную единицу выпуска продукции (работ, услуг), т.е. единицу изме­рения продукции, для выпуска которой запрашивается данный вид мате­риальных ценностей;

Наименование отпускаемых материальных ценностей, их краткую харак­теристику: сорт, размер, марку;

Номенклатурный номер, присвоенный в организации данному виду ма­териальных ценностей в соответствии с разработанной номенклатурой-ценником. Если организация имеет небольшой ассортимент запасов, она может не присваивать им номенклатурные номера. В этом случае в графе ставится прочерк;

Наименование принятой по данному виду материальных ценностей еди­ницы измерения (штуки, килограммы, метры и т.д.);

Код этой единицы измерения в соответствии с ОКЕИ, утвержденным по­становлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 366.

Максимальное количество материальных ценностей, которое может быть отпущено со склада, указывается в графе «Лимит». Данную графу может запол­нить сотрудник, устанавливающий лимит использования материальных цен­ностей, или работник, отвечающий за выписку лимитно-заборных карт. После записи в карге лимита отпуска материальных ценностей карта должна быть заверена руководителем подразделения, установившего лимит.

Бухгалтер, отвечающий за обработку лимитно-заборных карт, указывает:

Бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составле­на корреспонденция счета учета материальных ценностей на основании этой лимитно-заборной карты;

Код аналитического учета списываемых материальных ценностей;

Цену за единицу материальных ценностей без учета НДС.

Работник, получающий материалы, предъявляет свой экземпляр карты кла­довщику.

Кладовщик должен указать на обоих экземплярах карты дату отпуска, ко­личество отпущенных материальных ценностей, а также остаток лимита. При этом он расписывается в карте работника, получающего материальные ценно­сти, а работник - в экземпляре карты, принадлежащей кладовщику. Аналогич­но оформляется и возврат материальных ценностей.

Кладовщик также указывает порядковый номер записи отпускаемых мате­риальных ценностей по складской картотеке.

По окончании периода, на который установлен лимит использования матери­альных ценностей, подводится итог их отпуска. Для этого подсчитывается общее количество выданных материальных ценностей и из него вычитается их возврат.

При окончательной обработке карты бухгалтер подсчитывает стоимость все­го отпущенного за отчетный период материала без учета НДС путем умножения всего количества выданных материальных ценностей (за минусом возврата) на стоимость единицы материальных ценностей.

Карта заверяется подписями руководителей структурного подразделения, получающего материальные ценности, и структурного подразделения, отпуска­ющего эти ценности.

Указывается дата закрытия лимитно-заборной карты.

Оформлять отпуск материалов, систематически потребляемых в процессе производства, можно и непосредственно в карточках учета материалов.

В указаниях по заполнению лимитно-заборной карты установлено, что по­сле того, как лимит, указанный в карте, использован, кладовщик сдает карту в бухгалтерию. Сдача лимитно-заборной карты до.лжна происходить не реже одного раза в месяц. Но лучше сдавать карту вместе с отчетом о движении ма­териалов, срок сдачи которого устанавливается в графике документооборота. Поэтому и лимит должен устанавливаться с учетом этого графика.

Срок хранения лимитно-заборной карты в архиве организации - пять лет.

Требование-накладная по форме № М-11 (утверждена постановлением Гос­комстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделе­ниями или материально ответственными лицами.

В отличие от лимитно-заборной карты оно выписывается на каждый отпуск материальных ценностей внутри организации, но не может применяться в слу­чае, если установлено ограничение на отпуск материалов со склада.

На несколько наименований материальных ценностей может быть выписа­но одно общее требование-накладная.

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экзем­пляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй необходим принимающему складу для оприходования ценностей.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Заполнение граф требования-накладной формы № М-11 аналогично лимит­но-заборной карте.

Срок хранения требования-накладной в архиве организации - пять лет

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) выписывается в случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, располо­женным за пределами ее территории, или сторонним организациям на основании договоров и других документов. Чаще накладная применяется в первом случае.

Типовой бланк по форме М-15 утвержден постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.

Накладная выписывается в двух экземплярах: первый передают на склад (как основание для отпуска материалов), второй - получателю материалов.

Накладная может быть выписана в бухгалтерии бухгалтером, ответствен­ным за данный участок учета, на складе кладовщиком на основании письмен­ного распоряжения руководителя и доверенности, предьявленной получателем материалов, или в структурном подразделении ответственным работником.

В оформлении накладной могут принять участие и несколько человек. При описании порядка заполнения граф накладной будем обязательно указы­вать, если какая-либо графа должна быть заполнена конкретным работником.

Нумерация накладных сквозная. С нового года нумерация начинается с № 1.

В первой таблице накладной указывают:

■ дату составления накладной;

Код вида операции (заполняется, если организация применяет систему кодирования);

Отправителя: наименование структурного подразделения и вид его дея­тельности;

Получателя: наименование структурного подразделения и вид его дея­тельности;

Ответственного за поставку: наименование структурного подразделения, вид его деятельности и код исполнителя (заполняется, если организация применяет систему кодирования).

В строке «Кому» указывают наименование получателя материальных цен­ностей: хозяйств своей организации или сторонних организаций. Кроме того, вписывают фамилию, имя и отчество, а также реквизиты доверенности, пред­ставленной получателем;

Если в соответствии с графиком документооборота, установленным в организа­ции, накладная выписывается не в бухгалтерии, то графы 1 и 2 основной таблицы накладной будут заполнены затем бухгалтером, отвечающим за учет материалов:

Бухгалтерский синтетический счет и субсчет, с которым будет составлена корреспонденция счета учета ТМЦ на основании этой накладной;

Код аналитического учета списываемых материальных ценностей. Следующие графы может заполнять не только бухгалтер.

В графе 3 указывают наименование, сорт, размер и марку материальных ценностей, отпускаемых по накладной.

В графе 7 - количество материала, которое следует отпустить по накладной.

Графа 8 заполняется кладовщиком при отпуске материалов со склада. В ней указывается фактическое количество отпущенного материала.

Если на складе ведется только количественный учет (или ответственный работник структурного подразделения не знает пен на материалы), то графы 9-12 заполняются бухгалтером.

В графе 9 указывается цена единицы материалов без учета НДС в рублях и копейках.

В графе 10 - стоимость всего количества материалов без учета НДС в руб­лях и копейках. Рассчитывается как произведение показателей из граф 8 и 9.

В графе 11 ставится сумма НДС по всему количеству материалов. Рассчитыва­ется путем умножения показателя из колонки 10 на соответствующую ставку НДС.

В графе 12 указывается общая стоимость товара с учетом НДС. Рассчитыва­ется как сумма показателей из граф 10 и 11.

Графы 13-15 заполняет кладовщик:

В графе 13 указывается инвентарный номер, присвоенный материалу по данным складской картотеки;

Графе 14 - номер паспорта, который обычно имеется у материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы, камни. В остальных слу­чаях в графе ставится прочерк;

Графе 15 - номер записи в карточке учета материалов.

По итогам накладной прописью указываются количество отпущенных на­именований материальных ценностей, общая сумма ТМЦ и НДС, включенный в общую сумму.

Подписывают накладную:

Ответственное лицо, разрешившее отпуск материальных ценностей;

Лицо, отпустившее материальные ценности;

Главный бухгалтер;

Получатель ценностей.

Для учета движения ТМЦ внутри организации структурными подразделени­ями или материально ответственными лицами применяется накладная на внут­реннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13).

Накладная составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием дтя списания материальных ценно­стей, а второй - принимающему подразделению основанием для их оприходования.

Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соот­ветственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию дтя учета движения ТМЦ.

Срок хранения накладной в архиве организации - пять лет.

Пример заполнения накладной формы № ТОРГ-13 приведен на с. 120.

4.3. Приемка материальных ценностей

Оприходование поступающих в организацию материалов и товаров оформ­ляется разными первичными документами.

4.3.1. Приемка материалов

Если количество и качество поступивших материалов совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах, то для учета оприходова­ния на складе материалов, поступивших от поставщика или из переработки, составляется приходный ордер (форма № М-4).

Его в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад, а затем передает в бухгалтерию вместе с това­росопроводительными документами. Приходный ордер выписывается на фак­тически принятое количество ценностей.

На несколько наименований материалов может быть оформлен один при­ходный ордер, если:

Материалы поступили от одного поставщика по одному сопроводитель­ному документу (накладной);

Однородные материалы поступили от одного поставщика по разным до­кументам, но в течение одного дня.

Пример заполнения приходного ордера приведен на с. 122.

Графы «Код вида операции» и «Код поставщика» заполняются в том случае, если организация использует систему кодирования.

В графе «Поставщик» в соответствующих случаях указывают название организа­ции, фамилию, имя, отчество физического лица, у которого приобретены материалы.

В графе «Страховая организация» указывают наименование компании, за­страховавшей поступившие материальные ценности, если таковая имеется. Если материальные ценности не застрахованы, в графе ставится прочерк.

В графе «Помер документа» ставится номер сопроводительного документа, на основании которого приходуются материальные ценности (обычно накладная), и номер шгатежного документа, которым оплачены материальные ценности.

«Единицы измерения» указывают в соответствии с ОКЕИ. Как правило, ма­териальные ценности приходуют в тех единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах поставщика (штуки, килограммы, метры и т.д.). Но если материал поступает в крупных единицах измерения (вагон песка), а расходуется в более мелких (тонна или килограмм), то его приходуют в более мелких единицах измерения.

В этом случае необходимо документально оформить перевод одних изме­рительных единиц учета в другие. Унифицированной формы такого документа не существует. Это может быть приказ или распоряжение руководителя, акт о переводе. Можно предложить примерную форму такого документа.

К материалам, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер паспорта». В остальных случаях в графе ставится прочерк.

В графе «Порядковый помер по складской картотеке» указывают номер за­писи в карточке складского учета, оформленной на поступившие материальные ценности.

Остальные графы заполняются аналогично другим документам.

Приходный ордер хранится в бухгалтерии пять лет.

Срок хранения приходного ордера в архиве организации - пять лет.

Если при приемке материалов обнаружено количественное или качебствен-ное расхождение, то оформляется акт о приемке материалов (форма № М-7).

Данный акт яштяется юридическим основанием для предъявления претен­зий поставщику материалов.

Акг по форме № М-7 составляется также в случае отсутствия сопроводи­тельных документов при приемке материалов. Такое поступление называется неотфактурованной поставкой (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Мин­фина России от 28.12.2001 № 119н).

К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но неоплачен­ные материальные запасы, на которые имеются расчетные документы. Такие материальные запасы принимаются и приходуются организацией в общеуста-новленнОхМ порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета рас­четов.

Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании указанного акта. Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бух­галтерии соответствующих регистров по приходу материальных запасов, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке. При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтети­ческом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам, кото­рые утверждены в номенклатуре-ценнике.

После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то:

Учетная стоимость материальных запасов не меняется;

Уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся раз­ницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором по­ступили расчетные документы;

Уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету сче­тов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);

Увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту сче­тов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убытки про­шлых лет, выявленные в отчетном году).

Акт оформляет специальная комиссия, назначенная приказом руководите­ля. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Приемка осу­ществляется в присутствии материально ответственного лица, а также предста­вителя поставщика (грузоотправителя) или представителя незаинтересованной организации.

Акт составляется в двух экземплярах: первый экземпляр передается в бух­галтерию организации вместе с сопроводительными документами, второй - в отдел, который будет готовить претензиционное письмо.

В шапке акта указываются:

Его номер;

Дата составления;

Наименование организации, составляющей акт приемки материалов;

Место составления акта;

Сопроводительные документы (в нашем примере накладная постав­щика по форме № ТОРГ-12 от 05.07.201 1 № 425 и ТТН от 05.07.2011 № 1734);

Номер удостоверения о качестве (сертификата) при его наличии;

Станция (пристань) отправления - наименование станции отправления при перевозке железнодорожным транспортом, наименование приста­ни - при перевозке водным транспортом. Неприменяемый вариант за­черкивается. В нашем случае перевозка осуществляется автотранспортом со склада отправителя, поэтому ставится прочерк;

Наименование, адрес и номер телефона отправителя, поставщика и полу­чателя материалов;

Наименование, адрес и номер телефона страховой компании при усло­вии, что груз застрахован;

Дата отправки продукции отправителем: со станции, с пристани или со склада отправителя. Лишнее зачеркивается;

Реквизиты договора поставки продукции (номер и дата);

Дата и номер телеграммы или телефонограммы о вызове отправителя. Со­гласно Инструкции о порядке приемки продукции производственно-тех­нического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 г. № П-6 (далее - Инструкция № П-6), на приемку груза следует пригла­шать поставщика материала. Но следует учитывать, что данная Инструк­ция применяется только в случаях, когда это предусмотрено договором поставки (постановление Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В нашем примере такого условия в договоре не предусмотрено, поэтому в приеме материалов участвует представитель транспортной организа­ции, которому выдана доверенность на это участие.

Раздел «По сопроводительным транспортным документам значилось» запол­няется на основании документов поставщика (товарной накладной и ТТН).

В разделе «Дата и время» указывается дата и время мероприятий по приемке груза. В нашем примере груз доставлен автотранспортом на склад покупателя, поэтому заполняется только соответствующая графа, а в остальных ставятся прочерки.

В разделе «Условия хранения продукции на складе получателя» описываются условия хранения груза на складе покупателя до момента его приемки комис­сией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а температурный режим на складе не соответствует нормам, то вина за порченый груз лежит на покупателе, а не на поставщике.

В разделе «Состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции» описы­вается, в каком состоянии на момент приемки находится тара и упаковка. При наличии повреждений следует указать их возможные причины.

В разделе «Количество недостающей продукции определено» указывается, ка­ким способом определено количество недостающего груза (взвешиванием, сче­том мест, обмером и т.п.).

Раздел «Другие данные» заполняется в том случае, если существуют еще ка­кие-либо факты, которые, но мнению приемочной комиссии, следует отразить в акте и которые не нашли места в его предыдущих разделах.

В первой таблице на 3-й странице графы «Код вида операции» и «Код по­ставщика» заполняются при наличии в организации системы кодирования. В остальные графы заносятся необходимые сведения. В графе «Помер сопро­водительного документа» перечисляют с первой страницы акта номера сопро­водительных документов (в нашем примере ТОРГ-12 № 425 и ТТН № 1734).

Вторая таблица на 3-й странице акта показывает количественное расхожде­ние доставленного груза по документам и фактически. Указывается количество и стоимость брака и боя груза, а также его недостача. При наличии излишков также указывается их количество и стоимость.

Графа «Номер паспорта» заполняется для материальных ценностей, которые имеют паспорт. К ним можно отнести материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

В разделе «Заключение комиссии» приводятся выводы, сделанные комиссией по итогам приемки груза.

В разделе «Приложение. Перечень прилагаемых документов» перечисляются все сопроводительные документы.

В заключение акт подписывается всеми членами комиссии с указанием до­кументов, подтверждающих их полномочия при приемке груза.

Ставится дата принятия на учет материальных ценностей.

Если обнаружено расхождение при приемке груза от транспортной органи­зации, то следует составить коммерческий акт, о чем делается отметка в стро­ке ТТН «Отметки о составленных актах». Номер и дата акта указываются в строке «Коммерческий акт». Необходимость составления такого акта в случаях, когда при приемке груза от органов транспорта устанавливаются повреждение или порча груза, несоответствие наименования и веса груза или количества мест данным, указанным в транспортном документе, предусмотрена п. 4 ст. 796 ГК РФ и и. 5 Инструкции № П-6.

Особенности составления коммерческого акта описаны в соответствующих документах для разных видов транспорта:

1) автомобильный транспорт: разд. VI Правил перевозок пассажиров и бага-
жа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транс-
портом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г.
№ 112. Коммерческий акт составляется в двух экземплярах и должен содержать
следующую информацию:

а) описание состояния багажа и тех обстоятельств, при которых обнаружена
его несохранность;

б) данные о том, правильно ли был погружен, размещен и закреплен багаж;

в) описание нарушения требований к погрузке, размещению или крепле-
нию багажа.

Коммерческий акт составляется перевозчиком в день обнаружения обстоя­тельств, подлежащих оформлению актом. Если коммерческий акт невозможно со­ставить в указанный срок, он должен быть состаапен в течение следующих суток.

Форма коммерческого акта не утверждена, поэтому согласно п. 5 Инструк­ции № П-6 коммерческий акт может быть заменен соответствующей отметкой на товарно-транспортной накладной;

2) железнодорожный транспорт: ст. 119 Устава железнодорожного транс-
порта, утвержденного Федеральным законом от 10 января 2003 г. № 18-ФЗ.
Коммерческий акт составляется в трех экземплярах и должен содержать следу-
ющую информацию:

а) точное и подробное описание состояния груза, багажа, грузобагажа и тех
обстоятельств, при которых обнаружена несохранность груза, багажа, грузобагажа;

б) данные о том, правильно ли погружены, размещены и закреплены груз,
багаж, грузобагаж, а также имеется ли защитная маркировка груза, перевозимо-
го в открытом подвижном составе. В случае нарушения требований к погрузке,
размещению или креплению груза, багажа, грузобагажа в коммерческом акте
указывается, какое нарушение допущено.

При составлении коммерческого акта о порче продовольственного и ско­ропортящегося грузов к нему прикладывается выписка из рабочего журнала о температурном режиме изотермических вагонов, контейнеров.

Коммерческий акт подписывает перевозчик, а также грузополучатель, пас­сажир, получатель, если они участвуют в проверке грузов, багажа, грузобагажа.

Форма коммерческого акта утверждена Правилами составления актов при перевозках грузов на железнодорожном транспорте, утвержденными приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 45;

3) воздушный транспорт: ст. 124 Воздушного кодекса Российской Федерации.

4) внутренние водные перевозки: ст. 160 Кодекса внутреннего водного
транспорта Российской Федерации. Коммерческий акт не составляется:

При недостаче массы груза в пределах норм естественной убыли, норм снижения процента влажности или сорности при перевозке груза, норм расхождения в показаниях весовых приборов, разницы в массе груза, при­нятого для перевозки исходя из условий расчетов по итогам за навигацию;

Выдаче груза, доставка которого осуществлена на технически исправном судне или в контейнере с неповрежденными запорно-пломбировочны-ми устройствами либо в сопровождении представителя грузоотправителя или грузополучателя.

Форма коммерческого акта не утверждена;

5) внешние водные перевозки: ст. 402 Кодекса торгового мореплавания Рос-
сийской Федерации (далее - КТМ РФ).

Форма коммерческого акта не утверждена, но должна устанавливаться фе­деральным органом исполнительной власти в области транспорта (п. 2 ст. 5 КТМ РФ).

В качестве примера предложим форму акта, составленного при автотранс­портной перевозке.

В заключение последним на акте формы № М-7 ставит свою подпись заве­дующий складом, принимающий на учет материальные ценности. Указывается дата окончания операции по его приемке.

На основании акта составляется претензионное письмо поставщику, гру­зоотправителю или перевозчику. Форма такого письма произвольная. В нем следует отразить:

Наименование и дату составления документа;

Наименование организации, которая составляет письмо;

Реквизиты договора поставки, по исполнении которого предъявляется претензия;

Перечень материальных ценностей в количественном и стоимостном вы­ражении и характер отклонений по каждому виду;

Предъявляемые требования;

Расчет суммы претензии с обоснованием и подтверждением и т.п.

4.3.2. Приемка товара

Приемка товара также осуществляется комиссией, назначенной приказов руководителя организации. В состав комиссии должно входить не менее трех человек.

Если количество и качество поступившего товара соответствует сопрово­ждающим документам, то комиссией оформляется акт о приемке товара (форма № ТОРГ-1).

Акт составляется в одном экземпляре в день поступления товара, хотя количество экземпляров акта может быть увеличено в зависимости от ситу­ации.

Применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и услови­ями договора.

Во многом заполнение данного акта схоже с заполнением акта о приемке материалов по форме № М-7.

В шапке акта по форме № ТОРГ-1 указываются:

Наименование организации, составляющей акт, и при наличии структур­ное подразделение;

Основание для составления акта: номер и дата приказа или распоряжения по организации (ненужный вариант зачеркивается);

Номер акта;

Дата составления акта;

Место приемки товара;

Перечислены сопроводительные документы (в нашем примере товарная накладная № 14/А-1 от 02.08.2011);

Вид (телефонограмма, телеграмма, факс и т.п.), номер и дата документа о вызове представителя грузоотправителя, производителя и поставщи­ка (согласно Инструкции № П-6 на приемку груза следует приглашать поставщика. Но следует учитывать, что данная Инструкция применяет­ся только, если это предусмотрено договором поставки (постановление Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. № 18). В нашем примере товар доставлен представителем поставщика, поэтому он и участвует в приеме товара. Ему выдана доверенность на участие в приемке. Реквизиты до­веренности приведены в конце акта);

Наименование, адрес и номер телефона грузоотправителя, производителя и поставщика товара;

Наименование, адрес и номер телефона страховой компании при усло­вии, что груз застрахован. В нашем примере груз не застрахован, поэтому ставится прочерк;

Реквизиты договора поставки товара (номер и дата) и счета-фактуры;

Реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материа­лов по форме № М-7);

Реквизиты ветеринарного свидетельства при его наличии;

Реквизиты железнодорожной накладной, если груз доставлялся железно­дорожным транспортом;

Вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, ав­тофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.) по строке «Способ доставки»;

Дата отправления товара со станции (пристани, порта) отправления: наи­менование станции отправления - при перевозке железнодорожным транспортом; наименование пристани - при перевозке водным транс­портом; наименования порта - при перевозке по морю. Непримснясмый вариант зачеркивается. В нашем случае перевозка осуществляется авто-

транспортом со склада отправителя, поэтому в данной строке ставится прочерк, но зато в стоке «со склада отправителя товара» указывается наименование отправителя;

Температурный режим при перевозке мяса (рыбы).

В разделе «Дата и время» указывается дата и время мероприятий по приемке товара:

Дата прибытия груза;

Время начала, приостановления, возобновления и окончания приемки товара. В нашем примере приемка не приостанавливалась, поэтому в этих графах ставится прочерк.

Следующая таблица заполняется по сопроводительным документам постав­щика.

При заполнении строки «Сертификат» (документа, удостоверяющего каче­ство товара в соответствии с принятыми стандартами) обязательно указывается его номер, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.

Описывается состояние товара, тары и упаковки в момент приемки товара.

Следующие строки заполняются в случае, если в процессе приемки обна­ружено несоответствие количества, качества или ассортимента поступившего товара сопроводительным документам поставщика:

«Способ определения недостающего товара»;

«Заключение о причинах и месте образования недостачи товара»;

Графы 20-24 «Отклонение»;

«Решение руководителя» по выявленным отклонениям.

Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель грузоотправителя (поставщика, производителя), в нашем случае - представи­тель поставщика. Указаны реквизиты доверенности, выданной ему организаци­ей-поставщиком.

В заключение последним на акте формы № ТОРГ-1 ставит свою подпись за­ведующий складом, принимающий на учет товар. Указывается дата окончания операции по его приемке.

Акт утверждается руководителем организации. Гриф утверждения находится на первой странице акта.

Срок хранения акта в архиве организации - пять лет.

Если же в процессе приемки обнаруживается несоответствие товара сопро­водительным документам, то кроме этого акта оформляется акт об установлен­ном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2). Если же поступил импортный товар, то - анало­гичный акт по форме № ТОРГ-3.

Акт по форме № ТОРГ-2 составляется на отечественные товары в четырех экземплярах, акт по форме № ТОРГ-3 - на импортные товары в пяти экзем­плярах.

Акты применяются для оформления приемки ТМЦ, имеющих количествен­ные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика, являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Претензии могут быть предъявлены в случае ненадлежащего исполнения договора, которое может быть выражено в нарушении условий:

О количестве товара (ст. 466 ГК РФ);

О качестве товара (ст. 469 ГК РФ);

Его ассортимента (ст. 468 ГК РФ) и т.п.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу.

Первая страница акта по форме № ТОРГ-2 повторяет все данные из соот­ветствующего акта по форме № ТОРГ-1. Поэтому не будем повторять ее запол­нение, а сразу перейдем к заполнению 2-й страницы акта ТОРГ-2.

В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи­сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифика­тов, спецификаций в вагоне, контейнере) и отправительская маркировка» перепи­сываются данные из сопроводительных документов транспортной организации и поставщика.

В таблице «По сопроводительным транспортным документам значится» при­водятся данные о товаре в соответствии с сопроводительными документами поставщика.

В строке «Сведения о состоянии вагонов, автофургонов и т.д. Наличие, опи­сание упаковочных ярлыков, пломб транспорта на отдельных местах (сертифи­катов, спецификаций в вагоне, контейнере) фактически» описываются факти­ческие данные, выявленные при осмотре транспортного средства при приемке товара.

Следующая таблица отражает приемку товара по количеству мест и выяв­ленные расхождения.

В разделе «Условия хранения товара (продукции) до его вскрытия на складе получателя» описываются условия хранения груза на складе покупателя до мо­мента его приемки комиссией. Так, если доставлен скоропортящийся груз, а температурный режим на складе не соответствует нормам, то вина за порченый груз лежит на покупателе, а не на поставщике.

Также при необходимости указываются сведения о температурном режиме при разгрузке товара в вагоне (рефрижераторе и т.д.).

В разделе «Состояние тары и упаковки, маркировки мест, товара и тары в момент внешнего осмотра товара (продукции)» описывается, в каком состоянии на момент приемки находятся тара и упаковка, а также маркировка мест и са­мого товара.

Приводятся сведения о принадлежности наружной маркировки тары, в ко­торой упакован товар.

Указывается дата вскрытия тары, наименование организации, которая опломбировала товар при отгрузке.

При приемке товара по качеству, если делается выборочная проверка, опи­сывается порядок отбора товара для ее проведения.

В следующей таблице приводятся данные по отклонениям (недостачи, из­лишки) в количестве товара и по их причинам: брак, бой. Если товар содержит драгоценные металлы или камни, то указывается номер паспорта товара.

В строке «Определение количества товара (продукции) проводилось» указы­вается, каким образом определено количество товара: взвешиванием, счетом мест, обмером и т.п., а также где проводилось определение.

Если определение проводилось путем взвешивания, то в следующей строке указывается характеристика весов, которые были использованы.

При необходимости указать какие-либо еще сведения, которые не нашли отражения, заполняется строка «Другие данные».

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным цен­ностям расхождений нет».

Далее приводится мнение приемочной комиссии с подробным описанием дефектов (характера недостачи, излишков, ненадлежащего качества, брака, боя) и возможными причинами их возникновения, а также заключение ко­миссии.

Акт подписывают все члены приемочной комиссии, а также представитель грузоотправителя (поставщика, производителя). Указываются реквизиты дове­ренности, выданной ему организацией.

Свою подпись ставит и главный (старший) бухгалтер организации, которая принимает товар.

После этого руководитель выносит свое решение по итогам приемки и оформления акта, а затем утверждает акт. Гриф утверждения находится на пер­вой странице акта.

Срок хранения акта в архиве организации - пять лет.

На основании акта составляется претензионное письмо поставщику, грузо­отправителю или перевозчику. Требования к форме такого письма приведены при описании акта о приемке материалов по форме № М-7.

При приемке товара, поступившего без сопровождающих документов, оформляется акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4).

Этот же акт оформляется и при покупке товаров у физического лица.

На его основании приходуются фактически полученные ТМЦ, поступившие без счета поставщика, т.е. акт по форме № ТОРГ-4 используется для оформле­ния любого поступления в организацию по фактическому наличию.

Составляется данный акт в двух экземплярах членами комиссии при уча­стии материально ответственного лица: первый экземпляр передается в бухгал­терию, второй остается у материально ответственного лица.

При оформлении акта указываются следующие данные:

Наименование организации, составляющей акт, и ее структурного под­разделения;

Наименование, адрес, номер телефона и банковские реквизиты постав-

щика и грузоотправителя;

номер акта;

дата его составления;

Место приемки товара;

Сопроводительные документы (например, отсутствует накладная по фор­ме № ТОРГ-12, но имеется железнодорожная накладная. В этом случае в данной строке указывается только железнодорожная накладная. Если же отсутствуют все документы, то ставится прочерк или указывается, что товар получен без документов);

При наличии документов от транспортной организации:

а) количество мест по транспортным документам;

б) масса товара станции (пристани, порта) отправления и назначения;

в) реквизиты коммерческого акта в случае его составления (подробно о
коммерческом акте рассказано при заполнении акта о приемке материалов по
форме № М-7);

Состояние упаковки товара.

В таблице приводятся данные о товаре.

Акт подписывают вес члены комиссии и материально ответственное лицо, принимающее товар.

Срок хранения акта в архиве организации - пять лет.

4.3.3. Приемка готовой продукции

Готовая продукция является частью МПЗ, произведенной в самой органи­зации и предназначенной для продажи.

Готовая продукция должна сдаваться на склад готовой продукции за исклю­чением крупногабаритных изделий и иной продукции, сдача на склад которых затруднена по техническим причинам.

Передача готовой продукции на склад может оформляться с помощью уже рассмотренных документов, например требования-накладной по форме № М-II или накладной на отпуск материалов на сторону по форме № М-15.

Для учета передачи готовой продукции из производства в места хранения может быть также использована накладная на передачу готовой продукции в ме­ста хранения (форма № MX-18), утвержденная постановлением Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66.

Составляется она в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего готовую продукцию. Один экземпляр служит сдающему структурному подразделению (цеху, участку, бригаде) основа­нием для списания продукции (ценностей), а второй - принимающему складу (цеху, участку, бригаде) основанием для оприходования продукции (ценностей).

Накладная подписывается материально ответственным лицом сдатчика и получателя и сдается в бухгалтерию для учета движения продукции (ценностей).

4.4. Учет материальных ценностей на складе

Учет материальных ценностей ведется:

В бухгалтерии - по материально ответственным лицам (бригадам) в сто­имостном выражении;

На складах - по наименованиям, сортам, количеству и цене товара в товарных книгах, товарных карточках.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним докумен­тами служат основанием для отражения в бухгалтерском учете операций по по­ступлению и выбытию товаров.

Оперативный складской учет материальных ценностей, который ведут мате­риально ответственные лица, необходим:

Для планирования снабжения и заключения договоров на поставку;

Выявления залежавшихся, ненужных, неликвидных запасов;

Контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения путем проведения инвентаризации и сравнения ее результатов с бухгал­терскими данными.

4.4.1 Учет материалов

Для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру заполняется карточка учета материалов (форма № М-17

Карточка заполняется на каждый номенклатурный номер материала.

Записи в ней делаются в день совершения операции (на основании приход­ных или расходных документов). Карточка ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

На складах с небольшой номенклатурой материалов можно вести учет в книгах сортового учета с указанием реквизитов, которые должны отражаться в карточке.

Все карточки регистрируются в картотеке, и им присваивается порядковый номер в соответствии с записью в реестре.

Начальной записью в карточке является входящий остаток на начало меся­ца. Записи в графы «Приход», «Расход» материально ответственное лицо обязано делать ежедневно на основе оформленных в этот день первичных документов. После каждой записи в карточке выводится остаток. Исключение допускается при отпуске по лимитно-заборным картам, так как запись по карте может про­водиться один раз после ее закрытия, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяцем. В связи с этим в течение месяца материально ответственное лицо хранит свой экземпляр лимитно-заборной карты вместе с соответству­ющей карточкой учета материалов. Бухгалтер обязан осуществлять на складе в присутствии материально ответственного лица проверку своевременности и правильности оформления записи в карточках.

Материально ответственное лицо постоянно должно сравнивать текущий остаток с нормой запаса, указанной в соответствующей графе. Если остаток материала становится ниже указанной нормы, отделу снабжения делают со­общение о необходимости закупки материала.

В конце каждого месяца материально ответственное лицо сдает карточку в бухгалтерию.

Карточка хранится в архиве организации пять лет.

4.4.2. Учет товара

Для учета движения товаров на складе применяется журнал (форма № ТОРГ-18). Пример заполнения журнала учета движения товаров на складе приведен на с. 151.

Журнал ведется материально ответственным лицом по наименованиям, сор­там, количеству и цене товара.

Записи в журнале производятся на основании приходно-расходных доку­ментов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Срок хранения журнала в архиве организации - пять лет.

При учете товара в количественно-стоимостном выражении используется картонка количественно-стоимостного учета (форма № ТОРГ-28), пример за­полнения которой приведен на с. 152.

Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При ко­личественно-стоимостном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединенно на одной карточке.

Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выра­жении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Срок хранения карточки в архиве организации - пять лет.

4.5. Отчетность материально ответственных лиц

Материально ответственные лица должны составлять отчетность о наличии и движении товаров в сроки от одного до десяти дней, устано&тенные руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от условий работы. Сроки предоставления отчетности устанавливаются графиком документооборота.

Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товарного отчета (форма № ТОРГ-29). Он составляется матери­ально ответственным лицом в двух экземплярах: первый экземпляр вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или вы­бытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

В адресной части товарного отчета указывают наименование организации и структурного подразделения, должность, фамилию и инициалы материально от­ветственного лица, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета в стоимостном выражении отражают остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводительным документам.

Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывают отдельно, рассчитывают общую сумму оприходованных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода.

В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период.

Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).

Основой товарного отчета является подтверждение товарного остатка.

Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке. Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала до конца года с № 1.

Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе с начала года, нумеруются с начала их работы.

В тексте и цифровых данных товарных отчетов неоговоренные исправления их подчистка не допускаются. Допущенные ошибки в товарных отчетах ис­правляются таким образом: одной чертой зачеркивается неправильная запись и надписываются правильный текст или цифровые данные.

Исправление ошибки в товарном отчете должно быть оговорено надписью «Исправлено» и подтверждено подписью ответственного лица и бухгалтера с указанием даты исправления.

Товарный отчет, как правило, составляется при сальдовом методе учета това­ров. Применяется этот метод обычно на крупных и средних предприятиях. Его еще называют оперативно-бухгалтерским. Смысл метода заключается в следующем.

Бухгалтерия не ведет учета остатков и движения каждого вида товара и, следовательно, не дублирует записи складского учета. Периодически (ежеднев­но или один раз в несколько дней) бухгалтер проверяет правильность записей в регистрах складского учета (товарных книгах или карточках), которые ведут материально ответственные лица. Выявленные ошибки сразу исправляют.

После этого регистры складского учета становятся регистрами оперативно-бухгалтерского учета, т.е. складской учет превращается в составную часть анали­тического бухгалтерского учета. Одновременно с проверкой карточек бухгалтер принимает на складе у материально ответственного лица первичные документы, проверяет их, раскладывает по учетным группам и составляет сопроводительный реестр сдачи документов (форма № ТОРГ-31). Рассортированные по учетным группам первичные документы служат основанием для подсчета итогов по груп­пам. В бухгалтерии по группам ведут накопительные ведомости аналитического учета материалов только в денежном выражении. На основании таких накопи­тельных ведомостей итоги по приходу и расходу по соответствующему субсчету переносят в оборотную ведомость движения материалов в денежном выражении.

Для проверки правильности учетных записей, ведущихся как на складе, так и в бухгалтерии, на 1-е число каждого месяца (а также на дату инвентаризации) составляют сальдовую ведомость. В ней на основании регистров складского учета указывают остатки товаров по наименованиям, артикулам, сортам, ко­личеству и цене. Затем осуществляется таксировка и подсчет общей стоимости всех товаров. Этот итог должен быть равен сальдо синтетического счета уче­та материальных ценностей (10, 41 и т.д.). Сальдовые ведомости составляют по материально-ответственным лицам (бригадам), а если целесообразно - по укрупненным товарным группам.

На малых предприятиях с незначительной номенклатурой материальных ценностей обычно применяют количественно-суммовой метод учета матери­альных ценностей. При этом методе в карточках учета материалов по окон­чании месяца выводят итоги по приходу и расходу материальных ценностей и остаток на начало следующего месяца. Итоги каждой карточки являются отдельной строкой для заполнения оборотной ведомости движения матери­алов.

Количественно-суммовой метод аналитического учета материалов мож­но вести и без использования карточек. Малые предприятия вместо них ведут ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС по этим ценностям (форма № В-2), которая содержит сведения об остатках, приходе и расходе товаров не только в стоимостном, но и количественном выражении, а также остатки, приход и расход по каждому наименованию товаров. Форма ведомости и порядок учета ТМЦ установлены в Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (утверждены приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. № 64н). Ведо­мость не является унифицированной формой, поэтому в нее можно вносить необходимые изменения.

Ведомость по форме № В-2 предназначена для аналитического и синтети­ческого учета производственных запасов, готовой продукции и товаров, отра­жаемых на счетах 10 «Материалы» и 41 «Товары», а также сумм НДС по приоб­ретенным материальным ценностям (счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»).

Ведомость открывается на месяц и ведется материально ответственными лицами (или в бухгалтерии) раздельно по производственным запасам и товарам в разрезе всех видов ценностей независимо от того, имелось или нет движение за отчетный месяц ценностей.

Стоимость ценностей определяется и отражается в ведомости исходя из за­трат по цене приобретения, транспортных расходов, надбавок, указанных в рас­четных документах поставщиков.

При наличии на предприятии двух и более материально ответственных лиц ведомости по форме № В-2 составляются каждым материальным лицом, а в бухгалтерии на основе указанных ведомостей составляется ведомость по форме № В-2 для сводного учета наличия и движения ценностей за месяц в целом по малому предприятию.

Обособленно от материальных ценностей в ведомости отдельной строкой отражают НДС по этим ценностям, причитающийся к вычету.

Структурные подразделения производственной организации, занимающие­ся торговой деятельностью (магазины, торговые точки), могут заполнять товар­ный отчет по форме, предложенной в Методических указаниях по бухгалтер­скому учету материально-производственных запасов.

Товарный отчет состоит из двух разделов. В разделе «А» отражается дви­жение готовой продукции и товаров, в разделе «Б» - движение наличных денег.

Товарный отчет составляется заведующим магазином, продавцом или иным материально ответственным лицом в двух экземплярах.

В строке «Неторговая организация» указывается номер или наименование магазина либо иного торгового подразделения.

Материально ответственное лицо в разделе «А» товарного отчета отражает остатки и движение (приход, расход) готовой продукции и товаров в количе­ственном выражении, с указанием наименований, номеров и дат приходных и расходных документов, а также показатели «Расход» и «Остаток на конец меся­ца» в продажных ценах (включая НДС и другие налоги к цене товаров).

В свободных строках раздела «А» отражается (при наличии операций):

В подразделе «Приход» - поступления со склада своей организации, от других организаций, готовой продукции и товаров;

Подразделе «Расход» - продажа готовой продукции, товаров за наличный расчет, в кредит (т.е. с рассрочкой платежа), по расчетным чекам кредит­ной организации и т.д.

В разделе «Б» отражаются источники поступления и выбытия наличных де­нег: выручка от продажи готовой продукции и товаров, сдача денег в кассу своей организации, инкассатору кредитной организации, недостачи и излишки наличных денег и т.д.

Товарный отчет с приходными и расходными товарными и денежными до­кументами представляется бухгалтерской службе организации в установленные сроки. Периодичность сдачи товарного отчета устанавливается графиком доку­ментооборота. Отчет не может составляться реже одного раза в месяц.

Товарные отчеты обязательно составляют к концу квартала, года, при про­ведении переоценки готовой продукции и товаров, инвентаризации, смене ма­териально ответственного лица и ликвидации неторговой организации.

Бухгалтер проверяет и принимает отчет и делает об этом отметки на обоих экземплярах отчета. Первый экземпляр отчета с документами остается в бухгал­терской службе, второй возвращается материально ответственному лицу.

При обнаружении ошибок в отчете бухгалтер вносит соответствующие ис­правления в оба экземпляра отчета. Материально ответственное лицо знако­мится с исправлениями и при согласии с ними подтверждает их своей подпи­сью с указанием исправленной суммы остатка готовой продукции, товаров и наличных денег на конец отчетного периода.

Бухгалтерская служба организации или отдел торговли в разделе «А» товар­ного отчета заполняет графы «По фактической себестоимости» - по готовой продукции и товарам, после чего данные товарного отчета проводятся по бух­галтерскому учету.

К товарному отчету прилагается «Ведомость движения готовой продукции и товаров».

В ведомости отражаются поступления (приход) и расход готовой продукции и товаров с указанием их наименований, отличительных признаков и номен­клатурных номеров (если они имеются), а также единицы измерения, количе­ства, цены и суммы по продажным ценам (включая НДС). Если приход или расход готовой продукции и товаров оформлен документами с отражением вы­шеуказанных показателей, в ведомости они могут отражаться с указанием толь­ко общих (итоговых) сумм.

В ведомости указываются итоговые суммы отдельно по приходу и расходу.

Данные по фактической себестоимости и (или) покупным ценам заполня­ются отделом торговли или бухгалтерской службой.

Организация должна выбрать наиболее удобную для себя форму товарного отчета, по которой будут отчитываться материально ответственные лица, или разработать собственную форму.

Выбранная форма должна быть закреплена в учетной политике организации.

Бухгалтер организации обязан проверять своевременность и полноту опри­ходования поступивших материальных ценностей, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обя­зан установить:

Подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты до­кументов периоду, за который представляется отчет;

Соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало от­четного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;

Соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного пе­риода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату про­ведения инвентаризации;

Даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету, свидетель­ствуют, что товары получены до инвентаризации, а не после;

Законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т.д.);

Наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей матери­ально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя ор­ганизации на внутреннее перемещение товаров;

Полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным дове­ренностям, оплаченным или принятым к оплате документам;

Правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и прило­женных к нему документах;

Соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета, с первичными приходно-расходны­ми документами;

Соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;

Соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товар­но-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом; исправления заверяют под­писью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец от­четного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправле­ний и нового остатка товаров.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документа­ми должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов - пять лет.

Движение материально-производственных запасов в организации происходит при осуществлении хозяйственных операций по их поступлению, перемещению, отпуску в производство и реализации. Правильное и своевременное документальное оформление упомянутых операций позволяет предупредить различные нарушения, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.

Как известно, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых и ведётся бухгалтерский учёт. Данные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»; далее -- закон о бухучёте).

Формы первичной документации для учёта материалов и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а.

Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий: стадии поступления материалов в организацию, стадии расходования материалов в организации, стадии выбытия материалов из организации.

На первой стадии производится принятие материалов к учету на основе первичных учетных документов и их стоимостная оценка.

Материалы поступают в организацию путем:

приобретения материалов за плату;

изготовления материалов самой организацией;

поступления материалов в счет вклада в уставный капитал;

безвозмездного получения материалов;

поступления материалов в обмен на другое имущество;

поступления материалов в результате ликвидации основных средств и иного имущества.

На второй стадии происходит расходование материалов -- их отпуск на производство продукции, исправление брака, обслуживание производства и для управленческих нужд организации.

На третьей стадии осуществляется учет материалов, выбывающих из организации вследствие различных причин.

Выбытие материалов из организации может происходить по следующим основным причинам:

списание материалов (морально устаревших; пришедших в негодность по истечении сроков хранения; при выявлении недостач, хищений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств);

продажа (реализация) материалов;

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование, выбытие) МПЗ должны оформляться первичными учетными документами.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению материалов установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:

М-2 Доверенность

М-2а Доверенность

М-4 Приходный ордер

М-7 Акт о приемке материалов

М-8 Лимитно-заборная карта

М-11 Требование-накладная

М-15 Накладная на отпуск материалов на сторону

М-17 Карточка учета материалов

М-35 Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений

При учете материалов на всех стадиях его движения следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Документальное оформление операций по поступлению материалов. Поступающие в организацию материалы (приобретенные за плату или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, изготовленные в самой организации, полученные в результате ликвидации основных средств и т. п.), как правило, должны направляться на склад организации.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другим аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика (грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.

Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными документами (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т. п.) как основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.

При приемке материалов необходимо:

зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

проверять соответствие данных этих документов договорам поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным договором;

проверять правильность расчетов в расчетных документах;

оплатить расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от оплаты;

определять фактические размеры ответственности в случае нарушения условий договора;

передавать документы в подразделения организации (бухгалтерию, финансовый отдел и т. п.) в сроки, предусмотренные правилами документооборота организации.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие документы, и доверенность на получение материалов.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством по формам № М-2 или № М-2а.

Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материалов по доверенности носит массовый характер.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Доверенность должна быть полностью заполнена, содержать дату ее совершения и образец подписи лица, на имя которого выписана, Доверенность выдается обычно сроком на 15 дней.

При приемке материалы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортименту, количеству и качеству. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

Приемка и оприходование материалов может оформляться проставлением на документе поставщика (счет, накладная и т. п.) штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты указанного штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордеру. Принятый организацией порядок оформления документов по приемке и оприходованию материалов должен быть закреплен в ее учетной политике.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными).

Материалы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, в штуках). По этим же единицам измерения устанавливается учетная цена.

Если в расчетных и сопроводительных документах поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица измерения (например, в тоннах), чем принято в организации (например, в килограммах), такие материалы приходуются в той единице измерения, которая принята в данной организации.

Поступившие материалы должны быть своевременно оприходованы.

Приемные акты и приходные ордера должны, как правило, составляться в день поступления соответствующих материалов на склад или в другие установленные в организации сроки, но не позже сроков, установленных нормативными актами для приемки поступающих грузов.

Материалы, приобретенные через подотчетное лицо, подлежат сдаче на склад. Оприходование материалов производится в общеустановленном порядке на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и чеки магазинов, квитанция к приходному кассовому ордеру -- при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке или у населения), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица.

Сдача подразделениями на склад материалов оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов в случаях, когда:

продукция, изготовленная подразделениями организации, используется для внутреннего потребления в организации или для дальнейшей переработки;

осуществляется возврат подразделениями организации на склад или цеховую кладовую;

производится сдача отходов, образующихся в процессе производства продукции, а также сдача брака;

осуществляется сдача материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств.

Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации основных средств и иного имущества, используется акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Отражение в бухгалтерском учете стоимости поступивших материалов будет различным в зависимости от источников поступления и условий их получения. Однако в любом случае в первичных учетных документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться данные об их количестве и стоимости. В противном случае, если документ не содержит сведений, необходимых для достоверного учета поступивших материалов, и не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для принятия данных материалов к учету.

Документальное оформление операций по отпуску материалов на производство. Под отпуском материалов на производство понимается их выдача со склада (кладовой) непосредственно для изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг), а также отпуск материалов для управленческих нужд организации.

Материалы отпускаются с центральных складов организации в зависимости от структуры организации на склады подразделений или непосредственно в подразделения организации (при отсутствии у них складов) и из цеховых складов (кладовых) в производство (участкам, бригадам, непосредственно на рабочие места) в соответствии с установленными нормами и объемами производственной программы (заданиями).

Отпуск материалов сверх норм производится в порядке, установленном в данной организации. При отпуске материалы должны измеряться в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, поштучно).

Отпуск материалов со складов организации осуществляется только выделенным для их получения работникам подразделения организации.

Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующим лицам, осуществляющим указанный отпуск материалов со складов (кладовых).

В необходимых случаях составляется также список лиц, которым предоставлено право выдавать разрешения (пропуска) на вывоз из организации материалов. Отпуск материалов со складов организации на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Лимиты отпуска материалов на производство устанавливаются отделом снабжения или другими подразделениями (должностными лицами) по решению руководителя организации.

Лимиты на отпуск материалов устанавливаются на основе разработанных соответствующими службами организации норм расхода материалов, производственных программ подразделений организации, с учетом остатков (переходящих запасов) материалов на начало и конец планируемого периода.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации являются лимитно-заборная нарта (форма № М-8), требование-накладная (форма №М-11) и накладная (форма № М-15).

Лимитно-заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за соблюдением лимитов.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один месяц.

Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению -- потребителю материалов, второй -- складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты.

Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала.

При небольших объемах отпуска материалов лимитно-заборные карты могут выписываться на квартал.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных.в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. В конце месяца (квартала) лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерскую службу организации.

В случае отпуска материалов сверх лимита в первичных учетных документах (лимитно-заборных картах, требованиях-накладных) проставляется штамп (надпись) «Сверх лимита». Отпуск материалов сверх лимита производится при наличии разрешения руководителя или лиц, им на то уполномоченных. На документах указываются причины сверхлимитного отпуска материалов.

К сверхлимитному отпуску материалов относятся дополнительный отпуск, связанный с исправлением или возмещением брака (на производство изделий, продукции взамен забракованной) и покрытием перерасходов материалов (т. е. расходов сверх норм).

При получении материалов для производства продукции взамен забракованной и для исправления брака к лимитно-заборной карте или требованию-накладной прилагаются акты (извещения) о браке с указанием шифра изделия, детали или номера заказа, по которому изготовлена забракованная продукция.

Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках складского учета материалов. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре.

Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразделения при получении материалов расписывается непосредственно в карточках складского учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

При этой системе отпуска материалов со склада карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции первичного учетного документа.

Перечень материалов, отпускаемых указанным способом, и подразделения организации, где он применяется, устанавливает руководитель организации.

Операции по передаче материалов из одного подразделения организации в другое оформляются накладными на внутреннее перемещение материалов.

Накладная на внутреннее перемещение материалов, как правило, выписывается в трех экземплярах, из которых один экземпляр остается в подразделении, списывающем материалы, второй экземпляр передается подразделению, принимающему материалы, третий экземпляр передается в бухгалтерскую службу организации. Накладные на внутреннее перемещение материалов подписываются руководителями передающего и принимающего подразделения организации.

Отпуск материалов на склады (в кладовые) подразделений организации и на площадки строительства рассматривается как внутреннее перемещение.

Для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами применяется требование-накладная (форма № М-11).

Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй -- принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй -получателю материалов.

Отходы, образующиеся в подразделениях организации, собираются в установленном порядке и, сдаются на склады по сдаточным накладным с указанием их наименования и количества.

Учет отходов должен способствовать обеспечению контроля за их сохранностью и использованием.

В случае последующего использования отходов на изготовление изделий (деталей и т. д.) их отпуск в производство оформляется выпиской требований-накладных.

Для распределения стоимости отпущенных в производство материалов по видам продукции и статьям расходов организация может ежемесячно составлять сводную ведомость расхода материалов.

В указанной ведомости материальные затраты приводятся в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них -- по заказам (видам продукции) и статьям расходов.

Документальное оформление операций по выбытию материалов. Выбытие материалов в результате их продажи оформляется соответствующим подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции, либо должностным лицом, выполняющим аналогичные функции, путем выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) на основании договоров или других документов и разрешения руководителя организации или лиц, им на то уполномоченных.

При перевозке грузов автотранспортом оформляется товарно-транспортная накладная.

Порядок вывоза и выноса с территории организации материалов, оформления пропусков на вывоз и вынос, организация контроля за вывозом (выносом) материальных запасов устанавливаются организацией.

Списание материалов может осуществляться в следующих случаях:

материалы пришли в негодность по истечении сроков хранения;

материалы морально устарели;

при выявлении недостач, хищений или порчи материалов, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий и других чрезвычайных обстоятельств.

Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссией осуществляются следующие функции:

непосредственный осмотр материалов;

установление причин непригодности к использованию материалов (нарушение условий сроков хранения, вследствие пожара, стихийных бедствий и т. д.);

выявление лиц, по вине которых материалы оказались непригодны к использованию или ограничены в использовании по прямому назначению;

определение возможности использования материалов на другие цели, или их продажи;

составление акта на списание материалов (акт составляется по каждому подразделению организации по материально ответственным лицам);

представление акта на утверждение руководителю организации или уполномоченному им лицу;

проведение совместно с экономическими службами организации оценки рыночной стоимости материалов при понижении их физических свойств и определение стоимости отходов (утиля, лома и т. п.);

осуществление контроля за утилизацией не пригодных к дальнейшему использованию материалов.

Списанные материалы, использование которых возможно в хозяйственных целях (материалы с пониженными качественными характеристиками) или подлежащие сдаче в виде отходов (лом, ветошь и т. п.), приходуются на склад (кладовую) организации на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

Документальное оформление и учет материалов в бухгалтерской службе. Все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления.

Документальное оформление материально-производственных запасов создает определяющий момент в соблюдении требований законодательства по бухгалтерскому учету активов. Главной задачей учета материально-производственных запасов (МПЗ) является своевременное отражение в учете их движения, достоверное оформление поступления и выбытия.

Документальное оформление материально-производственных запасов — основные моменты

Приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н утверждены Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов. В методических указаниях установлен порядок постановки учета запасов в организациях (кроме кредитных и бюджетных учреждений). Согласно указаниям организации могут принять внутренние положения по документальному оформлению материально-производственных запасов , разработать собственные инструкции, а также формы первичных документов.

Вся первичка на документальное оформление поступления и расхода материальных запасов должна обеспечить надлежащий контроль над поступлением, отпуском, выбытием, перемещением запасов организации. Необходимо установить перечень должностных лиц организации, ответственных за получение и отпуск материально-производственных запасов, а также имеющих право подписи первичных документов.

Своевременное правильное документальное оформление движения материально-производственных запасов позволит организации вывести достоверную фактическую себестоимость МПЗ, осуществить надлежащий контроль над их сохранностью. Налаженный учет запасов имеет огромное значение, например, для обеспечения бесперебойного выпуска продукции или оказания услуг, выполнения работ, при которых необходимо владеть оперативными данными о наличии остатков сырья и материалов.

Документальное оформление движения производственных запасов должно обеспечивать непрерывное отражение движения запасов, позволить вести количественный учет. Организация имеет право использовать унифицированные формы документов, утвержденные Государственным комитетом Российской Федерации по статистике, отраслевые формы, принятые федеральными органами исполнительной власти, а также самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, определенные законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• наименование документа;
• дату;
• наименование организации, оформившей документ;
• содержание хозяйственного факта;
• натуральный и (или) денежный измеритель с указанием единицы измерения;
• должности лиц, совершивших сделку, их подписи с расшифровкой.

Как оформляется поступление запасов, их внутреннее движение

При поступлении материала от поставщика вместе с товаром в организацию поступают товаросопроводительные документы: товарные накладные, требования-поручения, товарно-транспортные накладные, сертификаты, качественные удостоверения и др.

Документальное оформление поступления материально-производственных запасов происходит путем заполнения приходного ордера формы № М-4, либо на документ поставщика ставится оттиск штампа, заменяющего заполнение приходного ордера и содержащего все его реквизиты.

Форму М-4 скачайте на сайте.

Если при приемке материалов обнаружены расхождения по количеству, ассортименту, качеству и другим данным по документам, специальная комиссия должна составить акт по форме М-7. Форму М-7 скачайте на сайте.

При закупке материала подотчетным лицом оприходование запаса проводится в общеустановленном порядке.

На склад может поступить и собственная продукция, предназначенная для внутреннего потребления, также могут поступать возвратные отходы, материалы, полученные после демонтажа основных средств. Такой приход материала, а также передача между подразделениями оформляются накладными на внутреннее перемещение по типовой межотраслевой форме М-11. Правила ее заполнения изучите в материале .

Как осуществляется документальное оформление поступления и расхода материальных запасов на складе

Отпуск материала в производство обычно производится на основании утвержденных лимитов. При отпуске материалов со склада в собственные подразделения оформляются лимитно-заборные карты (форма № М-8), требование-накладная (№ М-11), накладная (№ М-15).

Лимитно-заборные карты используются, когда одни и те же материалы систематически отпускаются в производство. Также целью их применения является осуществление контроля над соблюдением установленных лимитов.

Бланк лимитно-заборных карт формы М-8 скачайте на сайте.

Форма № М-15 применяется при передаче МПЗ в территориально отдаленные подразделения организации.

На основании поступивших первичных документов в местах хранения запасов материально ответственное лицо ведет их количественный учет в карточках складского учета, а при небольшом количестве номенклатуры карточки можно заменить книгой складского учета. Их формы и образец заполнения посмотрите в статьях:

• ;

Переданные в эксплуатацию материальные ценности со временем теряют свои качества. Например, такие МПЗ, как инвентарь, инструмент, по истечении срока службы подлежат списанию с учета. Для этого составляется акт, форму которого можно найти в статье .

Итоги

При документальном оформлении поступления и расхода производственных запасов следует соблюдать требования законодательства, особенно в части наличия в документации всех обязательных реквизитов. Система учета МПЗ должна быть организована так, чтобы обеспечивалось своевременное, достоверное и полное отражение материальных ценностей на бухсчетах, была возможность вести надлежащий контроль за их движением.